Efektívne obchodné listy sú dôležitým nástrojom v arzenáli každého podnikateľa. Či už ide o predaj výrobku alebo služby, alebo jednoducho o uvedení samotného spisovateľa, musí mať efektívny obchodný list niekoľko základných charakteristík, aby čitateľ mohol priaznivo reagovať. List musí zavolať príjemcu a presvedčiť ho, aby urobil to, čo si spisovateľ želá. Všetky účinné obchodné listy majú určité spoločné vlastnosti.
Kompletné informácie
Účinné obchodné listy obsahujú všetky informácie, ktoré čitateľ potrebuje na to, aby konal primerane. V liste sa jasne uvádza, od koho je list a odkiaľ a ako odpovedať. Uvádza, aký je tento list, kedy treba prijať opatrenia, kde by sa malo prijať toto opatrenie a prečo by sa malo teraz podniknúť kroky. Obchodný list je plný informácií a nič neostáva. Má jednoznačnú výzvu na akciu a povie príjemcovi, ako vykonať túto akciu.
stručnosť
Účinný obchodný list nie je kvetinový alebo ozdobený. Je to voľné a na mieste. Nie sú zbytočné slová. Jazyk je pri jeho doručení stručný, takže čitateľovi zostávajú iba potrebné informácie. Obchodný list nie je miestom na prezentáciu veľkých slov alebo poézie. Efektívne obchodné listy sú krátke a do tej miery.
Výhody, nie funkcie
Efektívne obchodné listy sa zameriavajú na výhody pre príjemcu, nie na vlastnosti výrobku alebo informácie. Odpovedá na otázku pre čitateľa: "Čo je pre mňa?" Podnikateľský list berie do úvahy časové obmedzenia kladené na čitateľa a potreby, ktoré čitateľ prináša na stôl. Zabezpečuje ich, čím čitateľovi uľahčuje prijatie požadovanej činnosti. Obchodné listy sa zameriavajú na to, ako spisovateľ písania môže pomôcť čitateľovi, a nie prečo by mal čitateľ pomôcť spisovateľovi.
špecifickosť
Použite špecifický jazyk pri písaní obchodných listov. Povedzte čitateľom presne to, čo môžu očakávať od produktov, služieb alebo podnikov. Nepoužívajte neurčitý jazyk, ktorý môže nechať hádať. Ak je to potrebné, použite príklady na ďalšie objasnenie jazyka, aby ste mohli čitateľovi poskytnúť obchodné listy. Ak sa sľub dostane v liste, uistite sa, že podnik môže zálohovať. Tiež použite akčné slovesá namiesto pasívnych sloves, aby ste získali silu viet.
jasnosť
Vyhnite sa používaniu žargónu, ak to nie je absolútne nevyhnutné v snahe jasne komunikovať. Je dôležité objasniť presne to, čo list ponúka a čo písanie žiada od čitateľa. Ak nie, čitateľ nemusí vykonať požadovanú akciu a písmeno nebude účinné. Použite jasný, silný jazyk, aby ste zdôraznili, čo by mal čitateľ urobiť po prečítaní obchodného listu. Krátke vety so silnými, akceptovateľnými slovesami sa odporúčajú, aby povzbudili čitateľa, aby konal.
Etiketa
Nezabudnite dodržiavať správne etikety v obchodných listoch. Nezabudnite zistiť správny názov a pravopis osoby, ktorá dostane list. Riešte ich vhodne. Odpovedajte na všetky listy, ktoré vyžadujú odpoveď späť. Po dodržaní správnej etikety podnikateľ preukáže, že má riadne rešpekt voči osobe, na ktorú píše. Toto rešpektovanie môže ísť dlhú cestu k tomu, aby sa čitateľ listu dostal do výzvy na konanie.
korektnosť
Z formátovania listu na vhodnosť prijímača musí obchodný list zasiahnuť mnoho správnych poznámok, aby bol účinný. Uistite sa, že je zaslaná správnej osobe, v správnom oddelení, v správnej firme. Uistite sa, že list sa dostane k správnej osobe, aby prijal akciu, ktorú ho list žiada. Prečítajte si písmeno a posúďte, či je jazyk správny pre osobu, ktorej posielate, alebo nie je príliš formálny ani neformálny. Keď je pripravený na odoslanie, dvakrát skontrolujte formátovanie naposledy pre chyby.
