Zapísanie faktúry za odpracované hodiny alebo konkrétnu službu poskytnutú inému podniku alebo fyzickej osobe si vyžaduje trochu iný prístup ako pri predaji hmotného výrobku. Namiesto zberu stanovenej maloobchodnej alebo veľkoobchodnej ceny účtujete buď za odpracované hodiny s dohodnutou sadzbou, alebo za konkrétnu službu vykonanú za dohodnutú cenu. Fakturácia poskytovaných služieb vyžaduje pozornosť na detail.
Komunikujte svojim klientom, kedy a ako ich fakturujete za svoju prácu. Ak fakturujete časť vopred pred začatím projektu, musíte o tom informovať svojich klientov. Ak účtujete nedokončenú prácu a nie počkať až do ukončenia zmluvy, uistite sa, že váš klient je v zhode. Mnoho malých podnikov fakturuje elektronicky. Informujte svojich klientov, že dostanú e-mailové faktúry tak, aby ich neúmyselne neodstránili.
Majte dobré záznamy. Zostavte záznamy o dátumoch a odpracovaných hodinách a charakter poskytovaných služieb. Skontrolujte zmluvu o projekte alebo zmluvu o poskytovaní služieb, aby ste obnovili pamäť o konkrétnych podmienkach. Overte meno a adresu. Zahrňte referenčné číslo fakturácie klienta, ak existuje.V prípade potreby uveďte svoje referenčné číslo súboru.
Použite jednoduchý formát. Tým je proces fakturácie efektívnejší. Môžete tiež použiť softvérový program na štandardizáciu formátu faktúry. Vaša faktúra by mala obsahovať polia pre referenčné čísla faktúry, dátum fakturácie, obchodné meno a adresu a meno zmluvného zamestnanca, ktorému bola zaslaná faktúra. Ponechajte dostatok priestoru na rozpis služieb poskytovaných spolu s príslušnými kódmi projektu alebo produktov.
Zadajte sumu faktúry. Hodiny môžu byť skutočné hodiny služieb, ktoré ste poskytli v dohodnutej hodinovej sadzbe, alebo konkrétne služby, ktoré ste poskytli pre sumu faktúry. Napríklad, ak budujete verandu, môžete si naplánovať plán, zvoliť drevo a položiť základy rámu počas jedného účtovného obdobia. Môžete uviesť aktivity a uviesť jednu čiastku faktúry jednorazovou sumou. Môžete tiež uviesť jednotlivé činnosti samostatne, uviesť odpracované hodiny pre každý z nich a potom vypočítať výšku faktúry vynásobením odpracovaných hodín a hodinovej sadzby.
V prípade potreby uveďte podporné dokumenty. Napríklad, ak ste museli použiť kuriérske služby alebo duplicitné služby na dokončenie úloh, priložte kópie potvrdení.
