Dokonca aj keď ste boli len krátko vo svojej práci, viete, že udržiavanie dôkladných záznamov, hodnotenie súčasných nákupných praktík, hľadanie nových vzťahov s dodávateľmi a zabezpečenie efektívneho návrhu vašich systémov prevádzky sú kľúčom k organizovanému nákupnému oddeleniu, Či ste práve priniesli transformáciu existujúcej divízie z chaotického na organizovanú, alebo len chcete byť istí, že všetko sa pohybuje efektívne s niekoľkými chybami, tento článok vás môže nasmerovať správnym smerom.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
počítačový
-
softvér
-
Zakúpenie dokumentov
-
Príručka politiky
-
Overená prevádzka skladovania / zásob
-
Bezpečnostný systém (voliteľný)
Začnite auditovať súbory nákupných oddelení a metódy na hodnotenie súčasného systému. Postupujte podľa položiek objednaných pre zamestnancov alebo oddelenia a overte výkon autorizovaných dodávateľov. Navštívte vedúce oddelenia a diskutujte o ich predchádzajúcich nákupných skúsenostiach Získajte spätnú väzbu o tom, ako zlepšiť metódy spracovania, sledovania a plnenia oddelenia.
Získajte povolenie na vypracovanie manuálu pre nové oddelenia nákupných oddelení na základe spätnej väzby od vedúcich oddelení, ak neexistuje žiadny sprievodca alebo sa zistí, že aktuálna verzia nefunguje. Napíšte, upravujte a rozošlejte návrhy príslušným rozhodujúcim. Posielajte kópie publikácie manažérom, aby mali referenčné miesto pre budúce žiadosti o nákup.
Dokumenty auditu, ktoré vaša spoločnosť zamestnáva na vykonávanie nákupných operácií. Preskúmajte jazyk nákupných objednávok, overte dokumentáciu a formuláre svojej spoločnosti, zhodnoťte žiadosť o dodávku a ďalšie papierovanie. V prípade potreby vykonajte zmeny, aby sa zvýšila bezpečnosť a efektívnosť pri dodávaní objednaných položiek.
Preskúmajte a analyzujte inventár spoločnosti, ktorý je v súčasnosti skladovaný na mieste alebo mimo neho. Overte všetky zásoby v porovnaní s existujúcou dokumentáciou. Prekračovanie vlajok a nedostatok položiek, ktoré sú v neustálom dopyte, ako napríklad kancelárske potreby. Vyhodnoťte spôsob, akým sú nákupy odložené a získané odberateľmi a baliareňmi. Vylepšujte spôsob, akým sú uskladnené, aby ste znížili neefektívnosť.
Vyhodnoťte súčasné uskladňovacie, vychystávacie a baliace operácie - najmä v prípade, že nedbalosť spôsobila krádež, nezaznamenali zásoby a oneskorené dodávky pracovníkov včas. Preskúmajte múdrosť inštalácie bezpečnostného systému, ak nie je už zavedený, aby slúžil ako odstrašujúci prostriedok proti kriminalite v oblastiach skladovania.
Zaviesť program kontroly kvality tak, aby odberatelia, baliareň, účtovníctvo a nákup dostali kritické informácie o dodávkach zásielok v rovnakom čase; najmä preto, že sa tieto informácie týkajú spätných objednávok, pracovných úderov, chybného alebo poškodeného tovaru - neočakávanej okolnosti, ktorá môže ovplyvniť prijatie a vyplatenie materiálov, ktoré prichádzajú prostredníctvom oddelenia nákupu.
Informujte sa o trendoch v priemysle, aby ste sa naučili nové techniky na organizovanie nákupných oddelení. Vytvorte správu o priebežnom pokuse, aby ste mohli metodicky aktualizovať správu o stave položiek, ktoré umiestňujú na objednávku, takže nebudete tráviť polovicu svojho dňa odpovedať na tú istú otázku: "Kedy môžem očakávať, že dostanem poznámkové bloky, ktoré som objednal v júly?"
