Schôdza môže byť definovaná ako pracovný proces spolupráce, ktorého cieľom je odpovedať na to, kto, prečo, ako a čo konkrétnym cieľom. Medzi charakteristiky neefektívnych stretnutí patria pasívni účastníci a regurgitácia už diskutovaných tém. Efektívne stretnutia sú v podstate naopak. Efektívne stretnutia môžu zvýšiť produktivitu, morálku zamestnancov a zisky.
funkcie
Päť krokov na prípravu a uskutočnenie efektívnych stretnutí, ktoré sú známe ako päť P, sú: účel, plán, účastníci, účasť a perspektíva, poznamenávajú David Whetten a Kim Cameron v knihe "Rozvíjanie manažérskych zručností." Cieľ jasne uvádza zámer Stretnutie. Plán je priebeh konania počas stretnutia. Účastníkmi sú účastníci a sprostredkovatelia. Účasť je potrebná od účastníkov a sprostredkovateľov. Perspektíva je cieľom, ktorého cieľom je stretnutie, a súhrn dohôd, ktoré sú výsledkom stretnutia.
náradie
Hry sú jedným z najefektívnejších nástrojov na úspešné stretnutia. Rýchle, lacné, prispôsobivé, nízko rizikové a participatívne hry sa odporúčajú. Brainstorming je ďalší nástroj, ktorý slúži na zhromažďovanie informácií a vysvetlenie problému alebo situácie. Medzi ďalšie nástroje na efektívne stretnutia patria dotazníky, prieskumy, rozhovory a pracovné listy.
charakteristika
Efektívne stretnutia sú nápadité, participatívne, inovatívne a pútavé. Začínajú a končia včas. Niekto je pridelený na sledovanie minút a agendy. Plánované prestávky sa vyskytujú v určených časoch. Živé a pozitívne diskusie sú podporované. Účastníci môžu hodnotiť stretnutie. Účinné stretnutia sa končia priateľskou poznámkou s facilitátorom, čím sa zabezpečí súlad medzi účastníkmi.
Frekvencia a trvanie
Peter Honey píše v knihe "Zlepšiť svoje zručnosti ľudí", že efektívne stretnutia sú ideálne vykonávané maximálne raz za týždeň, zvyčajne pre tých istých účastníkov. Najúspešnejšie stretnutia sa ukončia za hodinu a zvyčajne neprekročia dve hodiny.
význam
Zle riadené stretnutia majú negatívny vplyv na morálku zamestnancov, čím sa niektorí stanú skeptickými a pesimistickými, zatiaľ čo iní sa stávajú nepokojnými a nepozornými. Neúčinné stretnutia, poznámky Barbara J. Streibel v knihe "Príručka manažéra k efektívnym stretnutiam", stáli podniky miliardy dolárov ročne v stratených príležitostiach a stratenom čase. Poškodzujú obraz organizácie, zdôrazňujú jej neefektívne riadenie a znižujú produktivitu. Efektívne stretnutia zachovávajú dve z najcennejších zdrojov spoločnosti: čas a talent. Spolupracujúce a efektívne stretnutia energizujú zamestnancov.
