Aby vaša kancelária fungovala efektívne a efektívne, budete musieť mať možnosť správne naplánovať stretnutia. Povolenie príliš veľa času na prechod medzi schôdzami spôsobí plytvanie drastickým časom a zníži produktivitu. Na druhej strane, nadmerné plánovanie schôdzok môže viesť k dlhým čakacím časom, ktoré dráždia zákazníkov a pravdepodobne spôsobia, že vstali a odišli. Existuje niekoľko vecí, ktoré musíte zvážiť a vytvoriť plán, z ktorého budú mať prospech všetci.
Rozhodnite sa, či chcete používať knihu stretnutí alebo počítačový softvérový program. Obaja sú rovnako efektívne, hoci počítač dokáže vytiahnuť informácie oveľa rýchlejšie, ako ich hľadať v knihe. Knihy menovania a softvérové programy sú široko dostupné v obchodoch a on-line. Ďalšou možnosťou je použiť bezplatný webový kalendár pre plánovanie; to ponúka výhodu prístupu z ľubovoľného počítača.
Zablokujte všetky dni, kedy bude vaša kancelária zatvorená. Môže to zahŕňať víkendy, sviatky, dátumy dovolenky a akékoľvek iné udalosti, ktoré môžu spôsobiť zatvorenie kancelárie. Zablokovanie týchto termínov vopred zabezpečí, že nebudete náhodou rezervovať stretnutia, keď nikto nebude.
Zablokujte hodiny dňa, keď neplánujete schôdzky. Napríklad nesmiete začať robiť schôdzky až po 9:00 hod. Potom môžete mať hodinu na obed od poludnia do 1 hod. Váš deň v kancelárii sa môže skončiť o 17:00, takže nebudete chcieť naplánovať žiadne schôdzky po 4:30.
Rozhodnite sa, koľko času potrebujete pre každú schôdzku. Lekárska kancelária si môže nastaviť čas v pätnástich minútach blokov, zatiaľ čo kadernícky salón sa môže rozhodnúť tridsať minút. Ak bude schôdzka trvať dlhšie, môžu byť pre jednu osobu vyhradené dva bloky času. Napríklad perm môže trvať jednu hodinu. Kaderníctvo by mohlo vyčleniť dve polhodinové bloky času pre jedného zákazníka.
Urobte schôdzky na základe potrieb zákazníka. Ak zákazník musí byť doma do 15:00. aby jej deti vystúpili zo školského autobusu, budete ju chcieť naplánovať na 1 hod. vymenovanie. Vždy sa snažte vyhovieť zákazníkovi.
Tipy
-
Vždy odovzdať zákazníkovi kartu s termínmi, ktorá mu pripomenie jeho budúce stretnutie. Zavolajte všetky schôdzky predchádzajúci deň, aby ste mohli potvrdiť, že stále prichádzajú.
Výstraha
Ak účtujete za neuskutočnené prehliadky, musíte zákazníkom povedať, že keď plánujú schôdzku.
