Dôležitým cieľom každého systému vnútornej kontroly je zabezpečenie aktív. Pretože mzdové procesy majú vplyv na ľudské i finančné zdroje, problémy alebo nedostatky vo vnútorných kontrolách miezd môžu byť nákladné. Uznávajúc riziká spojené s mzdovým procesom, pochopenie ich možných vplyvov a vedomosti, ako ich riešiť, môže viesť k významnej prevencii strát v priebehu času.
riziká
Riziká v mzdovom procese zahŕňajú problémy finančného výkazníctva, ako napríklad podhodnotenie výšky miezd a záväzkov súvisiacich so zamestnaneckými požitkami alebo nesprávne klasifikácia nákladov práce medzi nákladmi na predaj tovaru (COGS) a predajnými, všeobecnými a administratívnymi nákladmi. Operačná efektívnosť môže byť ohrozená zaplatením fiktívnych alebo ukončených zamestnancov (zvyčajne výsledkom tajnej dohody) a použitím nesprávnych mzdových a platových sadzieb. Dodržiavanie predpisov je ohrozené porušovaním federálnych a štátnych zákonov o mzdách a hodinách alebo porušovaním nariadení o IRS (Internal Revenue Service) týkajúcich sa zamestnancov a nezávislých dodávateľov.
náraz
Potenciálny finančný, reputatívny a právny vplyv mzdových problémov sa značne líši v závislosti od ich načasovania, veľkosti a charakteru. Pochopenie vplyvu udalosti by mohlo mať dôležitú úlohu v tom, ako správne riešiť problém. Podniky musia zvážiť nasledujúce skutočnosti: Chyby finančného oznamovania môžu zvýšiť poplatky za externé audity. Nesprávne finančné údaje môžu mať za následok zlé rozhodnutia manažmentu a môžu mať negatívny vplyv na investorov a iné zainteresované strany, ako sú veritelia. Platby fiktívnym zamestnancom a nesprávne mzdové sadzby môžu negatívne ovplyvniť likviditu a zvýšiť daňové zaťaženie. Porušenia mzdových a hodinových zákonov alebo predpisov IRS môžu mať za následok významné pokuty, poplatky za právne služby, vyššiu mieru obratu zamestnancov a stratu reputácie.
zmiernenie
Môžete znížiť pravdepodobnosť alebo dôsledok mzdového problému, ak implementujete silné kontroly miezd. Výhoda zavedenia kontrol miezd by však nemala prevýšiť náklady. Pravidelné a včasné zúčtovanie miezd a zosúladenie údajov s údajmi generálneho riaditeľa a spracovateľmi tretích strán, prenosom súborov a inými záznamami môže zabrániť alebo odhaliť finančné nesprávnosti. Preskúmanie klasifikácie zamestnancov medzi priamymi a nepriamymi nákladmi môže pomôcť identifikovať problémy s klasifikáciou. Oddelenie povinností medzi zapísaním mzdových údajov, spracovaním a platobným oprávnením a personálom prepúšťania je ideálne, ale môže byť ťažké v malých spoločnostiach s obmedzenými zdrojmi. Preskúmanie manažmentu na vyššej úrovni, schvaľovanie a komunikácia o mzdových sadzbách, zmenách sadzieb, personálnych povýšeniach, zmenách pracovných miest a ukončení môže byť primerané tam, kde oddelenie povinností nie je nákladovo efektívne. Vhodné programy riadenia a školiteľov pre právne a personálne otázky môžu pomôcť zvýšiť dodržiavanie predpisov.
monitoring
Akýkoľvek systém vnútornej kontroly sa môže v priebehu času stať neúčinným, pretože personálne a obchodné procesy sa menia prostredníctvom rastu alebo nevhodným manažmentom. Vykonávať pravidelné hodnotenia potenciálnych rizík a preskúmať návrh a účinnosť kontrol miezd, aby sa zabezpečilo, že zostanú relevantné a nákladovo efektívne.
