Mnohé balíky tlače skončia priamo do koša na recykláciu. Niektoré z týchto balíčkov jednoducho nebudú zaujímať čitateľov, ale iné boli len zlý dohromady. Správne formátovanie balíka tlače zvýši pravdepodobnosť zverejnenia informácií. Posielanie e-mailom na balík tiež zvyšuje možnosť vytlačenia informácií - nielen rýchle získanie informácií, ale umožnenie ľahkého rozmnožovania materiálu.
Identifikujte svoje ciele pre zasielanie tlačovej zostavy a potom výskumných spravodajských organizácií, ktoré by mohli pomôcť dosiahnuť tieto ciele. Redaktori majú veľmi málo času, takže ich nestrácajte. Malý papier v štáte Ohio, ktorý publikuje iba miestne správy, sa nezaujíma o tlačovú súpravu z udalosti v Kalifornii. Spravodajská stanica, ktorá sa zameriava na financie, nemá záujem o tlačový súbor o rockovom koncerte. Po identifikovaní správnych médií nájdite e-mailovú adresu a názov editora, ak je to možné, vyhľadaním na internete alebo volaním organizácie. Generálny e-mail spoločnosti by sa mohol použiť, ak e-mail editora nie je k dispozícii. Oboznámte sa nielen s mediálnou zásuvkou, ale s štýlom mediálnej zásuvky. Čím je tlačová zostava bližšia štýlu organizácie médií, tým lepšie.
Napíšte stručný text (3 až 10 slov) o tom, čo odosielate do riadku predmetu e-mailu. Pokiaľ je to možné, pokúste sa ukázať, prečo by táto informácia o médiách mala záujem. Napríklad, ak je zostava odosielaná do lokálne zameraného papiera, zahrňte miesto udalosti alebo firmy do riadku predmetu.
Uveďte okamžite miesto v tele e-mailu a podľa možnosti pripojte tento hlavný bod k štýlu a záujmom mediálnej zásuvky. To, čo zaradíte do tela e-mailu, sa bude líšiť v závislosti od toho, čo je súčasťou tlačovej zostavy. Ak je sada médií iba tlačovou verziou, vložte text správy do tela e-mailu a uvoľnite jej pre pohodlie. Ak je tlačová zostava balíčkom o udalosti, napíšte stručné vyhlásenie, ktoré hovorí o tom, čo je udalosť, kedy je a čo ste pripojili. Ak je tlačová zostava o miestnej firme, napíšte stručné vyhlásenie o tom, prečo posielate zostavu.
Pripojte súpravu tlačovej zostavy k e-mailu. Buďte si vedomí toho, aký formát súboru posielatete, pretože nie každá mediálna zásuvka dokáže otvoriť každý typ súboru. Vo všeobecnosti možno dokumenty PDF (prenosné formáty dokumentov) otvárať takmer všetci, a softvér prehliadačov si môže zadarmo stiahnuť. Dokumenty PDF tiež zabezpečia, že to, čo vidíte na obrazovke počítača, je to, čo vidí príjemca, bez formátovania zmien z rôznych počítačov. Formáty RTF (Rich Text Format) sú taktiež univerzálne ľahko otvorené; Formát však nie je zachovaný v súbore RTF a nie je vhodný pre dokumenty s grafikou.
Uistite sa, že všetky fotografie určené na reprodukciu sú dostatočne veľké na to, aby boli reprodukované vo vysokej kvalite. nekomprimujte obrázok, aby sa e-mail odosielal rýchlejšie. Textové dokumenty je možné skombinovať do jedného súboru, ale fotografie, ktoré sa majú zverejňovať, musia byť pripojené ako samostatné súbory, pretože obrázky nemožno ľahko oddeliť od dokumentu. Formát súboru JPG je často vhodný pre obrázky.
Vráťte sa späť na telo e-mailu. Na záver uveďte, aké dokumenty ste pripojili a prečo; tiež uvádza, či sú súbory k dispozícii v inom formáte. Na samom konci e-mailu uveďte svoje úplné kontaktné informácie.
Pred odoslaním e-mailu skontrolujte všetky aspekty. Uistite sa, že e-mailová adresa je správna, telo e-mailu nemá žiadne chyby a že sú pripojené správne súbory.
