Vaša spoločnosť sa rozšírila a teraz máte klientov a obchodných partnerov po celom svete. Skôr než začnete odosielať medzinárodné obchodné listy, dozviete sa viac o etikete, ktorá sa týka ich písania. Pri správnom písaní budú vaše obchodné listy ľahko čitateľné a neúmyselne urážať obchodných partnerov z iných krajín.
Správny formát písmen
Aj keď máte nejaké možnosti pre formát vášho listu, blokový formát je najčastejšie používaný pre obchodné listy, podľa Purdue Writing Lab. Blokový formát uchováva všetky riadky obchodného listu vľavo-odôvodnené úplnou prázdnou čiarou medzery medzi jednotlivými odsekmi.
Prvky obchodného listu
Použite profesionálnu štruktúru pre váš medzinárodný obchodný list. Zadajte svoju adresu v hornej časti stránky, po ktorej nasleduje dátum. Pod tým zadajte úplnú adresu spolupracovníka, ktorému posielate list. Vyhnite sa používaniu "drahého" ako vášho pozdravu a napíšte namiesto toho celé meno pridruženého. Pokiaľ ide o text listu, tri odseky poskytujú najlepšiu čitateľnosť. Ukončite list s profesionálnym uzatvorením, napríklad "úprimne" alebo "ďakujem", za ktorým nasleduje vaše celé meno.
Kolokvializmus a slang
Vyhnite sa hovorkám a slangu v liste. Zatiaľ čo niekto vo vašom regióne môže chápať vaše voľby slov a fráz, to nie je prípad prijímateľa medzinárodného obchodného listu. Dokonca aj v prípade, že posielate svoj list do anglicky hovoriacej krajiny, príjemca nemusí vedieť frázy, ako napríklad "ako nikto podniká" alebo "vlasy psov". Aby ste sa uistili, že príjemca rozumie vášmu listu a nie je neúmyselne urazený, prečítajte si a odstráňte slangové výrazy.
Výber jazyka
Je tu šanca, že budete musieť napísať svoj list v inom jazyku. Ak nemáte plynulosť v jazyku príjemcu, získajte pomoc niekoho, kto je. Nech si prečítať váš list a opraviť akékoľvek chyby. Nielenže by ste chceli vo svojom liste vyzerať profesionálne, ale tiež sa chcete vyhnúť tomu, aby ste príjemcovi neoprávnene použili urážlivé slovo.
Majte to profesionálne
Hoci je prijateľné vyhradiť jeden riadok vášho prvého odseku pre príjemné postoje, ako napríklad pýtať sa na rodinu príjemcu, je najlepšie, aby ste si zvyšok profesionálneho listu ponechali. Dostaňte sa priamo do bodu písmena a vyhýbajte sa príliš osobnému.
International Business Lingo
Pri písaní listu používajte medzinárodné obchodné jazyky, aby ste sa uistili, že príjemca rozumie všetkému, čo navrhujete. Slová ako "export", "dotácia", "polycentrické personálne obsadenie" a "prekladateľská expozícia" sú medzinárodne známe. Obráťte sa na medzinárodný obchodný glosár, ako napríklad Globálny slovník o medzinárodných obchodných podmienkach alebo Slovník pojmov v medzinárodnom obchode v Wall Street Journal (pozri zdroje).
