Efektívne vytváranie vysokokvalitných výrobkov so ziskom a dodržiavanie zákonov a nariadení vyžaduje konzistentnosť operácií. Mnoho spoločností si pomáha pri zavádzaní štandardných operačných postupov alebo SOP, ktoré poskytujú podrobné pokyny na implementáciu dôležitých postupov. SOP pomáhajú zabezpečiť presnosť a kontrolu kvality. Používajú sa v rôznych spoločnostiach a organizáciách, najmä vo vláde, výrobe, výskume a vývoji, laboratóriách a akademickej obci. Pretože jednotlivé jednotky v rámci spoločností majú nespočetné postupy, každý z nich potrebuje rôzne SOP. Takže je užitočné poskytnúť hlavám každej jednotky šablónu SOP, ktorá im ponúka východiskový bod na písanie vlastných postupov a manuálov SOP. SOP šablóny poskytujú všetky dôležité komponenty, ktoré každý postup potrebuje.
Sprievodca autorov SOP pri určovaní toho, aký postup treba napísať. Šablóna by im mala poskytnúť jednoduchý rozhodovací nástroj založený na počte rozhodnutí, ktoré musia robiť pracovníci na vykonávanie postupov. Upozorňujeme, že rutinné postupy, ktoré sú len krátke, vyžadujú, aby pracovník urobil niekoľko úsudkov a môže byť vyhotovený v jednoduchom formáte krokov. Napríklad: Do A, potom B a potom C. Všimnite si, že zdĺhavé postupy, ktoré vyžadujú niekoľko rozhodnutí, môžu použiť hierarchický formát krokov, informovať pracovníka v akom poradí musí postupovať a často obsahovať podkolenky, ktoré musia byť vykonané na dokončenie celú úlohu. Ponúkame príklady vývojových diagramov alebo infografík na popísanie komplikovaných, zdĺhavých postupov, ktoré vyžadujú viacnásobné rozhodnutia. Napríklad: Do A. Ak je "normálne", urobte B, C a D. Ak je "abnormálne", zopakujte A a potvrďte E, F a G.
Popíšte matice a skrutky písania každého postupu. Napríklad každý postup by mal mať názov, účel, rozsah a metódy a zodpovednosti za vykonanie postupu. Povzbudzujte alebo vyžadujte, aby spisovatelia SOP používali jednotnú konvenciu pomenovania postupov titulovania. Upozornite ich na určenie rozsahu postupu, ako napríklad kto sa vzťahuje postup, kedy a za akých okolností. Môžete tiež opísať, kedy nebudete používať každý postup. V časti Metódy a zodpovednosti poskytnite podrobný postup o vykonaní postupu. Šablóna by mala poskytovať jednoduché krátke frázy s akčnými slovesami.
Poskytnite definície a požiadavky na zdroje. Každý postup by mal obsahovať časť definujúcu pojmy použité v dokumente a vysvetľujúce akronymy. Okrem toho by mal zamestnancom povedať, aké dokumenty, vybavenie alebo iné materiály, ktoré budú potrebovať na vykonanie tohto postupu. Uveďte akékoľvek ďalšie súvisiace postupy, ktoré zamestnávatelia buď musia vykonať vopred, alebo si musia byť vedomí dokončenia úlohy. Nezabudnite na iné dôležité komponenty, ktoré musí mať šablóna. Patria sem dátum účinnosti tohto postupu a posledný dátum preskúmania postupu.
Tipy
-
V závislosti od vašej spoločnosti môže byť tiež dôležité prideliť bezpečnostnú úroveň SOP, aby sa objasnilo, akú úroveň právomoci je potrebné na vykonanie postupu. Použite šablónu takisto, aby ste opísali podmienky, za ktorých môže zamestnanec spoľahlivo vykonať bezpečný postup.
Výstraha
Ak je to vhodné, vždy zahrňte pokyny týkajúce sa ochrany zdravia a bezpečnosti alebo porušenia predpisov. Zadajte miesto do šablóny a použite metódy na zdôraznenie dôležitých upozornení, ako sú tučné písmo alebo bočný box tieto správy. Popíšte, čo by sa stalo, ak sa postup nebude riadiť alebo nesprávne dodržiava, či to spôsobí zranenie osôb, straty na životoch, poškodenie zariadenia, chybné výrobky, pokuty, súdne spory alebo uzavretie obchodov.
