Potvrdzovacie listy potvrdzujú doručenie požadovaných položiek, ako je napríklad zásielka tovaru alebo návrh zmluvy. List jasne uvádza, čo bolo prijaté a kedy. Taktiež berie na vedomie, či je potrebné ďalšie sledovanie. Písmená majú zvyčajne len niekoľko odsekov a obvykle sa posielajú do jedného pracovného dňa od doručenia požadovaných položiek. Väčšina potvrdení o príjme je zaslaná bežnou poštou, ale aj fax, e-mail a certifikovaná pošta. Štátna univerzita v Colorade konštatuje, že listy potvrdzujúce uznanie sú odbornou zdvorilosťou, ktorá pomáha podporovať obchodné vzťahy.
Pozrite si položky, ktoré chcete potvrdiť prijímaním. Potvrďte, že doručenie zodpovedalo vašim očakávaniam.
Adresujte list osobe, ktorá očakáva prijatie potvrdenia o prijatí. Úplné meno a názov osoby spolu s adresou by sa mali nachádzať na písmene a na obálke.
Napíšte písmeno. V prvom odseku potvrdzujeme prijatie zásielok tým, že ďakujeme odosielateľovi za doručenie požadovaných položiek alebo informácií. Potom uveďte každú prijatú položku spolu s dátumom.
Informujte príjemcu v druhom odseku, že ste spokojný s doručením - ak tomu tak je - a dodanie zodpovedalo vašim očakávaniam.
Ukončite list s bezplatným uzáverom, ako napríklad "Ďakujeme," alebo "S pozdravom" a vytlačené meno. Podpísať a poslať list.
