Bez ohľadu na to, či začínate call centrum, poisťovňu alebo iný druh podnikania, vaše oddelenie front office je pravdepodobne prvým dojmom, ktorý Vaši zákazníci a klienti získajú od vašej spoločnosti. Oddelenia front office obvykle podporujú obchodné oddelenie a ďalšie oddelenia v spoločnosti. Veľkosť oddelenia sa môže pohybovať od dvoch ľudí až po celý tím ľudí. Bezproblémové riadenie kancelárie môže pomôcť zvyšovať efektívnosť spoločnosti.
Uveďte povinnosti, ktoré musia splniť úrady front office. Rozdeliť zoznam do denných, týždenných a mesačných povinností. Zahrňte akúkoľvek pomoc, ktorú očakávate, že toto oddelenie ponúkne iným oddeleniam.
Zoskupte podobné povinnosti v inom zozname. To vám pomôže určiť, koľko pozícií musí byť pre každú skupinu povinností. Napríklad, odpovedanie na telefóny, otvorenie pošty a pozdrav zákazníkov alebo klientov môže byť jedna skupina, ktorá by bola typicky recepčná. Zadaním faktúr a zaplatením týchto faktúr by bola ďalšou skupinou ciel, ktorá by bola platobnou pozíciou.
Zapíšte si typ ľudí, ktorých chcete zastupovať v kancelárii. Chcete napríklad mladé, bublinové osobnosti alebo profesionálne vyhradené osobnosti? Chcete mať ľudí s určitým množstvom skúseností alebo vzdelaním? Získaním týchto informácií budete mať lepšiu predstavu o tom, čo hľadáte pri písaní reklám o otvorení zamestnania a rozhovorov s potenciálnymi zamestnancami.
