Zaznamenávanie návrhov na stretnutiach je nevyhnutnou súčasťou procesu riadenia akejkoľvek organizácie. Úloha môže byť zdĺhavé, ale rozhodujúce. Je na tajomníkovi schôdze, aby uznala, že nie je dôležité zaznamenať všetko, čo bolo povedané, iba to, čo sa na stretnutí uskutočnilo alebo sa rozhodlo. Návrhy sú obzvlášť dôležité, pretože poskytujú pevné základy neskoršej akcie, a dokonca aj ľudia, ktorí sa zúčastnili stretnutia, sa možno budú musieť vrátiť a skontrolovať minúty, aby si pamätali presne to, čo súhlasili.
Zaznamenajte základné údaje relevantné pre stretnutie, najmä dátum a mená účastníkov. Všimnite si každého, kto bol neprítomný, a prítomnosť osoby s prokurátorskou právomocou, ktorá zastupuje tých neprítomných členov výboru.
Zaznamenajte štandardné postupy, ktoré nasleduje výbor, ktoré môžu obsahovať prvky ako potvrdenie zápisnice z predchádzajúcej schôdze, úvodná správa (poznámka o tom, kto doručil správu, nie obsah správy) atď. Upozorňujeme tiež, či ide o pravidelne naplánované stretnutie, alebo ak ide o mimoriadnu schôdzku zvolanú na nezvyčajný účel, ako napríklad schôdza mimoriadneho rozpočtu.
Zvýraznite začiatok pohybu umiestnením veľkého písmena alebo podčiarknutia slova "MOTION", za ktorým nasleduje meno osoby, ktorá návrh navrhla (napríklad "MOTION od plukovníka mušle").
Zaznamenajte pohyb presne tak, ako to bolo uvedené. Pohyb môže byť uvedený kurzívou. Ak prebieha diskusia o presnom znení návrhu pred hlasovaním, nezaznamená sa diskusia, iba sa uvedie presný jazyk konečnej verzie návrhu (napríklad "MOTION od plukovníka muštu: výbor rozhodne formálne odsúdila profesora Pluma za hrozbu pána Greena so svietnikom. ")
Zaznamenajte výsledky hlasovania. Výbory sa môžu rozhodnúť zaznamenať, ako hlasovali všetci členovia výboru (áno, nami, zdržali sa), počet bez individuálnych rozhodnutí (5 až 3 z nich) alebo len výsledok (schválený).
