Čisté pracovné plochy a riadne zásuvky na pracovisku iba poškriabajú povrch toho, čo znamená dobrá organizácia. Namiesto toho organizovanie vašich zamestnancov často znamená, že idete za zákulisím a riešiť organizáciu kancelárií zvnútra. Môže to znamenať začlenenie trochu kreatívneho myslenia, ako aj tradičných a zrejmých opatrení do vášho prístupu k organizovaniu zamestnancov.
Zastaviť multitasking
Aj keď sa môže zdať, že multitasking je dobrý spôsob, ako urobiť viac práce, práca na viacerých úlohách naraz znižuje produktivitu a znižuje vaše snahy o organizáciu zamestnancov. Podľa Americkej asociácie manažmentu môže čistý pokles produktivity dosiahnuť až 75 percent. Vytvorte jasné pravidlo, ktoré od svojich zamestnancov vyžaduje, aby uprednostňovali činnosti a úlohy a najprv pracovali na úlohe alebo aktivite najvyššej priority. To nielen zvyšuje produktivitu a znižuje stres, ale vedie k lepšie organizovanému pracovnému postupu.
Nastavte úložisko informácií
Identifikujte a nastavte centrálnu polohu, ako je napríklad webový aplikačný rámec alebo zdieľaná sieťová jednotka, na ukladanie formulárov, šablón dokumentov, kópií firemných pravidiel a akýchkoľvek iných informácií, ktoré zamestnanci zdieľajú alebo často pristupujú. Umiestenie jedného miesta na ukladanie bežne prístupných informácií umožňuje jednoduchý prístup a pomáha udržiavať organizáciu všetkých. Rovnako centrálny, zdieľaný podnik alebo kalendár oddelenia informuje každého o tom, čo sa deje, a pomáha zamestnancom pri vytváraní denných a týždenných plánov.
Stretnutia a komunikácie
Nastavte jasné očakávania, delegujte úlohy a v prípade potreby oznámte zmeny vopred. Zamestnávanie zamestnancov vedieť, čo očakávate, a to, na čom chcete pracovať, umožňuje predbežné plánovanie a lepšiu organizáciu. Usporadúvajte týždenné alebo mesačné stretnutia jednotlivcov a skupín s cieľom posúdiť pokrok v plnení stanovených cieľovZamerajte sa na dobrú organizáciu priamo prostredníctvom workshopov, vystupujúcich rečníkov a spolupracujte so zamestnancami, ktorí sa snažia zlepšiť svoje organizačné schopnosti. Povzbudzujte vedenie poznámok počas stretnutí, aby sa znížila možnosť, že zábudlivosť ovplyvní dobrú organizáciu.
Povoliť čas na plánovanie
Požiadať zamestnancov, aby vyhradili 15 minút na plánovanie na konci každého dňa. Zahrňte ďalšie piatkové popoludnie ďalších 15 minút, aby ste si prečítali plán budúceho týždňa a pripravili sa na nasledujúci týždeň. Pomáhať svojim zamestnancom zlepšiť ich plánovacie schopnosti tiež zlepšuje organizáciu tým, že im umožňuje pripraviť materiály alebo informácie vopred. Predbežné plánovanie môže pomôcť zamestnancom zistiť, kde sa môžu snažiť príliš hodiť do pracovného dňa, čo naznačuje potrebu reorientovať denné ciele alebo požiadať o pomoc.
