Vývojové diagramy sú užitočné pre zobrazenie toho, ako sa jednotlivé kroky v obchodnom procese zhodujú. Keď sa používajú na dokumentovanie účtovného cyklu, slúžia nielen ako pohodlný kontrolný zoznam, ktorý zabezpečuje, aby vaši zamestnanci každý mesiac plnili každý krok v celom účtovnom cykle, ale tiež vám pomôžu analyzovať a zlepšovať účtovné pracovné postupy. Akonáhle pochopíte, ktoré symboly sa používajú tam, kde a aké informácie si každý vyžaduje, nie je ťažké vytvoriť vývojový diagram účtovného procesu.
Pochopte symboly vývojového diagramu
Symboly na vývojovom grafe zobrazujú kroky, rozhodnutia a úlohy súvisiace s účtovným cyklom. Hoci na zobrazenie každého z nich môžete použiť ľubovoľný symbol, veľa ľudí používa štandardné symboly. Pre vývojový diagram účtovných postupov ide o ovály, obdĺžniky a paralelogramy, ktoré sú ploché tvary s protiľahlými stranami rovnobežnými a rovnými. Tiež užitočné sú šípky, ktoré signalizujú smer, v ktorom prebieha účtovný proces. Ako vysvetľuje webová stránka Mind Tools, ovály najčastejšie zobrazujú začiatok alebo koniec procesu, obdĺžniky identifikujú konkrétne úlohy a ich pokyny alebo pokyny a paralelogramy klasifikujú účtovné výstupy.
Vytvorte štruktúru vývojového diagramu
Účtovný cyklus je súborom 10 krokov, ktoré sa uskutočňujú v rovnakom poradí v každom účtovnom období. V poradí, v ktorom sa uskutočňuje každý krok, sa účtovný cyklus skladá z identifikácie transakcií, analýzy transakcií, zápisov do účtovných kníh, účtovania záznamov do účtovnej knihy, výpočtu súvahy, úpravy účtov, výpočtu upraveného zostatku, prípravy účtovnej závierky, zostatky na dočasných účtoch prostredníctvom záverečných záznamov a vypočítanie zostatku po ukončení skúšky. Identifikujte každý hlavný krok v oválnom smere a použite smerové šípky na vytvorenie vertikálnej štruktúry vývojového diagramu.
Pridať úlohy
Vykonajte analýzu úloh s cieľom identifikovať jednotlivé úlohy v každom kroku účtovného cyklu. Čím viac podrobností poskytnete, tým je užitočnejšie graf. Napríklad namiesto použitia jedného obdĺžnika, ktorý hovorí "zaznamenávať záznamy v denníku ako debty alebo kredity", uveďte každý krok alebo poskytnite pokyny na dokončenie tejto úlohy vo vlastnom obdĺžniku. Pri krokoch, ktoré produkujú výstup, ako je príprava účtovnej závierky, identifikujte výstup pomocou paralelogramov, umiestnite ich napravo od príslušného obdĺžnika a pripojte ich smerovými šípkami. Opakujte tento krok, kým vývojový diagram nie je dokončený.
Otestujte a overte
Akonáhle je vývojový diagram dokončený, Mind Tools odporúča overiť informácie a otestovať ich na presnosť. Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je požiadať účtovných zamestnancov o kontrolu grafu a otestovať ho podľa krokov presne tak, ako sú prezentované. To je tiež vhodný čas na analýzu účtovného cyklu na zlepšenie efektívnosti a vnútorných kontrol. Identifikujte nepotrebné a nadbytočné kroky, ako aj kroky, ktoré by ste mali zahrnúť. Pozrite sa, či účtovné postupy poskytujú primeranú vnútornú kontrolu, ako napríklad bezpečnosť informácií a oddelenie povinností.
