Preč sú dni, keď účtovníci používali knihu knihy knihy a ostrú ceruzku na zaznamenávanie účtovných záznamov. Počítačové účtovníctvo sa stalo bežnou súčasťou mnohých firiem, od spoločností Fortune 100 po celú cestu až po firmy s jedným človekom.
Vzhľadom na internet a dostupnosť systémov online aj desktopových, náklady na účtovný softvér klesli a niektorí predajcovia dokonca ponúkajú zľavnené on-line účtovníctvo bez nákladov. Zatiaľ čo tieto systémy môžu mať určité obmedzenia, ako napríklad nedokáže sledovať inventár, obvykle poskytujú dostatočnú funkčnosť pre menšie podniky alebo podniky založené na službách, ako sú konzultácie a iné firmy súvisiace so službami.
Čo je počítačový účtovný systém?
Počítačový účtovný systém pozostáva zo softvéru určeného na sledovanie všetkých účtovných transakcií vašej spoločnosti s cieľom vytvárať finančné výstupy pre mesačné výkazy, ročné účtovné závierky, informácie o daňovom priznaní a ďalšie konfigurácie správ, ktoré sa používajú na analýzu prevádzky, efektívnosti a ziskovosti vašej spoločnosti.
Zatiaľ čo bezplatné softvérové systémy s nízkou cenou neponúkajú veľkú prispôsobivosť konkrétnej firme, väčšie spoločnosti často používajú počítačový softvérový balík účtovného systému, ktorý bol inštalovaný na hlavných počítačových serveroch spoločnosti a sprístupnený viacerým používateľom.
Tento typ rozsiahleho počítačového účtovného softvéru často prichádza s veľkým stupňom prispôsobiteľnosti. Spoločnosti môžu mať softvér navrhnutý tak, aby vyhovoval viacerým menám, podnikateľským subjektom nachádzajúcim sa v rôznych častiach sveta a pobočkám spoločnosti, ktorá predáva rôzne sady produktov. Tiež môže byť prispôsobený na vytvorenie množstva finančných výkazov, ktoré vypočítajú kľúčové metriky výkonnosti, ktoré sú špecificky zamerané na odvetvové a operačné kritériá spoločnosti.
Kto používa počítačové účtovné systémy?
Zdá sa, že práve ktokoľvek v podnikaní môže v týchto dňoch používať počítačový účtovný systém, pretože existuje množstvo riešení, ktoré sú k dispozícii tak, aby vyhovovali potrebám prakticky akejkoľvek veľkosti a typu spoločnosti. Napríklad veľmi populárny účtovný softvér, Quickbooks, už dlhé roky používa celý rad spoločností od malých po stredne veľké. Spoločnosť ponúka verzie softvéru online aj pre stolné počítače a softvér prispôsobí slušné množstvo prispôsobenia za dosť ekonomickú cenu.
Nastavenie systému
Práca na vytvorení počítačového softvéru pre účtovníctvo sa líši v závislosti od veľkosti a štruktúry vašej firmy. Ak napríklad pracujete ako konzultant bez zamestnancov, môžete začať okamžite používať on-line účtovný softvér na zaznamenávanie hodín strávených na klienta, ukladať všetky informácie o menách a adresách svojich klientov, vytvárať faktúry a zaznamenávať platby od vašich klientov.
Ak povolíte klientom zaplatiť do 30 dní, napríklad účtovný softvér off-the-shelf má zabudovaný účet pohľadávok, ktorý vám umožní zaznamenať transakcie a potom si pozrieť všetky splatné platby od zákazníkov spolu s dátumom ste vystavili faktúru, aby ste mohli vidieť vek vašich nevyrovnaných faktúr.
Pre spoločnosť so zložitejšími operáciami vám väčšina softvéru umožňuje navrhnúť účtovnú schému s kódmi účtov a kategóriami, ktoré sú jedinečné pre vašu spoločnosť a typ podnikania. To môže pomôcť udržať údaje organizované pri nahrávaní záznamov pre určité obchodné jednotky alebo oddelenia, napríklad. Umožní vám tiež vytvoriť súbor finančných výkazov alebo prehľadov, aby ste zistili ziskovosť vašej spoločnosti podľa jednotky alebo oddelenia v závislosti od toho, ako ste navrhli váš systém.
Hotovosť verzus účtovanie v systéme
Svoje účtovné transakcie môžete zaznamenávať vo väčšine účtovných softvérov buď v hotovosti, alebo v časovom rozlíšení. Jednoducho povedané, hlavný rozdiel medzi systémami účtovníctva v hotovosti a časového rozlíšenia spočíva v existencii pohľadávok a záväzkov. Peňažné účtovníctvo a časové rozlíšenie sa líšia podľa toho, ako zaznamenávate načasovanie peňažných príjmov z predaja a peniaze vynaložené na úhradu vašich nákladov.
Keď zaplatíte za vec alebo dostanete hotovosť, predaj a výdavky sa zaznamenávajú v reálnom čase. Keď používate účtovníctvo na základe časového rozlíšenia, zaznamenávate tržby, keď ich zarobíte a výdavky, keď ich vynaložíte, dokonca aj vtedy, ak ste nedostali výnosy z predaja alebo ste ešte nedostali výdavky. Napríklad v systéme účtovania na základe časového rozlíšenia by ste urobili každý mesiac záznam, aby ste získali peniaze za poistnú zmluvu, ktorú musíte zaplatiť na konci roka. Tento záznam by ste zaznamenali na majetkový účet nazvaný predplatené poistenie. Zaznamenali by ste transakciu, ako keby už peniaze už boli vyčerpané znížením zostatku hotovostného účtu vašej spoločnosti a zodpovedajúcim zvýšením zostatku vášho predplateného poistného účtu každý mesiac.
Sú Daňové priznanie hotovosti alebo akruálny základ?
Dobré dôvody používania účtovného softvéru zahŕňajú funkcie zhromažďovania a oznamovania údajov. Keď nastane daňová doba, softvér vám uľahčí zhromažďovanie údajov o výnosoch a výdavkoch, aby presne a efektívne dopĺňali federálne a štátne daňové priznania vašej spoločnosti.
Účtovné údaje, ktoré použijete na zaplnenie daňového priznania, môžu byť buď v hotovosti, alebo podľa časového rozlíšenia v závislosti od veľkosti vašej spoločnosti a metódy účtovania, ktorú ste zvolili na použitie. IRS má určité pravidlá, ktoré vám pomôžu rozhodnúť, či hotovosť alebo časové účtovníctvo najlepšie vyhovuje vašej firme.
Napríklad, ak vaša firma zarába každý rok menej ako 1 milión dolárov výnosov, môžete použiť hotovostnú metódu účtovania. Ak máte inventár, IRS však vyžaduje, aby ste používali účtovníctvo založené na časovom rozlíšení pre inventárnu časť vašej firmy konkrétne. S niekoľkými výnimkami, ak je vaša firma C spoločnosťou, IRS vyžaduje, aby ste použili účtovníctvo založené na časovom rozlíšení, aby ste podali daňové priznanie na akruálnom základe.
Keď vaša spoločnosť podá svoje prvé daňové priznanie, vyberiete buď hotovostnú alebo akruálnu metódu. Služba IRS vyžaduje, aby ste si vybrali akúkoľvek metódu, ktorá poskytuje úplný a presný prehľad o príjmoch a výdavkoch vašej spoločnosti. Vyžaduje tiež, aby ste používali rovnakú metódu z roka na rok. V opačnom prípade sa stáva veľmi ťažké, ak IRS potrebuje porovnať vaše aktuálne údaje s historickými údajmi. Ak sa rozhodnete zmeniť spôsob účtovania, musíte požiadať o povolenie formulár IRS 3115.
Funkčnosť systému
Počítačový softvér na účtovníctvo môže byť holý kôš, ktorý poskytuje základy v účtovníctve, alebo môžete použiť plnohodnotné softvérové riešenie, ktoré ponúka nielen účtovníctvo, ale aj správu zásob, sledovanie distribúcie, výrobu a sledovanie priebehu práce, riadenie vzťahov so zákazníkmi, riadenie času a projektov a ďalšie.
Vďaka pokračujúcemu vývoju softvéru môžu účtovné balíky vykonávať viac každodenných transakčných úloh a uvoľniť vás, aby vykonávali ďalšiu prácu s pridanou hodnotou vo vašej firme.
Vyplatí sa premýšľať nad tým, ako si predstavujete rast vášho podnikania a uistite sa, že váš účtovný softvér je škálovateľný, čo znamená, že dokáže prispôsobiť ďalšie účty, ďalšie obchodné jednotky a zvládne väčší počet jednotiek inventára alebo sa pripája na čiarový kód tretej strany softvérový systém, okrem iného. Ak napríklad prevádzkujete maloobchodnú predajňu, môžete mať svoje transakcie v pokladničnom registri automaticky zaznamenané v účtovnom softvéri v závislosti od zvoleného systému pomocou skenera čiarového kódu a kódovaných značiek produktov na zadanie informácií do vášho systému.
Účtovníctvo softvérových výhod
Použitie účtovného softvéru ponúka vašej spoločnosti niekoľko výhod. V prvom rade štruktúra a disciplína počítačového účtovného systému zabezpečuje, aby vaša spoločnosť mohla zostaviť presné finančné výkazy. Toto je obzvlášť dôležité, ak vaša spoločnosť potrebuje poskytnúť tieto informácie na externé účely, ako je napríklad financovanie bánk, alebo ak potrebujete predložiť svoju účtovnú závierku v súlade so všeobecne uznávanými účtovnými zásadami (GAAP).
Účtovný softvér vám môže ušetriť čas, najmä ak chcete vytvoriť rozpočet alebo prognózu. Potrebujete spraviť správu o vašich historických údajoch a navrhnúť to s niekoľkými vylepšeniami, aby ste vytvorili rozpočet alebo prognózu na budúci rok.
Môžete tiež zjednodušiť a zvýšiť efektívnosť vášho celkového účtovného procesu, najmä ak môžete vycvičiť administratívnych zamestnancov, ktorí vám pomôžu s niektorými bežnými úlohami v účtovníctve, ako napríklad zadávanie účtov do vášho platobného systému.
Keď vytvárate firemné faktúry, váš účtovný softvér automaticky pridá sumy do bilancie pohľadávok vašej spoločnosti. Všetky tieto funkcie spolupracujúce v rámci toho istého účtovného softvéru znižujú chyby a pomáhajú uistiť sa, že nenecháte žiadne transakcie prechádzať cez trhliny.
Softvérové nevýhody
Existuje niekoľko nedostatkov pre používanie počítačových účtovných systémov, hoci stále majú väčší zmysel, než udržať vaše knihy s knihou knihy a ceruzkou. Akonáhle pochopíte možné nedostatky, môžete podniknúť kroky, aby ste sa uistili, že tieto problémy sa nestanú problémom vo vašej firme. Účtovné systémy môžu byť pre zamestnancov zložité a trochu ťažké. Balenie účtovníctva balík môže byť správne, ak vy alebo vašich zamestnancov nemá žiadnu túžbu alebo požiadavku pochopiť nuansy a detaily účtovníctva.
Ak máte založenú spoločnosť alebo komplexnú štruktúru, ktorá zahŕňa inventár, nedokončené práce, niekoľko podnikateľských subjektov a transakcie medzi spoločnosťami, napríklad vaša spoločnosť bude vyžadovať oveľa zložitejší účtovný systém spolu s vyššou odbornou kvalifikáciou zamestnancov, aby ho zvládli.
Pre účtovný systém môžete mať prebiehajúce náklady. Ak si napríklad vyberiete online verziu Quickbooks, budete mať stály mesačný poplatok. Väčšie softvérové balíky, najmä tie, ktoré sú nainštalované na serveri vašej spoločnosti, často účtujú za licencie. Napríklad povedzme, že vaša spoločnosť má 10 ľudí, ktorí potrebujú prístup k vášmu účtovnému systému. Poskytovateľ softvéru vám môže navyše účtovať jednorazový, ročný alebo mesačný poplatok za každú používateľskú licenciu okrem základných nákladov na nákup softvéru.
Rovnako ako u akéhokoľvek softvéru na akýkoľvek účel, vývojári neustále vylepšujú a aktualizujú softvér tak, aby sa mohol vyvíjať so zmenami v oblasti výpočtovej techniky alebo zmenami v poli. Z tohto dôvodu očakávate príležitostné prestoje, najmä ak používate on-line softvér a pravidelné zálohovanie dát je dôležitou súčasťou vášho účtovného systému.
Vykonajte svoj výskum pri výbere správneho počítačového účtovného softvéru pre vašu spoločnosť. Nie je to žiadna zábava, keď vykonáte všetku prácu pri implementácii softvéru a načítaní dát, iba po tom, ako si po uplynutí jedného alebo dvoch rokov nájde, že váš zvolený softvér má príliš málo funkcií a nemôže prispôsobiť vaše rastúce podnikanie, alebo má príliš veľa vonkajších funkcií čo je komplikovanejšie, než je potrebné.
Zákaznícky servis je ďalším dôležitým prvkom, preto si vyberajte spoločnosť, ktorá vám môže poskytnúť podporu 24 hodín denne a 7 dní v týždni a živú osobu, s ktorou sa môžete rozprávať skôr než online znalostnú základňu. Majte tiež na pamäti, že ak používate systém založený na cloudovom účtovníctve, citlivé finančné informácie môžu byť vystavené on-line hackerom, preto postupujte tak, aby ste zabezpečili internetové pripojenie a údaje vašej spoločnosti.
Aktualizácia systému
Ak ste začali svoju firmu využívať softvérový účtovací softvér alebo dokonca manuálny účtovný systém, v určitom okamihu sa môžete rozhodnúť pre inováciu počítačového účtovníctva, aby ste podnikali na ďalšiu úroveň. Ak chcete urobiť prechod bezbolestný a nastaviť vašu spoločnosť na účtovný úspech, pomôže to urobiť nejaké prípravné práce predtým, ako urobíte prechod na nový účtovný softvérový balík.
Začnite vyčistenie vašich historických údajov, pretože ak máte účtovné informácie, ktoré obsahujú nesprávne, nesprávne zadané vstupy alebo neúplné informácie, tieto chyby sa prejavia v novom systéme a sťažia vám integritu v účtovných knihách.
Prechod na nový systém na konci roka alebo aspoň na konci štvrťroka, aby ste mohli mať čistý dátum ukončenia. To vám pomôže v budúcnosti, keď potrebujete pozrieť sa na určité historické transakcie. Ďalej sa pozrite na účty účtov vašej spoločnosti pre prípadné chyby a podľa potreby pridajte nové účty. Skontrolujte svoj zoznam zákazníkov, zoznam dodávateľov, zoznam zamestnancov a všetky ostatné zoznamy obsiahnuté v účtovnom softvéri, ktoré môžu zahŕňať staré, nepoužívané účty alebo duplicitné položky.
Požiadajte svojho účtovníka o audit účtovnej knihy v súprave vašej spoločnosti s cieľom overiť, či je zostatok na účte skutočne presný. Váš nový systém nemusí byť schopný prispôsobiť sa detailu týchto transakcií, čo znamená, že ak prenesiete zostatok na účte obsahujúci chyby, nebudete mať v novom systéme žiadne informácie, ktoré by pomohli vyriešiť chyby alebo nepresnosti. Nakoniec sa obráťte na svojho účtovníka alebo CPA, aby ste zistili, či môže skontrolovať nastavenie vášho systému, a odporučiť akékoľvek úpravy, ktoré by mohli zefektívniť alebo zvýšiť efektivitu vášho účtovníctva.
