Kontrola signatárov alebo kontrola podpisov sú osoby oprávnené podpisovať šeky pre firmy, spoločnosti a korporácie. Zodpovedajú za to, že kontroly predložené na podpis sú legitímne a pripravené podľa účtovných postupov ich organizácií. V závislosti od štruktúry ich organizácií môžu byť signatári vlastníkmi podnikov, účtovnými dozorcami alebo podnikovými úradníkmi. Hoci veľké spoločnosti môžu pripraviť šeky s vytlačenými podpismi, kontroly väčších ako stanovená suma môžu vyžadovať "živý" podpis alebo viacnásobné podpisy.
Podpisové kontroly: Uvedenie vášho mena na líniu
Skontrolujte, či signatári sú zodpovední za overenie toho, že každá kontrola, ktorú podpíšu, je riadne pripravená a predstavuje legitímne obchodné náklady. Signatári môžu byť zodpovední alebo podliehajú vyšetrovaniu trestného činu pri podpisovaní ilegálnych alebo nezákonných šekov. Pri podpise obchodných šekov zvážte každú kontrolu, ktorú podpíšu, ako keby bola vaša vlastná. Opýtajte sa otázky, ak máte obavy z akejkoľvek kontroly, ktorú ste požiadali o podpísanie. Postupujte podľa postupov organizácie na hlásenie podozrení na podvod.
Podnikové šeky 101
Obchodné organizácie môžu používať jeden prevádzkový účet alebo použiť viac účtov na rôzne druhy výdavkov. Kontrola signatárov pre firmu, ktorá využíva viacero účtov, je zodpovedná za vedenie účtov, ktoré sa používajú na úhradu špecifických nákladov. Príklady účtov zahŕňajú všeobecný účet pre všeobecné prevádzkové výdavky, mzdové účty, escrow účty na držanie finančných prostriedkov klientov a účty používané na marketing a reklamu. Hoci môže byť od účtovného nadriadeného vyžadované, aby overil, či sa používajú správne účty, podpisovanie obchodných šekov predstavuje schválenie každej podpísanej šeky.
Overenie kontroly príjemcov a čiastok
Nepodpisujte prázdne kontroly; ak sú stratené alebo ukradnuté, mohli by ste byť zodpovední. Prezrite si každú kontrolu, ktorú podpisujete na overenie príjemcu platby a sumu, ktorú ste zaplatili. Ak nie ste oboznámení s príjemcom, vyžiadajte si dokumentáciu na zálohovanie platby. Platby pre predajcov by mali byť sprevádzané originálnymi faktúrami. Pripočítajte zapísanú čiastku k číselnej hodnote zobrazenej pri každej kontrole. Overte, či výška každej kontroly patrí do podpisujúcej autority.
Predchádzanie podvodom a účtovné problémy
Kontrola signatárov musí vedieť a dodržiavať účtovné postupy spoločnosti. Zodpovedajú za neoprávnené vystavenie kontrol. Spýtajte sa na otázky, ak nie ste spokojný so žiadnym aspektom kontroly predloženej na podpis. Neohrozujte podpisovanie kontroly, ktorá môže byť neskôr spochybnená alebo zistená ako podvodná. Ak sa podozrivé kontroly predložia na podpis, konzultujte s kolegami a / alebo nadriadenými. Vedenie záznamov podpísaných šekov a zistenie akýchkoľvek problémov s kontrolami predloženými na podpis a následnými opatreniami môže pomôcť vylúčiť vás z účasti na údajnej trestnej činnosti.
