Systém inventarizácie je dôležitý pre kontrolu nákupných nákladov a splnenie cieľov zákazníckych služieb. Zatiaľ čo elektronický program riadenia zásob je užitočným nástrojom správy, kľúč k dobrému systému spočíva v sile postupov, ktoré vytvoríte. Niektoré z najdôležitejších prvkov v dobre rozvinutom systéme sú popisy položiek, systém číslovania, štandardné merné jednotky a presné označovanie položiek.
Popisy a čísla položiek
Vytvorte zoznam skladových zásob, ktorý obsahuje opis a unikátne štvormiestne znakové číslo pre každú položku. Najlepšou praxou pri vytváraní popisu je začať s podstatným menom a potom používať prídavné mená v zostupnom poradí dôležitosti pre opis položky. Opisy ako "šálka, káva, veľká, hnedá", "pohár, káva, stredná, biela" a "pohár, káva, malé, biele" sú niektoré príklady. Čísla položiek by mali jednoducho identifikovať, nie opisovať položku. Môžete však zahrnúť niekoľko písmen z popisu na začiatku čísla vašej položky, aby ste vyhľadávali položky jednoduchšie. Môžete napríklad použiť číslo "CUC101" na identifikáciu šálky kávy a číslo "CUS101" na identifikáciu sódy.
Rozhodnite sa o štandardných jednotkách merania
Vytvorte zoznam schválených merných jednotiek, aby ste objasnili zoznamy výberov a prehľadov zásob. Pre väčšinu firiem sú predvolené opatrenia jednotky, v ktorých obvykle zakúpite položku. Spoločné jednotky sú skratky pre pojmy ako každý kus, kus, noha, libry alebo galóny. Usmernenia o najlepších postupoch vám odporúčajú vybrať jednu skratku a dôsledne ju aplikovať ako pravopis, tak vzhľad.
Vytvorte názvy umiestnení
Priradené lokality vám uľahčia nájsť položky v akomkoľvek skladovacom priestore alebo sklade, bez ohľadu na to, aká veľká je. Ak ukladáte predmety vo viacerých miestach, uveďte každému umiestneniu názov alebo kódové číslo, napríklad "M" pre hlavný sklad a "S" pre nadbytočné skladovanie. Potom rozdeľte miestnosť na sekcie a dajte každému jedinečný názov. Oddiely môžu napríklad zodpovedať číslu uličiek alebo bin. Vykonajte túto úlohu identifikáciou polôh políc pre konkrétne položky inventára. Spoločnosť Clearly Inventory Company odporúča používať systém číslovania, v ktorom najnižší počet zodpovedá najvyššiemu poli a smeruje k podlahe. Napríklad označenie ako "M-2-4" vám povie, že položka sa nachádza na štvrtej poličke v uličke 2 hlavného skladu.
Označiť a uložiť inventár
Vytvorte štítok pre každú položku inventára, ktorá zodpovedá zoznamu skladov, ktorý ste vytvorili. Pri inventarizácii, ukladaní a zadávaní údajov o položkách, meracích jednotkách a informáciách o polohe vykonajte inventarizačnú databázu. Vytlačiť a prijímať dokumenty z databázy a použiť ich na aktualizáciu databázy a vytváranie prehľadov inventára.
