Písanie pre obchodné publikum nie je to isté ako písanie listu priateľovi. Účel listu je iný - vo všeobecnosti budete odovzdávať konkrétne informácie alebo požiadate niekoho o vykonanie konkrétnej akcie - a existujú určité očakávania týkajúce sa formátovania a štýlu. Často obchodný list bude prvým dojmom, ktorý na niekoho urobíte, takže je dôležité, aby ste to spravili správne.
Čo je obchodný list?
Obchodným listom je akýkoľvek list, ktorý organizácia odošle inej organizácii, alebo korešpondenciu medzi organizáciou a jej zákazníkmi, dodávateľmi a inými stranami. List, ktorý napíšete ako súčasť vašej práce, sa kvalifikuje ako obchodný list, ale akýkoľvek list, ktorý pošlete podnikateľovi, organizácii, komunite alebo osobe v profesionálnom kontexte, tiež spadá do tejto kategórie. Primárny test je obsahom: bude váš príjemca mať záujem o to, čo píšete, pokiaľ ovplyvňuje ich pracovný život? Ak áno, váš list bude kvalifikovaný ako obchodný list.
Prečo by ste potrebovali napísať obchodný list
Firmy píšu zákazníkom, klientom, dodávateľom a zainteresovaným stranám, aby poskytli dôležité informácie. Napríklad si môžu objednať tovar od výrobcu, aktualizovať zákazníka o stave objednávky, popísať významné zmeny v podmienkach spoločnosti, identifikovať vzniknutý problém alebo poskytnúť dobrú vôľu. Mnohé obchodné listy budú obsahovať výzvu na akciu, to znamená, že list požaduje konkrétne informácie alebo odpoveď od príjemcu.
Jednotlivci si vyberú formát obchodného listu, keď je potrebné písať jasným a profesionálnym spôsobom. Medzi príklady patrí žiadosť o zamestnanie, obnovenie sprievodného listu, sťažnosť, list o odstúpení, referenčný list, akceptovanie alebo odmietnutie formálneho zamestnania alebo žiadosť o informácie od podniku. Čo majú tieto listy spoločné, je očakávanie, že budete skôr stručnými a špecifickými než kreatívnymi alebo evokatívnymi vo svojom štýle písania.
Formáty pre obchodný list
Firmy v Spojených štátoch používajú jeden zo štyroch spoločných formátov písmen, ktoré sú uvedené nižšie. Z nich je štýl bloku najpopulárnejší.
Blokový formát písmen: S blokovým štýlom je celý text zarovnaný s ľavým okrajom. Štruktúrujete písmeno tak, aby textový riadok bol samostatný a odseky boli dvojité. Okraje majú zvyčajne štandardné rozlíšenie 1 palce, aj keď sa niektoré podniky menia tak, aby vyhovovali svojmu domácemu štýlu.
Formát písmen s pol blokom: Poloblok je totožný s formátom bloku, s výnimkou toho, že prvý riadok každého odseku je odsadený.
Alternatívny formát blokových písmen: Tento formát dôsledne sleduje formát bloku s tým, že na pravej strane stránky sa zobrazí dátum, bezplatné zavretie ("úprimne") a meno, názov a podpis spisovateľa. Pokiaľ nepoužívate hlavičkový papier, spätná adresa spisovateľa sa zobrazí aj vpravo.
Zjednodušený formát písmen: Ďalšia variácia blokového formátu, zjednodušený štýl vynecháva úvodný pozdrav ("Vážený pán Smith:"). Vyberte tento formát, ak nemáte meno príjemcu.
Ako adresovať príjemcov v obchodnom liste
Adresovanie obchodného listu jedinému príjemcovi je pomerne jednoduché. Stačí napísať meno a adresu príjemcu na vnútornom bloku adries na ľavej strane stránky. Otvorte svoj list s pozdravom: "Vážený pán / pani / pani priezvisko:" alebo "Vážený pán / pani:" Všimnite si dvojbodku na konci pozdravu - iba osobné písmeno používa čiarku tu; obchodný list vždy používa dvojbodku.
Je prijateľné napísať krstné meno osoby, ak ste s príjemcom na meno, napríklad ste sa stretli niekoľkokrát a osoba dobre poznáte. V tomto prípade by vaše pozdravenie čítalo: "Drahý Jozef:" Nedávajte však okamžite meno; považuje sa to za hrubé.
Ak chcete adresovať viac príjemcov v tom istom liste, vyberte jednu z nasledujúcich možností:
Kde príjemcovia pracujú na tom istom mieste: Napíšte názov, názov a (voliteľne) názov úlohy každého príjemcu, za ktorým nasleduje jedna adresa spoločnosti vo vnútornom bloku adries. V prípade pozdravu uveďte meno každého príjemcu v rovnakom poradí, ako sa uvádza na adrese.
Príklad:
Pani Sophia Proctor, generálna riaditeľka Pán Martyn Byrne, riaditeľ predaja Regan Coulson, marketingový manažér ABC Limited Mestská ulica Townsville, Kentucky 395494
Vážená pani Proctor, pán Byrne a Dr. Coulson:
Kde príjemcovia pracujú na rôznych adresách: Každý príjemca by mal dostať svoj vlastný list, takže budete musieť pripraviť viac kópií tej istej komunikácie. Použite kópiu anotácie s kópiou po ukončení - "cc:" - aby ste vymenovali mená ostatných príjemcov. Anotácia umožňuje každému príjemcovi poznať, kto sú ostatní príjemcovia.
Príklad:
Pani Sophia Proctor, generálna riaditeľka ABC Limited Mestská ulica Townsville, Kentucky 395494 Vážená pani Proctorová: Telo listu S pozdravom, Jane Doe Cc: pán Martyn Byrne, riaditeľ predaja, Dr. Regan Coulson, marketingový manažér
Keď je veľa príjemcov: Keď píšete mnohým príjemcom, ako sú členovia predstavenstva, je vhodné napísať jeden list a adresovať ho skupine ako celku. Pripomenutie by sa malo vzťahovať aj na telo ľudí, napríklad "Milé obchodné oddelenie" alebo "Milý komunitný kontaktný tím". Použite rozdelovací blok na konci písmena a uveďte zoznam jednotlivých členov skupiny, ktorí by si mali písmeno prečítať.
Príklad:
Predstavenstvo ABC Limited Mestská ulica Townsville, Kentucky 395494 Vážení členovia predstavenstva: Telo listu S pozdravom, Jane Doe distribúcia: Pani Sophia Proctor Pán Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Pani Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Pán Cohen Andersen
Rôzne časti obchodného listu
Či už používate formát bloku alebo iný štýl, váš obchodný list by mal obsahovať nasledujúce časti:
Hlavičkový papier alebo adresa návratu: Firmy zvyčajne používajú tlačený papier obsahujúci špeciálne navrhnuté logo alebo hlavičkový papier v hornej časti listu. Na hlavičke je uvedená adresa a kontaktné údaje organizácie. Ak nepoužívate hlavičkový papier, napíšte svoje meno a adresu v ľavom hornom rohu písmena. Je prijateľné, ale nie povinné, zahrnúť vaše telefónne číslo a e-mailovú adresu, ak by to bolo užitočné pre príjemcu.
dátum: Napíšte dátum vo formáte mesiaca a dňa bezprostredne pod spiatočnou adresou. Vzhľadom na to, že iné krajiny používajú formát deň-mesiac-rok, vyhnite sa zmätku tým, že prepíšu dátum v slove skôr ako vo forme čísel - "28.června 2018."
Vnútorná adresa: Napíšte meno príjemcu, názov spoločnosti, adresu a PSČ. V prípade potreby uveďte názov práce. Pri používaní štandardných kancelárskych kancelárskych potrieb vždy vyrovnávajte vnútornú adresu s ľavým okrajom. Ak to urobíte, znamená to, že adresa sa v okne obálky objaví po zložení na tri časti.
pozdravenie: Nezabudnite použiť dvojbodku po pozdravení, ako je popísané vyššie.
Subject line: Pridanie voliteľného predmetu riadku pomáha príjemcovi, aby pochopil, čo sa týka písmena rýchlo. Tu je príklad:
Vážený pán Phillips:
Žiadosť o pracovnú sadu pre prácu
telo: Toto je miesto, kde sa gumy stretávajú s cestou. Začnite s krátkym výpisom, ktorý opisuje, prečo píšete, nasledované sériou odsekov, ktoré načrtávajú problém. Udržujte list stručný. Pre väčšinu obchodných listov sú dva až päť odsekov ideálne.
Bezplatne blízko: Máte rôzne možnosti pre zaokrúhľovanie obchodného listu. Tu sú niektoré príklady:
- Naozaj,
- S pozdravom,
- S pozdravom,
- S úctou, Váš,
- srdečne
- Všetko najlepšie,
podpis: Vytlačte svoje meno a názov úlohy a ponechajte medzeru medzi zadaným menom a doplnkom. Vaše meno bude podpísané v tomto priestore.
Krabičky a kópie z uhlíka: Vložte kód cc: ak posielate kópie listu niekomu inému. Ak sú k listu priložené nejaké dokumenty, napíšte "Enclosure" alebo "Encl." pod podpisovým blokom.
Ako napísať telo obchodného listu
Bez ohľadu na účel vášho obchodného listu je dôležité, aby bolo telo písmena jasné a stručné. Pochopte, že váš príjemca je zaneprázdnený a je pravdepodobné, že ho prekoná. Štrukturovanie vášho listu v logických odsekoch - jedna myšlienka na odsek - tak, aby sa príjemca mohol rýchlo dostať do spodného riadku.
Stručné však znamená tupé; musíte sa snažiť o diplomatický a profesionálny tón. Zvážte dva príklady:
Po dôkladnom zvážení som sa rozhodol prijať pozíciu v inej spoločnosti. Budem pracovať v spoločnosti ABC.
Druhá verzia je stručná, ale je príliš priama a zbytočne krutá. Môže to poškodiť čitateľa. Prvý príklad, hoci je menej stručný, je viac úctivý.
Akonáhle ste uviedli svoje body v tele, vyplňte výzvu na akciu, krátke vyhlásenie, ktoré popisuje, čo by ste chceli stať teraz. Pamätajte, že váš čitateľ je zaneprázdnený. Nenechajte sa hádať o tom, čo by mala urobiť ďalej. Tu sú niektoré príklady:
Ak súhlasíte s týmto návrhom, prosím odpovedzte do 31. mája. Ak by ste chceli kontaktné informácie pre ľudí, ktorí úspešne využili služby XYZ, pošlite mi e-mail na adresu [email protected].
Voľby pre hlas a jazyk
Jazyk obchodných listov sa líši od uvoľneného, konverzačného štýlu až po hyperformálny technický štýl, ktorý sa nachádza v právnej korešpondencii. Najefektívnejšie obchodné listy dosahujú rovnováhu medzi týmito dvomi extrémami. Hoci obchodné listy sa stali menej formálne v priebehu času, písanie, ktoré je príliš neformálne, sa môže vyskytnúť ako neprofesionálne a neúspešné. Príliš formálne písanie môže na druhej strane odcudziť čitateľov, ktorí nechápu váš špecifický jazyk, terminológiu a frázu. Rovnako ako pri všetkých písaniach, musíte prispôsobiť tón publiku. To vám dáva veľký priestor v súvislosti s vybraným štýlom.
Ak pracujete v mimoriadne formálnom priemysle, ako je bankový sektor, mali by ste sa snažiť používať každodenné slová namiesto ich formálneho ekvivalentu - namiesto "ukončiť" a "vyskúšať" namiesto "začať", "konca" "usilovať o to." Udržať to jednoduché sa môže zdať protirečivé, pretože väčšina ľudí združuje profesionálny slovník s dlhšími a zložitejšími slovami. Jasnosť je však kľúčová. Je oveľa dôležitejšie, aby váš príjemca pochopil Váš list s minimálnym úsilím na jeho strane, než aby ste predviedli svoju pôsobivú slovnú zásobu.
Vyhýbajte sa kontrakciám ako "Som", "Nemôžem" a "nepodarilo sa", pokiaľ nie sú špecifickou vlastnosťou domáceho štýlu vašej spoločnosti. Niektoré spoločnosti dávajú prednosť použitiu neformálnejšieho hlasu pri písaní spotrebiteľom, aby otvorili rozhovor; iní by namiesto toho dostali oficiálny tón. Konzistencia je kľúčová. Ak uprednostňujete jeden štýl písania nad druhým, uistite sa, že komunikujete so svojimi voľbami štýlu v celej organizácii a uistite sa, že všetci sledujú rovnakú príručku štýlov.
Príklad obchodného listu
Na to všetko nájdete tu príklad krátkeho obchodného listu vo formáte bloku:
Pán Kurt O'Ryan ABC Limited Mestská ulica Townsville, Kentucky 395494 11. januára 2018 Vážený pán O'Ryan: Pánovi ďakujem ešte raz za vašu aktívnu podporu v našom komunitnom programe "Grow Wild" v meste Townsville. Vaša spätná väzba, vaša konštruktívna kritika a vaše cenné skúsenosti významne prispeli k úspešnej realizácii tohto projektu. Teraz sme dostali plné financovanie nášho následného projektu, ktorý je predbežne nazvaný "Príroda na vašej bráne". Boli by sme radi, keby ste mohli súhlasiť s pokračovaním spolupráce v tomto projekte. Určite by sme mohli využiť Váš prehľad a odbornosť. Priložil som krátku brožúru, ktorá popisuje návrh vášho skúmania. Rád by som sa s Vami stretol, aby sme diskutovali o ďalších krokoch a zavoláme Vašu kanceláriu budúci týždeň, aby sme naplánovali stretnutie. Ďakujeme vám vopred za vaše zváženie. S pozdravom, Jane Doe Príloha:
