Zaznamenávanie všetkých príjmov a výdavkov vašej spoločnosti sa môže zdať zdrvujúce, dokonca aj keď máte malý podnik. Existujú výpočty, ktoré sa majú robiť, správy o príprave, faktúry a dane. Zoznam financií, ktoré je potrebné zostavovať mesačne, štvrťročne a každoročne, je často nekonečný.
Dobrou správou je, že malý podnikový účtovný softvér existuje, aby pomohol zjednodušiť proces. Správny softvér vám umožňuje sledovať všetky vaše finančné informácie na jednom mieste a získať prístup k správam v reálnom čase, ktoré potrebujete na udržanie vašej spoločnosti hladkej prevádzky.
Prečo potrebujem malý podnikový účtovný softvér?
Softvér pre účtovníctvo pre malé firmy umožňuje aj najviac matematicky vyzývať na udržiavanie presných finančných záznamov. Namiesto manuálneho sledovania nákupov, príjmov a ziskov z hárkov na vašom stolnom počítači môžete ušetriť čas a pracovnú silu sledovaním všetkého v elektronickom účtovnom programe.
Existuje mnoho výhod pri používaní účtovného softvéru pre malé firmy, ktorý môže vašej spoločnosti pomôcť bežať efektívnejšie. Niektoré výhody zahŕňajú:
- Zjednodušuje účtovanie. S malým podnikovým účtovným softvérom máte prístup k všetkým finančným informáciám na jednom mieste. Nemusíte sa oboznámiť s niekoľkými oddeleniami, aby ste získali informácie, ktoré potrebujete, alebo počkajte do konca mesiaca, aby ste sa pozreli na vaše finančné prostriedky. Namiesto toho sa môžete k svojmu účtovnému softvéru prihlásiť kedykoľvek v deň alebo v noci z ľubovoľného zariadenia, aby ste zistili, či boli faktúry zaplatené, či bola zásielka odoslaná, aká časť vašej spoločnosti je zisková a kde môžete urobiť určité zlepšenia.
- Znižuje ľudskú chybu. Bez ohľadu na to, ako sú vaši zamestnanci kompetentní, vždy je priestor na ľudskú chybu. Softvér na účtovníctvo pre malé firmy pomáha pri znižovaní chýb vo výpočtoch a výkazníctve prostredníctvom sledovania financií elektronicky. Keď procesy ako fakturácia, časomiera a účtovníctvo sa vykonávajú prostredníctvom účtovného softvéru, zvyšuje to presnosť vašich finančných prostriedkov ešte viac.
- Umožňuje tímovú spoluprácu. Softvérový softvér pre malé firmy umožňuje prístup k finančným informáciám vašej spoločnosti viac ako jednej osobe. Možno budete chcieť, aby ľudia, ktorí spravujú mzdy, marketing, inventár a predaj, mali prístup k finančným informáciám vašej spoločnosti v reálnom čase, aby mohli lepšie plniť svoje povinnosti. S účtovným softvérom založeným v cloude alebo načítaným do počítača každého človeka sa zamestnanci z celej spoločnosti môžu prihlásiť a získať potrebné informácie.
- Poskytuje informácie. Stlačením tlačidla vám softvér na účtovníctvo malých podnikov môže poskytnúť okamžitú informáciu o veľkých obrázkoch vo vašej spoločnosti. Na základe týchto informácií môžete lepšie prispôsobiť svoje výdavky, predajné úsilie, inventár a zamestnancov, aby ste Vašu spoločnosť profitovali.
- Zachováva informácie bezpečne. Dnešný účtovný softvér je bezpečný a zabezpečuje, aby informácie o vašej spoločnosti zostali v spoločnosti. Väčšina softvéru šifruje informácie, takže ich môže získať iba vaša spoločnosť. Mnohé poskytujú individuálne prihlásenie pre každého zamestnanca tak, aby len určité osoby mohli vidieť určité aspekty vašich finančných informácií. Môžete napríklad poskytnúť manažérovi ľudských zdrojov prístup k časopisom a mzdovým účtovníctvom, a nie k všetkým ostatným finančným informáciám pre vašu spoločnosť. Ak prijímate platby priamo do vášho účtovného softvéru, tie sú tiež šifrované.
- Generuje okamžité prehľady. Väčšina softvéru pre účtovníctvo pre malé firmy umožňuje prispôsobiť prehľady, ktoré potrebujete, a okamžitý prístup k nim vždy, keď ich chcete. Takéto správy môžete okamžite vytiahnuť ako výkaz ziskov a strát, súhrn dane z predaja, históriu faktúr, vybrané platby a výkazy výdavkov. To pomáha znížiť čas, kedy môžu vaši zamestnanci stráviť zhromaždenie tohto typu informácií. Dokonca môžete automaticky generovať prehľady, ktoré zobrazujú údaje spôsobom, ktorý vám dáva zmysel, ako napríklad grafy alebo grafy.
- Poskytuje odvetvové reportáže. Ak si zvolíte malý podnikový účtovný softvér, ktorý je špecifický pre vaše odvetvie, vyhnite sa nutnosti prispôsobenia, ktoré môže zvýšiť cenu softvéru. Máte tiež prístup k nahlasovaniu, ktoré je pre vašu spoločnosť cennejšie. Ak ste napríklad poskytovateľom zdravotnej starostlivosti, možno budete potrebovať funkciu, ktorá vám umožní vyúčtovať poisťovne. Ak nájdete softvér, ktorý je špecifický pre odvetvie zdravotnej starostlivosti, táto funkcia môže byť pravdepodobne zahrnutá alebo je dosť cenovo dostupná. Pre softvér, ktorý je určený pre všeobecné odvetvia, môže vytváranie takýchto funkcií pre vašu spoločnosť priniesť cenu softvérového riešenia.
- Udržiava aktuálne informácie o osvedčených postupoch. Malý podnikateľský účtovný softvérový program môže udržať vaše podnikanie aktuálne na najlepších účtovných postupoch. Vďaka automatickým aktualizáciám softvéru a návodom na nové funkcie môžete zostať na vrchole najnovších postupov nahlasovania a zdaňovania bez toho, aby ste museli spoliehať na svojho účtovníka.
Správny druh softvéru pre malé účty znamená menej bolesti hlavy pre vás a viac času, aby všetci vaši zamestnanci mohli sústrediť svoju energiu inde. Tak ako si vyberiete ten správny softvér pre vašu firmu?
Aký účtovný softvér je vhodný pre malé firmy?
Rozhodovanie o tom, ako získať malý podnikový účtovný softvér pre vašu spoločnosť, je často najjednoduchšia časť procesu. Čím ťažšie sa rozhoduje, ktorý konkrétny softvér sa má použiť.
Na trhu existuje množstvo možností, z ktorých väčšina môže byť prispôsobená vášmu konkrétnemu podnikaniu a potrebám. Skôr než začnete proces zisťovania toho, ktorý malý podnikový účtovný softvér si môžete stiahnuť alebo prihlásiť, uistite sa, že viete, aké funkcie chcete. Urobte si čas na výskum možností a funkcií každej ponuky.
Vytvorte zoznam požadovaných funkcií a ďalší zoznam tých, ktoré by ste chceli mať, ale mohli by ste to urobiť. Môžu zahŕňať:
- Riadenie zásob.
- bankovníctvo
- Sledovanie miezd a časového rozvrhu.
- fakturácia
- Pohľadávky.
- Účtovateľné hodiny.
- Predajné provízie.
- Automatické fakturácie.
- Viacerí používatelia.
Akonáhle viete, čo chcete, začnite oceňovať svoje možnosti. Rozhodnite sa, či chcete, aby mal malý podnikový účtovný softvér na prevzatie vo vašom počítači, alebo či chcete mať prístup k programu založenému na cloudových nastaveniach, ku ktorému máte prístup z ktoréhokoľvek zariadenia. Existuje široká škála cien založená na programe, ktorý si zvolíte, na vlastnostiach, ktoré by ste chceli, a prispôsobenie, ktoré je potrebné urobiť. Zvážte rozpočet pred prijatím konečného rozhodnutia, pričom nezabúdajte, že náklady sa zvyšujú, pretože sa rozhodnete pre ďalšie prispôsobenie.
Tiež zvážte, ktorý malý podnikový účtovný softvér je najintuitívnejší na použitie. Zatiaľ čo mnohé produkty majú podobné funkcie, skutočné palubné dosky a implementácia produktu sa môžu líšiť. Mali by ste si vybrať ten, ktorý vám vyhovuje, takže uistite sa, že uvidíte demo produktov, ktoré vás zaujímajú. Týmto spôsobom môžete získať pocit, ako by ste produkt mohli používať a či je pre vás ľahké navigovať. Posledná vec, ktorú chcete urobiť, je investovať veľa peňazí do softvéru pre malé účtovné softvér, ktorý je pre vás príliš frustrujúci.
Okrem vyskúšania programu získate zoznam referencií, ktoré používajú softvér, ktorý vás zaujíma. Ak je to možné, vyhľadajte toho, kto je v podobnom odvetví ako váš, pretože pravdepodobne použije softvér rovnakým spôsobom ako by ste to urobili. Spýtajte sa otázky týkajúce sa procesu implementácie, ako fungujú prispôsobené funkcie a ako reaguje tím zákazníckych služieb. Odpovede, ktoré získate, vám môžu pomôcť pri rozhodovaní pre vašu spoločnosť.
Ak máte takúto možnosť, obráťte sa na oddelenie IT ešte predtým, než sa rozhodnete. Môžete mať obmedzenia ukladacieho priestoru alebo šírky pásma, ktoré spôsobujú, že niektoré programy nemusia mať vo vašej spoločnosti. Technické aspekty tohto riešenia sú najlepšie ponechané tým, ktorí majú dobré vedomosti o počítačových sieťach vo vašej spoločnosti.
Existuje nejaký bezplatný softvér pre malé účtovníctvo?
Správny malý podnikový účtovný softvér môže byť investíciou. Ak nie ste úplne pripravení urobiť finančný záväzok, môžete si nájsť on-line účtovný softvér pre malé firmy bezplatne.
Softvérový účtovný softvér pre malé firmy, ktorý je bezplatný, vám obvykle umožňuje len základné účtovné funkcie, ako napríklad platenie účtov a fakturácia zákazníkov. Niektorý malý podnikový účtovný softvér, ktorý slúži na obmedzenie ďalších funkcií, ako je počet povolených používateľov, počet bankových účtov, ktoré možno prepojiť a obmedzené funkcie na oznamovanie.
Na trhu existuje nejaký bezplatný účtovný softvér, ktorý má viac kompresívnych funkcií, ale v iných oblastiach môže chýbať. Softvér vám napríklad umožní vytvárať potrebné finančné výkazy, ale neposkytuje potrebnú zákaznícku podporu. Ak nie ste veľmi technologicky zdatní, nedostatok zákazníckej podpory môže spôsobiť, že slobodný softvér nestojí za váš čas.
Ak hľadáte niečo veľmi základné, ktoré vás zavedie do rytmu používania účtovného softvéru, malý podnikový účtovný softvér, ktorý je bezplatný, môže byť pre vás dobrým základným účtovným programom. Mnohí vám umožňujú upgradovať na viac platených funkcií, keď sa budete pohodlnejšie používať softvér. Jednoducho si uvedomte, že v tom nebudete mať prístup k mnohým z týchto funkcií, ak používate len bezplatnú verziu softvéru.
Ak sa rozhodnete pre bezplatnú trasu, nezabudnite vybrať produkt, ktorý má nejaké rozpoznanie názvu. Prečítajte si recenzie od ostatných používateľov a získajte odporúčania, ak je to možné. Pretože zadávate citlivé a dôležité firemné informácie, nechcete používať len akýkoľvek malý podnikový účtovný softvér na prevzatie, ktorý nájdete online.
Potrebujem aj účtovníka?
Možno sa zaujímate, či stále potrebujete účtovníka, ak budete sledovať všetky svoje finančné prostriedky elektronicky. Všeobecne platí, že odpoveď je áno. Je to dobrý nápad mať certifikovaného profesionálneho účtovníka, aby skontroloval vaše informácie, aby sa ubezpečil, že všetko je správne sledované a že ste neprehliadli nič, čo bude životne dôležité. Účtovník vás tiež bude informovať o najnovších daňových predpisoch a požiadavkách, aby ste sa uistili, že ste vždy v súlade.
Jednou z funkcií, ktoré sa nachádzajú vo väčšine malých podnikových účtovných softvérov, je možnosť dať účtom prístup k softvéru. Zvyčajne môžete pozvať svojho účtovníka do svojho účtu, aby mohol vidieť všetky informácie, ktoré potrebujú na to, aby udržal vaše finančné prostriedky na správnej ceste. Váš účtovník bude mať obmedzené funkcie, aby nemohol bez vášho povolenia vykonať zmeny.
Ak už máte audítora, možno sa chcete opýtať, čo odporúča pre účtovný softvér pre malé firmy. Vzhľadom na jej vedomosti o vašej spoločnosti, môže mať niektoré konkrétne odporúčania pre to, čo by vám najlepšie vyhovovalo. Môže tiež mať určité predvoľby, čo softvér najlepšie integruje s tým, čo používa na svoj koniec.
Nájdenie správneho účtovníckeho softvéru pre malé firmy pre vaše podnikanie vám v dlhodobom horizonte lepšie zabezpečí finančný úspech. Uistite sa, že urobíte správne základy a výskum, aby ste si vybrali produkt, ktorý je vhodný pre vašu skúsenosť, spoločnosť a priemysel. Je to investícia do budúcnosti vašej spoločnosti, ktorú chcete uistiť, že robíte správne prvýkrát.
