Pozdrav je pozdrav v liste. Týmto spôsobom adresujete príjemcu a nastavuje tón pre zvyšok obsahu správy. V dnešnej dobe sa väčšina korešpondencie uskutočňuje prostredníctvom e-mailu. Poštová zásielka sa však stále používa v niektorých odvetviach a so špecifickými druhmi obchodných dokumentov. V oboch prípadoch je dôležité používať správny pozvánok, aby ste príjemcovi listu rešpektovali a zaujali ho na začiatku komunikácie.
Tipy
-
Správny pozdrav pre obchodné listy závisí od tónu dokumentu, či už je to v tlačenej alebo e-mailovej podobe a charakteru doručenej správy.
Ako si vybrať pozdrav z obchodného listu
Rozhodnutie o tom, aký pozdrav používať vo svojom obchodnom liste, závisí od niekoľkých faktorov. Po prvé, zistiť povahu záležitosti, o ktorej diskutujete. Vyžaduje si formálny alebo neformálny tón? Napríklad žiadosť o zamestnanie v spoločnosti je formálna obchodná transakcia a vyžaduje obchodný list s formálnym pozdravom. Na druhej strane, odoslanie e-mailu kolegovi o tom, kedy sa stretne na obed, si nevyžaduje formálny pozdrav. Podobne, oslovenie zákazníka, s ktorým ste predtým nehovorili, môže vyžadovať formálnejší tón v porovnaní s partnerom, s ktorým pravidelne obchodujete.
Ďalším faktorom, ktorý je potrebné zvážiť pri rozhodovaní o pozdrave na použitie, je tón celej správy. Pozdrav je prvá časť obchodného listu, ktorý čitateľ prečíta, takže v podstate nastavuje tón pre celú správu. Opatrne vyberte svoj pozdrav založený na tóne, ktorý chcete poslať po celom. Okrem toho pozvánka, ktorú použijete, bude závisieť od toho, čo poznáte, a o príjemcovi neviete. Či už poznáte meno osoby, pohlavie, povolanie a poverenia, hrá úlohu pri výbere pozdravenia.
Vzhľadom na formu obchodného listu
Zosúhlasenie, ktoré používate, závisí aj od formátu vášho listu. Napríklad, či budete posielať svoju správu prostredníctvom pošty alebo e-mailu, môže to mať vplyv na zvolený pozdrav. Okrem toho typ písmena bude tiež diktovať pozdrav, ktorý používate. Napríklad úvodná listina obchodného návrhu zaslaná poštou môže mať oveľa formálnejší pozdrav než celopodniková poznámka zaslaná do interného zoznamu e-mailom. Budete tiež musieť zvážiť, či posielate svoj obchodný list jednej osobe alebo viacerým ľuďom, pretože to ovplyvní váš pozdrav.
Príjemca obchodného listu
Skôr ako začnete svoj obchodný list, zistite, komu odosielate správu. Ak píšete jednotlivcovi, je dôležité poznať jeho celé meno so správnym pravopisom. Ak má príjemca rodovo neutrálne meno ako Alex alebo Pat, volanie organizácie a zisťovanie pohlavia môže ušetriť potenciálne rozpaky v budúcnosti. Ak si nie ste vedomý pohlavia osoby, potom môžete odstrániť článok o zdvorilosti vo svojom pozdravu.
Ak váš obchodný list je odpoveďou na správu, ktorú už odoslal príjemca, venujte pozornosť tomu, ako podpísali svoje meno. Ak je ich celé meno Cassandra a oni podpíšu svoj list "Cass", potom by ste mohli byť naklonený k nej ako "Cass". To bude závisieť od charakteru vášho vzťahu a dokumentu, ktorý píšete. Neskráťte meno niekoho bez toho, aby ste ho najskôr pozvali.
Používanie titulov špecifických pre pohlavie
V niektorých prípadoch sa môžete rozhodnúť, že ako súčasť pozdravu použijete rodový názov. "Pán" sa používa pre muža a predchádza jeho priezvisku - "Pán. Smith, "napríklad. Pre vydatú ženu použite pred priezviskom "pani". Pre slobodnú ženu môžete použiť "slečnu". Keď píšete ženu bez toho, aby ste vedeli jej rodinný stav, môžete použiť "pani", ako v "pani Smithovej".
Predtým, než sa rozhodnete použiť rodovo špecifický názov, zvážte, či je váš jazyk inkluzívny. Niektorí ľudia sa nemusia identifikovať ako muž alebo žena, alebo sa môžu identifikovať ako opačné pohlavie. Ak neviete alebo si nie ste istí situáciou, môžete sa rozhodnúť, že v príslušnej korešpondencii vynecháte rodovo špecifický jazyk.
Formálne pozdravy
Najbežnejší oficiálny pozdrav v podnikaní je "Drahý." Môžete použiť túto pozdravu viacerými spôsobmi:
- Vážený pán Smith
- Drahý John / Jane
- Vážená pani / pani. kováč
- Drahý John Smith
Spôsob, akým adresujete meno príjemcu, bude závisieť od formality obchodného listu a vášho vzťahu s ňou. "Vážení" môžeme použiť v tlačových aj e-mailových obchodných listoch, rovnako ako pozdrav "To." "Ahoj" je ďalší formálny pozdrav. Toto sa však všeobecne používa skôr v e-mailovej správe než pošty.
Neformálne pozdravy
Menej formálne pozdravy môžu byť použité v obchodnom prostredí. Avšak to, či sú alebo nie sú prijateľné, bude závisieť od kultúry organizácie, od príjemcu listu a od povahy správy.
V organizáciách, kde neexistuje žiadna formálna hierarchia alebo malé podniky, ktoré majú len niekoľko zamestnancov, ktorí sa dobre poznajú, nemusí byť potrebné oficiálne pozdravy. Všeobecne platí, že v internej korešpondencii s kolegami alebo partnermi, s ktorými poznáte, je prijateľné používať "Hi John" alebo "Hey Jane", najmä pri komunikácii prostredníctvom e-mailu.
Berte na vedomie, že aj keď je kultúra organizácie neformálna, môžu sa vyskytnúť niektoré prípady, keď sa požaduje formálna pozvánka, napríklad pri rozhovore s novým zákazníkom alebo zainteresovanou stranou alebo pri žiadosti o zamestnanie.
Pozdravy pre neznámeho prijímateľa
Niekedy pri písaní obchodného listu nemusí ste známy meno príjemcu. V takom prípade sa pokúste predtým zavolať organizácii, aby ste zistili, kto sa môže pozrieť na váš obchodný list, a zodpovedajúcim spôsobom riešiť svoju poznámku. Môžete tiež skontrolovať webové stránky spoločnosti a zistiť, či tieto informácie nájdete. Ak nie ste schopní zistiť meno príjemcu, môžete adresovať svoj obchodný list s všeobecnými pozdravmi, ako napríklad:
- Vážený pán alebo pani
- Pre koho sa to môže týkať
- Správcovi prenájmov
Pozdravy pre viacerých príjemcov
Keď sa stretnete s viacerými príjemcami svojho obchodného listu, prispôsobte pozvánku tak, aby zahŕňala viacero mien, napríklad písanie "Milá Jane a John" alebo "Pán a pani Smithová". Ak máte k dispozícii viac ako dve mená, môžete rozhodne sa celkom vzdať názvov a použiť všeobecné pozdrav, ako napríklad:
- Drahý tím
- Ahojte všetci
- Oddelenie ľudských zdrojov
- Drahá spoločnosť Blue Sky
Usmernenia pre konkrétne hlavy
Zamestnanie alebo vzdelanie človeka môže vyžadovať, aby ste sa s nimi spojili určitým spôsobom vo vašom obchodnom pozdravu v závislosti od formality listu. Vo všeobecnosti sa to týka členov kléru, zdravotníckych pracovníkov, akademických pracovníkov, vojenského personálu a volených úradníkov.
Napríklad, ak píšete niekomu, kto má lekárske vzdelanie, použite "Dr." pred jeho priezviskom ako v "Dr. Smith. "Keď napíšete na profesora, sudcu, rabína, imáma alebo pastora, napíšte celý názov pred jeho priezviskom ako" Milý pastor Smith ". Pri písaní členom armády je vhodné použiť ich plnú hodnosť a priezvisko v pozdravu, ako v "Milý nadporučík generál Smith" alebo "Hello Captain Smith".
Formátovanie pozdravu v obchodnom liste
Pri formátovaní vášho listu môžete po pozdravu pridať buď dvojbodku, alebo čiarku. Hrubé črevo je formálnejšou voľbou, zatiaľ čo čiarka sa používa na neformálnu korešpondenciu. Prvý odsek vášho listu sa začína po pozdravení na nasledujúcom riadku, napríklad:
Drahý John, Prvý odsek
