Existuje niekoľko dôvodov, prečo môže zamestnanec potrebovať dôkaz, že pracuje pre vás. Zvyčajne je to preto, lebo niekto - napríklad prenajímateľ - chce potvrdiť, že váš zamestnanec má prácu a stály príjem. Zahraniční zamestnanci môžu potrebovať overovací list na získanie víza. Písanie listu nie je zložité, pokiaľ ste opatrní, neposkytnete žiadne dôverné informácie.
Šablóny a formuláre
Skontrolujte, či má oddelenie ľudských zdrojov štandardnú šablónu pre písmená na overenie. Je to bežná prax, najmä vo väčších firmách. Šablóna umožňuje rýchlejšie, aby spisovateľ dokončil, a HR sa nemusí obávať písmena, ktorá hovorí niečo zle. Ak je list kvalifikovať zamestnanca pre niektoré typy vládnych dávok, príslušná agentúra môže mať štandardizovaný formulár. Je na zamestnancovi, aby formulár priniesol, potom ho vyplníte.
Majte to formálne
Verifikačný list nie je priateľský a nie kreatívny. Je to čistý biznis, takže ho pošlite na hlavičkový list spoločnosti, napísaný v štandardnom obchodnom formáte. Podpíšte ho ako akýkoľvek obchodný list. Predmetová položka - "Overenie zamestnania pre Jane Doe" - umožňuje príjemcovi poznať tému. Textom je to, kde poviete príjemcovi, že Jane Doe skutočne pracuje pre vás a aký je jej plat, ak je to potrebné. Pri písaní na prisťahovalectvo môže byť potrebné uviesť aj podrobnosti o tom, ako dlho pracuje pre vás a aké sú jej pracovné povinnosti.
Dodržuj pravidlá
Informujte sa u vášho oddelenia ľudských zdrojov nielen o dostupných šablónach, ale o všetkých postupoch, ktoré vyžaduje, aby ste sa riadili. Môže to byť firemné pravidlo, napríklad, že pred odoslaním niekoho zamestnanca informácie musí zamestnanec písomne povoliť. Zatlačte písmeno na holé fakty, o ktoré ste požiadaní: Ak písmeno nepožiada o informácie o mzdách, neposkytujte žiadne. Vyhýbajte sa nepotrebným komentárom o osobnosti alebo výkonnosti zamestnanca, ktoré by sa mohli vrátiť, aby vás uhryzli.
Čo treba pozerať
Verifikačné písmená zvuk rutinné, ale dôležité rozhodnutia - má váš zamestnanec dostať byt alebo poistenie? - môžu byť na nich závesné. Neberajte len odpovede: Predtým, než ich uvediete na papier, získajte údaje o pracovných dňoch alebo platoch z firemných záznamov. (Opíšte list predtým, než ho odošlete, alebo to urobíte HR.) Mistyping 50 000 dolárov, keď je plat vášho zamestnanca 60 000 dolárov, môže mať vplyv na to, či dostane ten byt.
