Splatné účty sú kritickou časťou vašich finančných záznamov a môžu podliehať podvodu bez starostlivého zmierenia a dohľadu. Výkonné účtovné postupy, ktoré sú splatné, môžu zabezpečiť presnosť a aktuálnosť platieb. Najlepšie účtovné audítorské postupy umožňujú kombináciu denných kontrol, rutinných interných kontrol a postupov externého auditu.
Rutinné postupy
Splatné účty by mali byť vyrovnané denne, aby sa zosúladili platby so zaznamenanými položkami. Akékoľvek nezrovnalosti medzi celkovou zaplatenou sumou a zaznamenanou celkovou sumou je potrebné okamžite preskúmať a zosúladiť. Dohľad nad riadením každého jednotlivca zaplateného v účtoch by mal byť prísny a mal by zahŕňať rutinné monitorovanie činností. Manažéri by mali byť vyškolení, aby sa starali o akékoľvek prípady zneužitia zodpovednosti zamestnancov.
Postupy odhlásenia, ktoré pomáhajú vytvoriť audit trail, by mali byť prijaté. Tieto odpisy by mali zahŕňať prehľad riadenia denných zosúladení, mesačné správy o nezrovnalostiach a individuálne odpisy pre veľké transakcie, aby sa zabezpečilo, že všetky informácie sú správne.
Vnútorné ovládacie prvky
Vnútorné kontroly platieb by mali obsahovať požiadavky na podpis podľa výšky platby. Zvážte implementáciu viacerých úrovní podpisových požiadaviek. Môžete napríklad vyžadovať podpis správcu účtovníctva pre položky s hodnotou vyššou ako 5 000 USD, výkonné odhlásenie pre položky s viac ako 10 000 EUR a požiadavku dvojitého podpisu pre platby vo výške viac ako 25 000 EUR. Zhodte požiadavky na podpis s celkovými príjmami a citlivosťou vašej firmy na podvody s maximálnymi výhodami.
Zaviesť rutinné kontrolné postupy pre splatné účty. Zahrňte kontroly jednotlivých platieb na mieste s cieľom zabezpečiť presnosť. Preskúmajte napríklad päť záväzkov každý deň a skontrolujte informácie o výške platby a príjemcovi platby a uistite sa, že účtovné záznamy boli správne vyplnené.
V priebehu uzatvárania účtovných závierok na konci mesiaca alebo finančného obdobia zahrňte postupy odpisovania všetkých prác súvisiacich s účtom, vrátane sumárnych súhrnov a zúčtovania účtov. Navyše udržiavajte bežnú správu, ktorá sleduje výšku platieb z spracovania účtov. Ak sa úrovne platieb náhle zvýšia alebo znížia, automatické vyšetrenie príčin môže vyvolať potenciálne problémy.
Externé audity
Väčšina externých auditov zahŕňa účty splatné ako oblasť testovania. Externé audity by mali mať podrobný výkaz splatný výpis a sledovať súčty z podrobností prostredníctvom všetkých účtovných záznamov do súhrnnej sumy a mali by zahŕňať výbery z bank. Vybrané položky by sa mali vybrať pre hĺbkové testovanie. Ak chcete overiť príjem platby, mali by ste kontaktovať príjemcov. Okrem toho by sa mali overiť rutinné zosúladenia s cieľom presnosti a logického spracovania. Akékoľvek zosúladenia s veľkými rozdielmi by sa mali úplne preskúmať.
Externé audity by mali testovať nezaznamenané záväzky. Zvážte výber všetkých faktúr pres stanovenú hranicu a náhodný výber bežných faktúr na hĺbkovú kontrolu. Pozrite sa na záznamy o výdavkoch, kredity za vrátenie, prijaté, ale neúčtované tovary a všetky účty špecifické pre faktúry. Uistite sa, že každá faktúra je správne zaznamenaná v správnom časovom intervale. Skontrolujte účet, aby ste zistili, či bol zaznamenaný ako záväzok, alebo či bol z časového obdobia riadne vylúčený.
