Faktúra je komunikačný nástroj, ktorý informuje svojich zákazníkov o tom, čo ste im poskytli, ako stojí a ako majú platiť. Faktúry môžu byť jednoduché ako ručne písaný list s niekoľkými notáciami alebo môžu byť sofistikované profesionálne navrhnuté počítačové dokumenty. Jasné a informatívne faktúry dávajú vašej spoločnosti dôveryhodnosť so svojimi zákazníkmi. Tiež vám pomôžu dostať zaplatené skôr skôr ako neskôr tým, že necháte svojich zákazníkov vedieť, kedy očakávate, že ich odpíše.
Čísla faktúr
Faktúry sú zapísané v nasledujúcom poradí a číslo faktúry vám pomôže nájsť alebo zistiť konkrétnu faktúru v poradí. Ak vaše faktúry nie sú počítačové, vložte ich v poradí, v ktorom ich vystavujete, aby ste mohli ľahko nájsť faktúru, ktorú potrebujete. Ak kupujete faktúry, ktoré vyplníte ručne, prídu s predtlačenými číslami a faktúry budú navzájom viazané, takže nemusíte robiť žiadne ďalšie práce, aby ste ich udržali v poriadku. Ak vytvárate počítačové faktúry pomocou softvéru, ako sú QuickBooks alebo Square, program bude pre vás pracovať a vydá vaše faktúry v poradí.
Keď sa budete musieť vrátiť k faktúre, napríklad ak má zákazník otázku týkajúcu sa platby alebo ak ste dostali šek a chceli ste faktúru označiť ako zaplatenú, jednoducho ju vyhľadajte podľa čísla faktúry. Svoju sériu faktúr môžete začať s ľubovoľným číslom, ktoré si vyberiete, a to aj vtedy, keď píšete svoju prvú faktúru. Môžete jej dať vyššie číslo, aby sa vaša spoločnosť zdala byť viac usadená.
Čo by malo byť na faktúre?
Okrem čísla faktúry by mala faktúra obsahovať všetko, čo potrebujete na poskytnutie potrebných informácií svojmu zákazníkovi, aby ste sa mohli zaplatiť. Okrem oznámenia o splatnej čiastke je faktúra tiež užitočným referenčným nástrojom pre zákazníkov, ktorí potrebujú vedieť, čo dostali av akom množstve. Zahrnúť do faktúry:
- Meno, adresa, telefónne číslo a e-mail vašej spoločnosti.
- Dátum vystavenia faktúry alebo dátum dodania produktu. Použite jeden datujúci systém alebo druhý, ale byť konzistentný.
- Meno a fakturačná adresa zákazníka.
- Vaša dodacia adresa zákazníka.
- Množstvo objednanej položky, meno alebo číslo inventára každej objednanej položky, jednotková cena každej objednanej položky a celková cena každej položky vypočítaná vynásobením množstva jednotkovou cenou.
- Celková suma splatná za všetky položky na faktúre.
- Splatná daň z obratu.
- Platobné podmienky, ako je dobierka alebo čistá 15 (15 dní na zaplatenie).
Použitie faktúr na rýchlu platbu
Trochu premýšľania a starostlivosti pri vytváraní faktúr vám môže pomôcť rýchlejšie a dôslednejšie platiť. Čím skôr odošlete faktúru, tým skôr zákazník vie, koľko zaplatí a kedy má byť platba zaplatená. Napriek tomu, že platobné podmienky, ako napríklad dĺžka lehoty medzi doručením a platbou, sú zvyčajne dohodnuté vopred, uvádzanie týchto výrazov jasne a viditeľne na faktúre môže slúžiť ako užitočná pripomienka. Ak váš zákazník stojí za platbou za predchádzajúce faktúry, vrátane celkovej sumy splatnej na aktuálnej faktúre môže urýchliť platbu uložením zákazníkovi krok vyhľadávania predchádzajúcich zostatkov.
