Či už objednávate tovar, žiadate o pozíciu, požadujete finančné prostriedky, vyjadrujete uznanie alebo sťažujete sa, vždy, keď sa zaoberáte organizáciou, musíte napísať obchodný list. Mali by ste dodržiavať zavedené postupy a obsahovať potrebné komponenty v každom písanom liste. Začnite s listom hlavičkového papiera, ktorý obsahuje adresu vašej organizácie. Môžete tiež vytvoriť vlastnú osobnú hlavičku, ktorá obsahuje vaše celé meno, adresu, poštové smerovacie číslo, telefónne číslo a e-mailovú adresu.
dátum
Ponechajte aspoň jeden prázdny riadok medzi hlavičkou alebo hlavičkou a dátumom. Použite americký formát dátumu, napríklad 23. mája 2011, keď píšete organizáciám v rámci Spojených štátov. Nepoužívajte indexy, ako napr. Môžete buď vľavo ospravedlniť dátum alebo kartu do stredového bodu a zadajte dátum.
Vnútorná adresa
Vnútorná adresa alebo adresa príjemcu začína jeden palec (tri prázdne riadky) pod daným dátumom. Vždy je opodstatnené. Dvojitá kontrola pravopisu mena príjemcu a poštovej adresy. Zahrňte osobný názov, napríklad pán, pani, doktorka, slečna alebo slečna a obchodný názov, napríklad marketingový riaditeľ. Ak si nie ste istí, či máte titul, spojte sa s recepciou v organizácii.
pozdravenie
Po vnútornej adrese nechajte prázdny riadok. Ak poznáte príjemcu, môžete použiť jej krstné meno, napríklad Drahú Máriu. V ostatných prípadoch použite jej osobný titul a priezvisko, napríklad: Vážená pani Johnsonová. Ak máte pochybnosti o pohlaví príjemcu, použite celé meno. Môžete po posolstve uviesť čiarku alebo dvojbodku alebo vynechať interpunkciu.
telo
Nechajte prázdnu čiaru po pozdravení. Jednotlivé medzery a vľavo odôvodňujú odseky v texte písmena. Väčšina písmen obsahuje aspoň tri odseky. V prvom odseku uveďte účel tohto listu. Ak odpovedáte na inzerát, zadajte názov pozície a identifikujte jeho zdroj. Môžete napríklad napísať: "Funkcia marketingového riaditeľa inzerovaného online presne opisuje moje zručnosti a schopnosti."
Druhý a tretí odsek obsahujú konkrétne podrobnosti, ktoré podporujú tento účel. Ak napríklad sťažujete na produkt alebo službu, uveďte dátum zakúpenia, číslo faktúry a dôvod vašej nespokojnosti.
Použite posledný odsek na zopakovanie účelu a očakávanej odpovede. Napríklad, píšte "Prosím, kontaktujte ma osobne, ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky týkajúce sa našej novej produktovej rady. Teším sa na službu vašej obchodnej korešpondencie potrieb pre mnoho ďalších rokov." Nechajte prázdne čiaru medzi jednotlivými odsekmi.
záverečný
Ponechajte prázdny riadok po poslednom odseku písmena. Uzavrite list s príslušným doplnkovým uzáverom, akým je S pozdravom, Vašim alebo resp. Ak hviezdicu alebo čiarku nasledoval pozvánku, po zatvorení vložte čiarku. Pre podpis nechajte tri až štyri prázdne riadky. Ukončite svojim podpisom a názvom, napríklad John Stewart, manažér predaja.
