Jazda na stádach v inventároch je jednou z najnáročnejších vecí pre podnikanie. Z operačnej stránky vecí budete vždy chcieť vedieť, koľko produktu je k dispozícii na predaj a kedy získať viac. Vaši účtovníci budú potrebovať aj presné zásoby, aby mohli vaše knihy udržiavať v poriadku a poskytnúť vám informácie, ktoré potrebujete na prijímanie obchodných rozhodnutí. Vo väčšine, ale nie vo všetkých prípadoch budete pravdepodobne chcieť to urobiť prostredníctvom stáleho inventárneho systému.
Periodický inventárny systém
Existujú dva spôsoby, ako zvládnuť kontrolu inventára. Jedným z nich je to, čo sa nazýva periodický inventárny systém, čo znamená, že na konci daného obdobia - mesiac, štvrťrok, rok alebo čokoľvek, čo vo vašej situácii funguje - zatvárate dvere a fyzicky započítajte akýkoľvek inventár, ktorý máte k dispozícii, Na účtovné účely budete tento čas zavoláte do záverečného inventára. Váš predchádzajúci počet inventárov bol počiatočný inventár za toto obdobie. Pridajte všetky svoje nákupy do počiatočného inventára, odpočítajte všetky tržby av ideálnom svete, výsledok bude veľmi podobný vašim záverečným inventárom. Samozrejme, že nežijeme v ideálnom svete av praxi čím dlhšie idete medzi zásobami, tým viac nezrovnalostí sa bude plazovať. Podľa pravidelného inventárneho systému je množstvo zásob len presné ihneď po ich započítaní, čo je hlavnou nevýhodou.
Systém priebežného inventára
Trvalý inventárny systém vyžaduje oveľa viac nastavenia, ale akonáhle je na mieste, je oveľa jednoduchšie pracovať. Každý kus inventára, ktorý vlastníte, je vložený do vášho počítačového systému, keď je zakúpený. Keď sa dostane z inventára, keď sa predá alebo vyčerpá, automaticky sa odpočíta z inventára v počítači vo vašom počítačovom systéme. Ak sa váš obchodný model točí okolo toho, čo viete, čo máte a kedy budete potrebovať viac, čo sa týka takmer každej firmy, používanie metódy neustáleho inventára ponúka veľa výhod.
Periodické verzus trvalý inventár
Aký prístup použijete na správu inventára závisí od vašej situácie. Ak ste spokojní s fungovaním na základe "mamy a popu", udržaním vašej firmy malú a váš inventár nízky, pravidelný inventárny systém môže byť všetko, čo potrebujete. Nastavenie je minimálne a inventár môžete započítať tak často, ako si myslíte, že je to potrebné. Ak vaše plány pre vašu spoločnosť zahŕňajú dostatok rastu, budete chcieť implementovať metódu priebežného inventára pri najbližšej príležitosti, ideálne od prvého dňa.
Nevýhodou je, že metóda priebežného inventára je zložitá a vyžaduje si významné investície do počítačov, softvéru a odborných znalostí. Ak používate obmedzený rozpočet, čo je často prípad začínajúcich podnikov, táto počiatočná investícia môže byť väčšia, ako môžete pohodlne spravovať. Niekedy budete musieť vyriešiť systém inventarizácie a účtovníctva, ktorý v krátkodobom horizonte prináša základnú správu neustáleho zásobovania, ale môže sa zvýšiť na plnohodnotnejšiu ponuku, pretože vaše podnikanie a príjmy rastú.
Nie je to dokonalé
Celý bod trvalého inventárneho systému spočíva v tom, že vždy budete mať presný, aktuálny pocet toho, ktoré položky sú na dosah ruky. To je v podstate pravda, ale v skutočnom svete je vždy medzi teóriou a praxou medzera. Produkt stratíte, aby sa poškodil a odcudzil; dodávatelia vám faktúrujú nesprávne, obdržíte objednávky, ktoré sú viac alebo menej krátkymi, počet zamestnancov predaja bude nepravidelne vyzváňaný v predaji alebo v refundácii atď. Dobrá prax v oblasti výcviku, bezpečnosti a spravovania inventára môže pomôcť udržať toto minimum, ale stále budete musieť vykonať skutočný počet tak často, aby ste overili čísla, s ktorými pracujete.
Môžete sa rozhodnúť vykonať úplnú fyzickú inventúru aspoň raz ročne, alebo sa môžete rozhodnúť pre prebiehajúce "počty cyklov". To jednoducho znamená, že si vyberiete niektoré časti inventára, aby ste sa pravidelne započítavali pri hľadaní nezrovnalostí. Môžete sa sústrediť iba na položky s najvyššou alebo najvyššou hlasitosťou, pretože s najväčšou pravdepodobnosťou vám spôsobia problémy, alebo môžete po celý rok počítat celý svoj inventár trochu naraz a upraviť inventár, keď zistíte chyby,
Neustály inventár v maloobchodných / veľkoobchodných prostrediach
Najlepším príkladom pre systémy trvalého inventára je maloobchod. Keď váš zákazník prináša produkt na pult, zavoláte ho pomocou nejakej formy skenera, alebo manuálne zadaním čísla dielca. Skenovanie je lepšie, kedykoľvek je to možné, pretože znižuje príležitosť na chyby. Akonáhle je predaj dokončený, váš systém zníži dostupný inventár po ruke, aby sa umožnilo to, čo vychádzajú z dverí v ruke zákazníka.
Ak jeden z vašich ďalších predajcov vyhľadá tento produkt z počítača v inom oddelení, novo zrevidovaný celok je to, čo sa zobrazí na obrazovke. Váš systém vás tiež môže vyzvať, aby ste si objednali viac, keď sa zásoby dostanú na nízku hodnotu, alebo dokonca objednávku zadajte automaticky. Najlepšie systémy sledujú zľavy vašich dodávateľov a minimálne objednávky, takže ich môžete nastaviť tak, aby si neobjednávali 950 kusov, ak je zľava na 1000. Veľkoobchodníci pracujú rovnakým spôsobom, s výnimkou, že kupujú od výrobcov a distribútorov a predávajú maloobchodníkom.
Neuveriteľný inventár v výrobných / výrobných prostrediach
Ak ste v obchode s výrobou výrobkov, skôr než ich len predávate, budete používať trvalý inventárny systém trochu inak. V tomto prípade sú položky vo vašom inventári suroviny alebo podzostavy a nakoniec sa stanú hotovými výrobkami. Budete tiež musieť sledovať svoje suroviny, zatiaľ čo oni sú na ceste k tomu, aby sa stali hotovým tovarom, ktorý môže trvať len o málo sekundu alebo dva, alebo dlhšie ako niekoľko rokov v závislosti od produktu. V tomto štádiu sú považované za prácu v procese. S účinným systémom priebežného inventára by ste nikdy nemali vyčerpať suroviny a budete vedieť, koľko hotových výrobkov máte k dispozícii na predaj. Čo je ešte dôležitejšie, budete tiež vedieť, aké sú vaše výrobné náklady, aj keď vaše materiály sa menia v nákladoch.
Účtovníctvo LIFO a FIFO
Váš fyzický manažment zásob by mal vždy zaistiť, aby sa najprv predal najstarší výrobok na Vašich regáloch, aj keď to nie je zvlášť podliehať skaze. Balenie sa časom stráca, boxy sa poškodia a dokonca aj ocelové nechty budú nakoniec rez. Na večné účtovné účely sa však môžete rozhodnúť, či považujete každý kus inventára za najstaršiu alebo za najnovšiu. Tieto systémy sa nazývajú first-in-first-out a last-in-first-out, alebo FIFO a LIFO skrátka.Ak ceny stúpajú, najstarší produkt bude vždy najlacnejší a najnovší produkt bude vždy najdrahší. Ak ceny klesajú, opak je pravdou. To má dôležité dôsledky na to, ako účtujete svoje náklady.
LIFO, FIFO a COGS
Predpokladajme, že pre najdôležitejšiu položku vo vašom inventári ste nakúpili za 85 dolárov, najnovšie vám stojí 95 dolárov a predávate za 110 dolárov. Ak pracujete na základe FIFO, váš zisk je 110 dolárov mínus 85 dolárov náklady alebo 25 dolárov. Ak pracujete na základe nástroja LIFO, pri rovnakom predaji budete počítať len zisk 15 USD. Ak je vaším cieľom nahlasovať najvyššie možné zisky, možno zapôsobiť na potenciálnych investorov alebo ich ovplyvniť, môže byť pre vás výhodné použiť metódu FIFO. Ak chcete zachovať zaznamenané zisky pod kontrolou, aby ste minimalizovali daňový poplatok, metóda LIFO by mohla mať v tejto hypotetickej situácii väčší zmysel. Môžete použiť ktorúkoľvek z metód, ak ste konzistentní. Pokiaľ ide o sledovanie skutočných nákladov na tovar predávaný v maloobchode alebo výrobných nákladov vo výrobe, môžete sa rozhodnúť pre metódu váženého priemeru, ktorá sleduje vaše skutočné náklady, keď ide hore a dole.
