Hotovosť je najlikvidnejším majetkom spoločnosti. Je to dôležité pre platenie účtov a využívanie finančných príležitostí. Spoločnosti prijímajú hotovosť z rôznych zdrojov vrátane platieb od zákazníkov, dividendy z investícií a predaja zariadení a dodávok z mnohých iných zdrojov. V hotovostných účtoch väčšiny spoločností dochádza v priebehu účtovného obdobia k mnohým transakciám Zaznamenávajú podrobné informácie o týchto transakciách v účtovnej knihe.
Vedľajšia kniha
Spoločnosti používajú hlavnú účtovnú knihu aj vedľajšie účtovné knihy na sledovanie finančných transakcií spoločnosti. Hlavná kniha obsahuje informácie o účte pre každý účet, ktorý spoločnosť používa. Vedľajšie účtovné knihy poskytujú podrobné informácie o konkrétnych účtoch. Kalkulácia hotovosti predstavuje jeden druh dcérskej knihy. Kalkulácia hotovosti zaznamenáva podrobné informácie o oddelených účtoch v hotovosti. Tieto účty môžu byť rozdelené na základe jednotlivých bankových účtov alebo na základe jednotlivých miest.
Účet-Specific
Niektoré spoločnosti vedú niekoľko bankových účtov. Každý bankový účet môže byť použitý na riadenie špecifických funkcií v rámci spoločnosti. Mnohé spoločnosti napríklad používajú jeden bankový účet výlučne na výplatu miezd, vydávajú z neho všetky mzdové položky a pravidelne ukladajú dostatočné finančné prostriedky na pokrytie všetkých vydaných položiek. Pokladnica vedie samostatný zoznam transakcií a bežný zostatok na každom jednotlivom bankovom účte. Vždy, keď spoločnosť vystaví platbu - alebo zloží vklad - do konkrétneho účtu, zaznamená túto platbu na príslušnom účte účtovnej knihy.
Miesto-Specific
Niektoré spoločnosti vedú samostatné peňažné účty pre jednotlivé firmy. Každý hotovostný účet sa používa na kontrolu konkrétnych hotovostných transakcií platných pre konkrétne miesto. Pokladnica vedie samostatný zoznam transakcií a bežný zostatok pre každé miesto. Kedykoľvek miesto vydá platbu alebo zaznamená vklad, transakcia sa zaznamená do príslušného účtovnej knihy.
Zostatok hotovosti
Súčet všetkých zostatkov na účtoch účtovnej knihy sa musí rovnať celkovej hotovostnej bilancii zaznamenanej v hlavnej knihe spoločnosti. Koncom mesiaca spoločnosť preverí každý účet vedenia účtovníctva a zosúladí zostatok z účtu na zálohovú dokumentáciu, ktorá zahŕňa napríklad bankové výpisy, vkladové listy a zrušené šeky. Po zosúladení každého účtu hotovostného účtovníctva spoločnosť vyrovnáva zostatky všetkých hotovostných účtov a porovnáva túto sumu so základnou hotovostnou hotovostnou účtovnou závierkou. Akékoľvek nezrovnalosti musia byť preskúmané.
