Technológia priniesla revolúciu v kancelárskych procesoch, čím zmenila kopírky na obrovské sieťové tlačiarne. Rovnako ako každé pohodlie ponúka možnosť vyhnúť sa zneužitiu, vysokokvalitná produkcia kopírovacích zariadení môže uľahčiť zneužitie duševného vlastníctva. Keď uvažujete o tom, čo môžu tieto stroje ponúknuť vašej škole alebo podniku, ich pozitíva môžu prevážiť ich nevýhody, ale ich negatíva by vás mala vyzvať, aby ste starostlivo naplánovali ich implementáciu a používanie.
Reprodukcia dokumentov
Okrem multifunkčných tlačiarní s nízkou hlasitosťou sa kopírovacie stroje spoliehajú na toner podobný spotrebným materiálom, ktorý si kúpite pre laserovú tlačiareň. Čím viac strávite na zariadení, tým lepšie jeho rozlíšenie, až k zariadeniu, ktoré produkuje výstup prakticky nerozoznateľný od originálnych dokumentov. Plne farebné alebo čiernobiele - len čierne - tieto stroje dokážu vyčerpať veľké množstvá kópií v krátkom poradí. Jednoduchosť a vernosť, s ktorou reprodukujú zdrojový materiál, môžu vyvolávať obavy týkajúce sa bezpečnosti informácií, krádeže údajov, porušovania autorských práv a falšovania. V obchodnom prostredí, v lekárskej alebo právnej kancelárii alebo v akomkoľvek scenári, ktorý zahŕňa vlastnícke alebo dôverné údaje, môžu kopírovacie stroje predstavovať hrozbu pre kontrolu informácií, ktoré sú upravené zákonom alebo zvyklosťami.
Funkčné pohodlie
Skoré kopírovacie stroje nemali automatické podávače dokumentov a nedokázali skompilovať viaceré kópie. Moderné vybavenie zmení duplikáciu dokumentu na príležitostný čin. Pripojené k domácim alebo kancelárskym počítačom, jedno z týchto zariadení môže nahradiť viaceré stolové tlačiarne technológiou, ktorá automaticky vytvára obojstranné kópie, zbalí a spája viacstranové dokumenty, ukladá často vytlačené formuláre pre okamžité kopírovanie, faxy z pracovnej plochy alebo z kopírky a e-maily jeho výstupu. Toto pohodlie môže zrýchliť a zjednodušiť operácie v kancelárii, ale zložitosť ovládacích prvkov kopírky môže prinútiť používateľov, aby si vybrali nesprávne možnosti, plytvali papierom a spotrebou na externých výstupoch.
Prevádzkové náklady
Pretože väčšina kopírovacích strojov pracuje ako laserové tlačiarne, spájajú práškovú zmes plastov a farbív na povrch listov papiera. Tento proces spájania závisí od tepla, čo vyvoláva chuť k elektrickej energii a zvyšuje náklady na kancelárske potreby. Kopírky tiež vyžadujú spotrebný materiál, vrátane tonera, ktorý môže stáť viac ako ekvivalentné zásoby pre laserové tlačiarne. Tieto vysokokvalitné kazety môžu trvať dlhšie ako porovnateľné spotrebný materiál tlačiarne, ale tento výkon nesie vyššiu cenu. Obzvlášť pri veľkoobjemovej prevádzke môžu kopírovacie stroje vyžadovať aj pravidelnú službu na udržanie výstupného výkonu. Zmluva o poskytovaní služieb sa môže vzťahovať na dodávky a údržbu, ale pridáva ďalšie fixné náklady do vášho spodného riadku.
Zachovanie údajov
Kopírovací stroj, ktorý ukladá informácie o dokumente pre okamžité stiahnutie a výstup a že faxy a e-maily, ktoré kopírujete, používa interný pevný disk na uchovávanie skenov stránok na krátkodobé alebo dlhodobé vyhľadávanie. Ukladanie údajov o kúzlach umožňuje funkčné funkcie kancelárie, ale môže vystaviť citlivé informácie riziku náhodného alebo úmyselného zneužitia. Podobne ako akýkoľvek pevný disk môže úložný mechanizmus v kopírovacom zariadení poskytovať tajomstvá dlho po vymazaní informácií a dokumentov z neho a vyžaduje rovnaký druh bezpečnostných ustanovení, ktoré platia pre pevné disky na počítači pri predaji alebo vyraďovaní z prevádzky.
