Plánovanie je jednou z tých svetských administratívnych úloh, ktoré nikto nechce robiť. Neschopnosť vyvinúť systematický spôsob zaznamenávania dôležitých dátumov a míľnikov však môže zničiť najlepšie stanovené plány. Hlavný kalendár by mal obsahovať dôležité dátumy, byť automatizovaný a mal by obsahovať systém tickler, ktorý by informoval ľudí o nadchádzajúcich dátumoch. Ak chcete efektívne vytvoriť hlavný kalendár, musí byť intuitívny, efektívny a mať dobre napísané postupy pre všetkých používateľov.
Určite jednu osobu, ktorá bude zodpovedať za údržbu a zálohovanie. Táto osoba by mala byť zodpovedná za kontrolu a zadanie kľúčových dátumov kalendára pred distribúciou.
Zadajte konečné termíny a termíny. Konečné dátumy sú možno najdôležitejším dôvodom na vytvorenie a udržiavanie komunálneho kalendára. Tieto dátumy by mali vyniknúť a mali by byť uvedené tučným písmom, farebnými alebo všetkými čiapkami.
Spolupracujte s odborníkmi a podpornými zamestnancami, aby ste určili termíny termínov. To závisí od činnosti a organizácie. Napríklad možno budete chcieť poskytnúť upomienku jeden týždeň pred veľkým stretnutím s rozpočtom. Skupinová šťastná hodina však môže vyžadovať pripomenutie iba jednu hodinu pred udalosťou. Tiež budete chcieť postaviť včas na cestovanie, ak udalosť nie je v bezprostrednej kancelárii.
Určite proces informovania používateľov o zmenách. Môže to byť formálny alebo neformálny proces. Malo by sa však jasne uviesť v postupoch. Musíte tiež poskytnúť spôsob, ako potvrdiť zmenu. Mohlo by to byť rýchly e-mail s požiadavkou na potvrdenie všetkým zamestnancom alebo účastníkom stretnutia.
Poskytnite možnosť zahrnúť dátumy sledovania. Následné dátumy sú dátumy, ktoré sa objavia v dôsledku iného zasadnutia. To znamená, že sú pripojené k pôvodnému stretnutiu. Príkladom by malo byť AR (potrebné opatrenie) na dokončenie finančných prostriedkov pred nasledujúcim stretnutím. Schopnosť pripojiť na pôvodnú schôdzu dátumy sledovania je dobrý spôsob, ako automatizovať proces a priniesť vyššiu efektivitu na ďalšiu schôdzu alebo udalosť.
Vytlačte hlavný kalendár denne a týždenne a distribuujte. Toto je voliteľné v závislosti od organizácie.
Umiestnite kalendár do centrálneho umiestnenia. Môže to byť online, v zdieľanom súbore alebo na zdieľanom odkaze.
