Ako vlastník malej firmy, chcete vytvoriť produktívne pracovné prostredie, ktoré podporí kreativitu a inováciu. Malý, preplnený priestor so starým nábytkom a zastaranými počítačmi môže ovplyvniť zamestnancovú morálku a celkový výkon. Preto je dôležité vytvoriť moderný kancelársky systém, ktorý udržuje váš tím zaangažovaný a motivovaný. Myslite na to ako na investíciu do vášho podnikania.
Tipy
-
Kancelársky systém je vzájomne prepojená sieť zdrojov, ktorá zabezpečuje hladké pracovné prostredie.
Čo je kancelársky systém?
Pojem kancelársky systém má rôzne významy pre rôznych ľudí. Vo všeobecnosti sa vzťahuje na rôzne komponenty a prvky kancelárie, od počítačov a pracovných zariadení až po ich fyzické rozloženie a atmosféru. Zahŕňa aj spôsob interakcie zamestnancov a celkovú kancelársku kultúru.
Bez týchto prvkov kancelária je len miestnosť alebo prázdny priestor. Sú to ľudia a zariadenia, ktoré premieňajú tento priestor na vizuálne príťažlivé, produktívne prostredie, ktoré je v súlade s ich víziou a cieľmi. V skutočnosti niektoré zdroje hovoria, že produktivita je až do konca O 20 percent vyššia v spoločnostiach s dobre navrhnutými kancelárskymi priestormi _._ Zamestnanci sa musia cítiť bezpečne a pohodlne na pracovisku a majú prístup k kvalitným zariadeniam, aby dosiahli špičkový výkon.
Fyzický pracovný priestor má priamy vplyv na produktivitu a spokojnosť vášho tímu. Dobré pracovné podmienky a výkonnosť pracoviska sú silne prepojené. Šťastní zamestnanci budú cítiť viac motivovaní a budú sa snažiť pomôcť organizácii rásť a dosiahnuť svoje ciele. Výsledkom budú spokojnejší zákazníci a služby s vyššou kvalitou.
Zlepšenie toku informácií
Funkčný systém kancelárií zabezpečí, aby vaši zamestnanci mali prístup k vedomostiam, ktoré potrebujú, keď ich potrebujú. Preto je nevyhnutné, aby ste im poskytli moderné počítačové systémy, softvér a zariadenia, ktoré uľahčujú tok informácií. Zvážte investovanie do nástrojov kolektívnej spolupráce, ako sú Slack a Asana, VoIP systémy, kancelársky softvér, ethernet a softvér na riadenie projektov.
Prostredníctvom týchto zdrojov bude váš tím mať v reálnom čase prístup k údajom a bude môcť efektívnejšie komunikovať. Zamestnanci, ktorí cestujú alebo pracujú na diaľku, budú môcť zdieľať súbory na cestách, chatovať so svojimi kolegami cez internet a rýchlo si vymieňať informácie. Niektoré nástroje, ako napríklad softvér na riadenie projektov, môžu zefektívniť časovo náročné úlohy, zlepšiť spoluprácu a generovať reporty s cennými poznatkami o projektoch, na ktorých pracujete.
Zvážte prenájom správcu Office
Ako vlastník firmy nemusíte mať potrebný čas alebo odborné znalosti na zabezpečenie správneho fungovania kancelárskeho systému. Radšej by ste sa sústredili na základné aspekty svojho podnikania, ako je získavanie nových klientov alebo rozšírenie vašich činností. V tomto prípade zvážte prenájom kancelárskeho manažéra. Uisťuje, že vaša kancelária beží hladko, organizuje jej usporiadanie, plánuje stretnutia a určuje, aký softvér a ďalšie vybavenie vášho tímu potrebuje.
Funkcie správcu kancelárie závisia od odvetvia a typu podnikania. Napríklad ten, kto pracuje pre právnickú kanceláriu, bude mať rôzne zodpovednosti ako jeden zamestnaný kreatívnou agentúrou alebo výskumnou spoločnosťou. Administratívni pracovníci sú vo všeobecnosti zodpovední za:
- Dokončenie administratívnych úloh
- Dohľad nad zamestnancami
- Organizovanie podujatí, stretnutí a konferencií
- Nákup obchodného softvéru, kancelárskych potrieb a zariadení
- Správa kancelárskych rozpočtov
- Zabezpečenie súladu zamestnancov so zásadami ochrany zdravia a bezpečnosti
- Príprava správ
- Analýza spotreby energie
- Uchovávanie zásob na sklade
- Zachovanie stavu kancelárie
- Identifikácia neefektívnosti a oblastí zlepšenia
- Riešenie konfliktov a priradenie úloh
Títo odborníci môžu navyše vysvetľovať kancelárske technológie a postupy riadenia vášmu tímu, poskytovať školenie a vykonávať všeobecné IT úlohy. Niektorí môžu dokonca spracovať mzdy a účtovníctvo. Ich hlavnou úlohou je zabezpečiť hladké fungovanie vašej kancelárie.
Vytvorte pozitívnu kultúru kancelárií
Okrem investovania do kvalitného vybavenia a dodržiavania zdravotných a bezpečnostných postupov je dôležité vytvoriť pozitívnu kultúru kancelárií. Vaši zamestnanci sú vaším najcennejším majetkom, takže je potrebné poskytnúť pracovné prostredie, v ktorom majú tráviť čas. Kultúra spoločnosti je kľúčovou súčasťou efektívneho kancelárskeho systému.
Zamerajte sa na vytvorenie prostredia, kde sa ľudia cítia angažovaní a motivovaní. Urobte si čas na počúvanie toho, čo majú povedať, a požiadajte o pravidelnú spätnú väzbu. Môžu prísť s novými nápadmi a návrhmi, ako znížiť prevádzkové náklady, prilákať viac klientov alebo robiť veci lepšie a rýchlejšie. Povzbudzujte ich, aby vyjadrili svoje názory a povedali vám, čo potrebujú, aby pracovali efektívnejšie.
Jednoduché veci, ako je poskytovanie bezplatnej kávy, prechod na ergonomické stolíky a oslavovanie malých úspechov spolu môžu ísť dlhú cestu smerom k spokojnosti zamestnancov a produktivite. V skutočnosti organizácie so zainteresovanými zamestnancami hlásia a ohromujúci 202 percent vyšší výkon ako tí bez nich. Dobre navrhnutý kancelársky systém môže byť presne to, čo potrebujete na rast vášho podnikania a získať konkurenčnú výhodu.
