Ak pracujete na riadení udalostí, viete, že najlepší spôsob, ako získať obchod, je profesionálny návrh, ktorý bez akýchkoľvek pochybností ilustruje, prečo ste najkvalifikovanejším podnikom pre túto prácu. Dobre napísaný návrh vám pomôže vyniknúť v mori spoločností na správu udalostí a ukáže potenciálnym klientom, že rozumiete tým, čo sa podieľa na podnikaní.
Ako napísať návrh udalosti
Keďže plánovanie udalostí je založené na veľkej organizácii a starostlivom plánovaní, návrh udalosti, ktorý ilustruje vašu predvídavosť a schopnosť detailne vymedziť špecifiká udalosti, vám môže vyhrať prácu. Predtým, ako začnete svoj návrh, premýšľajte o vás a vašich najväčších silných stránkach. Nájdite spôsob, ako ich zahrnúť do svojho návrhu.
Váš návrh by nemal byť formálnym listom, skôr by mal byť jednoduchou prezentáciou špecifických spôsobov, akými by ste mohli realizovať víziu vášho klienta. Najlepší spôsob, ako získať veľký zmysel pre túto víziu, je stretnúť sa s one-to-one s potenciálnym zákazníkom skôr, než napíšete svoj návrh. V mnohých situáciách nebudú presne vedieť, čo si predstavujú pre svoju udalosť. Namiesto toho klienti často majú nejasný zmysel pre akúkoľvek udalosť, ktorú chcú, a očakávajú, že im pomôžete dostať sa tam. Toto je miesto, kde môže svietiť dobre vypracovaný návrh, ktorý načrtáva špecifiká ich vysnívanej udalosti.
Pri zostavovaní riadenia udalostí by ste mali v blízkosti začiatku svojho návrhu obsahovať súhrn potrieb a cieľov klienta, aby klient vedel, že boli pochopení, keď ste sa stretli. Ďalej poskytnite návrhy týkajúce sa stravovania, hudby, miesta konania alebo dekorácie, ktoré by podľa vás boli v súlade s návrhmi zákazníka. Ubezpečte sa, že všetko, čo navrhujete, je v rozpočte zákazníka. Vrátane fotografií podobných minulých udalostí, ktoré ste spravili, môže ísť dlhú cestu k ich získaniu.
Vo svojom návrhu nezabudnite uviesť súhrn vašich skúseností ako plánovač udalostí a akékoľvek špecializácie, ktoré máte. Čím viac sa Vaše skúsenosti zhodujú s potrebami zákazníka, tým väčšia je šanca, že uvidia vašu hodnotu a prenajímajú vás.
Šablóna cenovej ponuky pre plánovanie udalostí
Budete chcieť, aby váš návrh podujatia poskytol zoznam poskytovaných služieb. V každej kategórii uveďte presne to, čo vaša spoločnosť urobí. Zahrňte hodiny služby v deň podujatia, počet zamestnancov, ktorých poskytnete a aké budú náklady. Zlomiť služby do kategórií, ako sú výzdoba, stravovanie alebo zábava. Môžete tiež navrhnúť subdodávateľov, s ktorými ste v minulosti pracovali, ktoré môžu poskytnúť klientovi vynikajúce služby.
Do záveru svojho návrhu nezabudnite uviesť časť, ktorá načrtáva vaše pravidlá pre zrušenie alebo zmeny v poslednej chvíli. Uveďte svoju hodinovú sadzbu alebo poplatok za poradenstvo a vysvetlite, aké služby by spôsobili, že tieto dodatočné poplatky budú platiť za rámec vašej zmluvy. Vysvetlite, ako dlho sú informácie vo vašom návrhu platné. Nezabudnite tiež zahrnúť právne informácie týkajúce sa škôd alebo poistenia.
