V roku 1993 zákon o rodinnej zdravotnej dovolenke chráni pracovné miesta určitých zamestnancov, ktorí musia čerpať neplatené dovolenky na starostlivosť o novorodenca alebo adoptované dieťa alebo vážne chorého člena rodiny. FMLA tiež chráni pracovné miesta zamestnancov, ktorí sú sami vážne chorí alebo zranení, a musia mať možnosť nechať sa zotaviť. Lekársky charakter väčšiny požiadaviek FMLA spúšťa problémy týkajúce sa ochrany súkromia a dôvernosti, ktoré zamestnávatelia musia mať na pamäti.
Komunikácia lekárskych informácií
Niektoré lekárske informácie nemôžu byť úplne dôverné. Aby FMLA mohla byť schválená, napríklad musí zamestnávateľ prehodnotiť odporúčanie lekára na základe vážneho zdravotného stavu. Oddelenie práce odporúča použiť štandardný formulár pre odporúčania lekára pre FMLA. Formulár umožňuje lekárovi poskytnúť podrobnosti o stave vrátane požadovanej dĺžky dovolenky. Formulár je k dispozícii online na webovej stránke ministerstva práce.
Prístup k lekárskym informáciám
Prístup k lekárskym záznamom upravuje zákon o zdravotnej informovanosti a zodpovednosti. Zákon prísne upravuje, kto má prístup k lekárskym informáciám, z ktorých možno určiť totožnosť jednotlivca. HIPAA je vyvážená s cieľom poskytovať zdravotníckym pracovníkom informácie, ktoré im umožňujú vykonávať svoju prácu, a za iných okolností, ako sú požiadavky FMLA. Zákon však vyžaduje, aby prístup k zdravotnej dokumentácii bol veľmi obmedzený. Ako zamestnávateľ, ktorý podlieha FMLA, musíte obmedziť prístup k týmto lekárskym záznamom iba na určených zamestnancov, ktorí absolútne musia mať prístup z dobrých obchodných dôvodov.
Uchovávanie lekárskych informácií
Ako zamestnávateľ musíte chrániť lekárske informácie pre zamestnancov od tých, ktorí nie sú určení na prístup k nim. Všetky zdravotné záznamy by mali byť uložené oddelene od osobných záznamov. Lekárske súbory týkajúce sa požiadaviek FMLA by sa mali uchovávať v uzamykateľných schránkach, ku ktorým majú prístup len určení zamestnanci. Pri faxovaní a fotokopírovaní lekárskych informácií o zamestnancoch by mali byť vytvorené a prísne dodržiavané protokoly na zabezpečenie súkromia zamestnancov. Napríklad, ak lekársky údajový formulár náhodne zanechal v kopírovacom stroji a potom ho videli neoprávnené osoby, vaša spoločnosť je zodpovedná za porušenie súkromia, nie za chýbajúceho zamestnanca.
Obavy zamestnávateľa
Často v situáciách FMLA zamestnávatelia potrebujú prístup k niektorým zdravotným záznamom svojich zamestnancov. HIPAA zabezpečuje, aby zamestnanci písomne schválili zamestnávateľov na prístup k záznamom týkajúcim sa podmienok, na ktoré sa požaduje odchod FMLA bez toho, aby poskytli všeobecné oprávnenie na prístup ku všetkým zdravotným záznamom. Zamestnávatelia môžu požiadať o druhé stanovisko na základe odporúčania lekára pre FMLA a môžu tiež kontaktovať lekára priamo a diskutovať o stave. Takéto diskusie musí byť povolené aj zamestnancom. Zamestnanci hľadajúci FMLA musia poskytnúť primeranú dokumentáciu, a preto s najväčšou pravdepodobnosťou udelia tieto oprávnenia.
