Formálna obchodná komunikácia je na hlavičke spoločnosti a typicky obsahuje podpis spisovateľa pod záverečným pozdravom. Formát pre tento typ obchodnej komunikácie je jednoduchý; list, ktorý vyžaduje podpisy viacerých osôb, musí byť zložený a formátovaný trochu iným spôsobom, aby vysvetlil, prečo list obsahuje viacnásobné podpisy a poskytuje priestor na viac ako jeden podpis.
Tradičný blokový formát
Obchodná korešpondencia by mala byť v tradičnom blokovom formáte, čo znamená, že dátum je dva riadkové medzery pod hlavičkou; meno adresáta a poštová adresa sú dva riadkové medzery pod dátumom; riadok predmetu je dva riadkové medzery pod adresátom a nakoniec dva pozdĺžne medzery pod riadkom predmetu sú pozdravom. Prijateľné pozdravy pre formálnu obchodnú korešpondenciu sú "Drahá pani Smithová", "Vážený pán Jones", "Páni" alebo jednoducho "Pozdrav". Posledný príklad je užitočný, ak je váš list pre viacerých adresátov zmiešaných pohlaví. Tradičný formát bloku znamená, že odseky nie sú zarovnané s každým riadkom, ktorý je zarovnaný s ľavým okrajom.
Dôvod viacerých podpisov
Zatiaľ čo osoba, na ktorú adresujete svoju korešpondenciu už viete, prečo existuje viac signatárov, je rozumné stručne zopakovať dôvod v tele vášho listu. Inštancie, kde list môže vyžadovať viacnásobné podpisy, zahŕňajú oznámenie akcie, ktorá vyžaduje autorizáciu od viac ako jednej osoby, alebo vyjadrenie kolektívnych názorov niekoľkých ľudí, ktorí podporujú správu, ktorú váš list vyjadruje. Napríklad by ste mohli napísať: "V mene vedúceho tímu spoločnosti ABC Company tento list stanovuje konsenzus, ktorý sme dosiahli po diskusii o vašej písomnej žiadosti o zamestnanie ďalších zamestnancov ľudských zdrojov." V prvom odseku listu uveďte dôvod vašej komunikácie a dôvod, prečo list obsahuje viacnásobné podpisy. Nasledujúce odstavce vášho listu sú samozrejme zarovnané s ľavým okrajom.
Záverečné bloky pozdravov a podpisov
Uzavretie pozvánky by malo byť vhodné pre formálny obchodný list, ako napríklad "Veľmi skutočne tvoje", "S pozdravom" alebo "S pozdravom". Posledná pozvánka začína dvoma riadkovými medzerami pod posledným odsekom.
Ak máte len dvoch signatárov, preskočte štyri riadkové medzery, ktoré majú dostatok priestoru pre písomný podpis, a napíšte meno prvého podpisujúceho, ktoré je zarovno s ľavým okrajom. Na riadku pod menom podpisujúceho zadajte jeho pozíciu alebo názov. Vynechajte ďalšie štyri riadkové medzery pre meno a pozíciu druhého signatára a jeho názov. Meno a názov osoby, ktorá má vyššiu pozíciu v organizácii, by mala byť prvý podpisový blok.
Ak máte troch signatárov, preskočte štyri riadkové medzery a zadajte názov podpisu 1 vľavo s ľavým okrajom. Prekonvertujte a zadajte názov signatára 2; znova kartu a napíšte názov Signer 3. Preskočte jeden riadkový priestor a zadajte pozíciu alebo názov signatára 1, stlačte kartu a urobte to isté pre signatára 2 a podpis 3 tak, aby ich tituly boli priamo pod ich písanými názvami.
Pre štyroch signatárov preskočte štyri riadkové medzery a zadajte názov podpisu 1 vľavo s ľavým okrajom. Prejdite do stredu stránky a zadajte názov Signera 2; prejdite nadol na ďalší riadok a zadajte názov alebo názov signatára 1 a podpisu 2 priamo pod ich menami. Preskočte ďalšie štyri riadkové medzery a zopakujte formát pre Signer 3 a Signer 4.
Obehujte svoj koncept
Pretože vytvárate list v mene viac ako jednej osoby, je dobré, aby ste tento návrh rozoslali pred tým, než požiadate o ich podpisy. Povedzte im, že vítáte ich vstupy a posielajte koncept elektronickou poštou alebo navštívte každú osobu individuálne. Keď všetci súhlasia s obsahom a doručením listovej správy, pripravte finálnu verziu a dajte všetkým vedieť, že ju osobne rozošlete pre svoje podpisy.
