Rómsky poriadok je všeobecne prijatým usmernením pre to, ako by mali skupiny uskutočňovať stretnutia a robiť rozhodnutia spoločne. Ako oficiálny záznam toho, čo sa deje na každom stretnutí, zápisy sú rozhodujúcim zdrojom v každom rozhodovacom procese skupiny. Zápisnica zo stretnutia nie je nevyhnutne vzrušujúca, ale mala by byť jasná a ľahko pochopiteľná. Existuje presná metóda vedenia zápisníc podľa pravidiel Roberta; podľa tohto vzorca sa uľahčia budúcim čitateľom sledovať a porozumieť konaniu a výsledku.
Začiatok zápisu o pravidlách objednávky Roberta
Každá sada minút zápisu podľa Rómskych poriadkov by mala obsahovať rovnaké detaily, ktoré poskytnú čitateľovi všeobecné pochopenie účelu stretnutia. Vždy začínajte prvým odsekom, ktorý obsahuje:
- Druh stretnutia, či už pravidelné, špeciálne, ročné, odložené pravidelne alebo inak.
- Dátum, čas a miesto stretnutia. Ak sa všetky stretnutia konajú na rovnakom mieste, vynechajte tieto podrobnosti
- Názov organizácie, ktorá sa stretáva
- Potvrdenie, že predseda a tajomník organizácie sú prítomní na stretnutí. Ak nie sú, uveďte mená jednotlivých osôb, ktoré nahradia každú z nich
- Uveďte, či boli zápisnice predchádzajúcej schôdze prečítané a schválené. Ak predchádzajúca schôdza nebola pravidelná schôdzka, pridajte dátum stretnutia.
Hlavná časť zápisnice
Väčšina zostávajúceho záznamu bude vyplnená podrobnosťami o stretnutí. Tajomník, ktorý preberá zápisy, môže zaznamenať stretnutie a neskôr pripraviť záznam, aby sa zabezpečil spravodlivý a úplný záznam všetkých podrobností stretnutia. Vždy dodržiavajte spôsob sekundárneho nahrávania, napríklad notebook alebo notebook, plus perá a papier, ak primárna metóda zlyhá.
Zahrňte všetky oficiálne diskusné body na stretnutí. Urobte podrobné poznámky o:
- Akékoľvek návrhy predložené na stretnutí spolu s menom osoby, ktorá podala návrh.
- Návrhy, ktoré položili otázku na schôdzi.
- Konečné znenie a dispozícia všetkých návrhov.
- Informácie o každom hlasovaní vrátane hlasovania podľa mien, započítaného hlasovania alebo hlasovania o hlasovaní.
- Či sa zhromaždenie dostalo do kvázi-výboru alebo výboru celku, a výsledky tohto zákona.
- Všetky procedurálne námietky a odvolania spolu s ich dispozíciou, ako aj všetky dôvody, ktoré predsedníctvo vydalo pre každé rozhodnutie.
- Záznam o akýchkoľvek nepríjemných pripomienkach, ktoré by člen mohol urobiť, čo viedlo k tomu, že by sa stolička označovala za nepríjemnú.
- Všetky ostatné oficiálne diskusie sa konali v miestnosti.
Dokončenie zápisnice zo stretnutia
Záverečný odsek zápisnice by mal obsahovať všetky záverečné poznámky predsedu, ako aj čas, kedy je schôdza oficiálne odročená. Ak sa na stretnutí stretli nejakí hosťujúci rečníci, zaznamenajte v tomto poslednom odseku svoje mená a tému ich prezentácií. Podpísať zápisnicu o schôdzke a podpísať aj predsedu. Podpisový záznam tajomníka je právnym dôkazom autenticity tohto dokumentu, takže je veľmi dôležité, aby ste ho podpísali predtým, ako ho podáte alebo odovzdáte iným osobám.
