Nie každý zamestnanec spĺňa očakávania. Ak k tomu dôjde, musíte napísať disciplinárny list alebo písomne formálne ukončiť osobu. Niektorí zamestnanci sa môžu dostať tak ďaleko od vašich očakávaní, že sa rozhneváte, ale stále musíte napísať disciplinárny list profesionálnym tónom, pretože list je záznamom spoločnosti a váš spôsob sa odráža na spoločnosti. Neprispievajte k nedostatku profesionality zamestnanca tým, že sami neprofesionálne konáte.
Zadajte dátum. Preskočte riadok a zadajte meno zamestnanca a jej domovskú adresu na samostatných linkách. Preskočte ďalší riadok a napíšte "Vážený pán / manželka (priezvisko)", za ktorým nasleduje dvojbodka. Dokonca aj v prípade, ak ste so zamestnancom na základe priezviska, musíte vyvinúť ďalšie úsilie, aby ste boli profesionáli v situácii, keď zamestnanec vyžaduje disciplínu. Použitie priezviska vám tiež pomôže vytvoriť vzdialenosť, čo je užitočné, keď je správa negatívna.
Začínajte listom tým, že vysvetlíte zamestnancovi, že jeho výkon v práci nevyhovuje očakávaniam, a potom podrobne popísať problémy s jeho výkonom profesionálnym a nezdravým spôsobom. Ak je to vhodné, uveďte dátumy a časy hlavných udalostí, ako napríklad oneskorenie alebo nehody. Pozrite sa na akékoľvek konkrétne pravidlá, ktoré zamestnanec porušil.
Vysvetlite, čo sa bude diať ďalej. Ak odmeňujete zamestnanca, vysvetlite, že toto je jej prvé upozornenie a že následné trestné činy si zaslúžia ďalšie varovania s vážnejšími dôsledkami, ako je pozastavenie alebo streľba. Ak ukončíte zamestnanca, uveďte termín ukončenia a ďalšie informácie, ktoré bude potrebovať, napríklad keď očakávate, že uvoľní svoju pracovnú miestnosť.
Uveďte kontaktné informácie v prípade akýchkoľvek otázok a načrtnite odvolací proces, ak ho máte. Ďakujte zamestnancovi za jeho spoluprácu a ak je to vhodné, povedzte mu, že mu budete v budúcnosti dobre žiadať.
Zatvorte písmeno napísaním "S pozdravom" a preskočte tri riadkové medzery. Zadajte svoje meno. Vytlačte list na hlavičkovom papieri spoločnosti a podpíšte svoje meno nad napísané meno.
