Situácia je presne to, čo naznačuje názov: správa o situácii, ktorá obsahuje overené faktické informácie, ktoré poskytujú jasný obraz o tom, kto, čo, kedy, kedy, prečo a ako "incident alebo situácia. Mnohé organizácie používajú správy o situácii, aby poskytli nadriadeným informácie a informácie, ktoré potrebujú na prijatie správnych a vhodných rozhodnutí. Organizácie pre mimoriadne udalosti, vládne agentúry, ozbrojené zložky, podniky, orgány činné v trestnom konaní, humanitárne mimovládne organizácie a diplomati sa spoliehajú na situačné správy.
Pozorujte situáciu čo najjasnejšie. Ak bola udalosť prírodnou katastrofou, pozrite sa na oblasť katastrofy a všimnite si vplyv na krajinu, infraštruktúru a obyvateľstvo. Správa o situácii musí poskytnúť všetky dôležité skutočnosti ľuďom, ktorí svoje rozhodnutia budú vychádzať z týchto skutočností. Dbajte pozorne. Podozrenie a názor nepatria do situačnej správy.
Porozprávajte sa so všetkými zainteresovanými osobami, od ktorých potrebujete informácie. Každá organizácia, ktorá požaduje alebo vytvára hlásenia o situácii, pravdepodobne uvedie zoznam pracovníkov, ktorí musia byť kontaktovaní a informovaní. Vezmite si dobré poznámky počas každej konverzácie, pretože tieto údaje zahrniete do správy.
Zbierajte a zhromažďujte údaje. Cieľom je poskytnúť čo najkomplexnejší obraz o udalosti a výsledkoch tejto udalosti. Všimnite si podrobnosti o každom aspekte situácie: čo sa stalo, komu, podrobnosti o čase, dátume a mieste, o vplyve na infraštruktúru ao tom, ako miestna populácia reaguje. Mnohé organizácie majú štandardný formát pre situačnú správu, ktorá požaduje určité typy informácií. Ak existuje takýto formát, použite ho. Bude to zber údajov rýchlejšie a presnejšie.
Správa zostavte v logickom poradí. Zahrňte všetky relevantné informácie. Použite jasný a stručný slovník na popísanie udalostí, vyhýbajte sa adjektívam a príslovcom. Pravidelné správy o pokroku pravdepodobne budú nasledovať po úvodnej situačnej správe, takže je potrebné iba popísať, čo sa v súčasnosti deje, nie to, čo by sa mohlo stať v blízkej budúcnosti.
Do začiatku správy zahrňte sekciu s kľúčovými poznámkami alebo súhrnným súhrnom, ale až po zhromaždení a uvedení všetkých údajov do logického poradia. Používajte fakty a čísla, vyhýbajte sa predpokladaniu. Súhrnná sekcia alebo sekcia zdôrazňuje, že musia najprv prečítať najdôležitejšie informácie pre nadriadených.
Tipy
-
Majte na pamäti čitateľov správy a čo potrebujú vedieť o situácii.
