Obchodné listy sú dôležitou formou komunikácie bez ohľadu na to, v akej krajine pracujete, ale Japonsko sa obrátilo na prax písania obchodného listu do umeleckej formy. Písanie listu v japonskom obchodnom svete bez toho, aby ste preukázali jasné pochopenie kultúrneho protokolu, môže neúmyselne komplikovať váš vzťah s danou spoločnosťou. Jasne písaný list, ktorý zobrazuje citlivosť voči iným kultúram, bude veľmi dobre vyjadrovať vaše úsilie a vašu spoločnosť.
Otváranie komentárov
Otvorenie komentárov je veľmi dôležité a presahuje rámec otvorenia "Vážený pán / pána", ktorý používame v Amerike. Všeobecne najviac zdvorilá forma pozdravu je "Haikei", čo je ekvivalent "Drahý", ale v oveľa formálnejšom prostredí. V závislosti od stavu osoby, s ktorou píšete, je vhodné použiť buď príponu -san, alebo -samu, aj keď by mala byť použitá len vtedy, ak ste pre príjemcu veľmi citliví. Mierne menej formálne pozdrav je "Zenryaku" (preložený "bez úvodného komentára"), ale to sa používa iba vtedy, keď bude list veľmi krátky a bude sa s ním zaobchádzať ako ospravedlnenie za stručnosť.
Záverečné komentáre
Záverečné komentáre sú, samozrejme, rovnako dôležité ako úvodná poznámka. Bežne spárované slovo s výrazom "Haikei" je "Keigu", ktoré sa zhruba prekladá do angličtiny "Úprimne". Ženy niekedy použijú "Kashiko", pretože je to formálnejšie. Slovo spárované s "Zenryaku" je "Sousou".
Keigo Speech
Japonský jazyk má rôzne koncovky pre koreňové slová, každý závisí od situácie a komu hovoríte. Ázijské jazyky sú jedinečné od svojich západných náprotivkov pri používaní keigo, alebo honorific reč, vyjadriť úctu k druhej strane. V týchto prípadoch sa koncovky slov budú líšiť, napríklad pomocou konca -desu namiesto nepravidelnejších -da. Obchodná listová etiketa diktuje, že sa pokúšate využiť najvyššiu a zdvorilostnú formu možnú v danej situácii z úcty k príjemcovi.
Skladové frázy
Skladové frázy sa vo všeobecnosti vyhýbajú v Amerike, ale v Japonsku sa skutočne očakávajú. Povedať niečo ako "Ako sa máš?" Môže znieť ako zlý nápad na obchodný list, ale aj keď píšeš na viceprezidenta marketingu vo veľkej spoločnosti, pýtaš sa na zdravie alebo rodinu príjemcu, považuje sa za zdvorilé a premyslené gesto. Nezabudnite používať zdvorilý jazykový formulár vždy, aj keď hovoríte o počasí.
Mesh
Mehi je japonská vizitka a niečo podobné čestnému odznaku vo svete japonského platu. Celý rituál sa uskutočňuje tak, že zahŕňa akt prijímania karty oboma rukami a od príjemcu sa očakáva, že kartu bude vždy držať na stole počas stretnutia. V obchodnom liste, ak ste sa s príjemcom ešte nikdy nestretli, je to zdvorilosť zahrnúť do tohto listu mesi. Toto nie je potrebné, ak ste predtým stretli príjemcu listu.
