Časové rozvrhy zamestnancov sú rozhodujúce pre zaznamenávanie splatných miezd, časové rozlíšenie a absencie zamestnancov. Mnoho zamestnávateľov ukladá časové a mzdové záznamy svojich zamestnancov ako zálohu svojej metódy spracovania miezd. Historické záznamy vám pomôžu, ak budete musieť skontrolovať mzdy zamestnancov, daňové zrážky a zrážky zo mzdy. Federálne zákony však stanovujú, ako dlho musia zamestnávatelia udržiavať záznam o zamestnaní, čo zahŕňa aj obdobie, počas ktorého by mali zamestnávatelia uchovávať aj časové záznamy. Podľa federálnych zákonov by zamestnávatelia mali uchovávať časové pásma najmenej dva roky.
Záznamy o zamestnanosti zahŕňajú informácie o pracovných úlohách zamestnanca, výkonnosti, disciplíne alebo nápravných opatreniach a všetky zmluvy alebo dohody, ako napríklad kolektívna zmluva alebo pracovná zmluva. Informácie o odškodnení sú tiež súčasťou záznamu zamestnanca spolu s časovými záznamami, ktoré vo všeobecnosti obsahujú osobné údaje, ako napríklad číslo sociálneho poistenia zamestnanca, mzdová sadzba, klasifikácia oslobodená od dane alebo nezapísaná osoba, dovolenka alebo platená časová rezerva, a v niektorých prípadoch aj nadčasy alebo diferenčnej mzdy.
Časové rozpisy sú záznamy o zamestnanosti
V závislosti od postupov uchovávania záznamov zamestnávateľom sú časové rozvrhy súčasťou záznamu o zamestnaní alebo sú uložené samostatne ako záznamy o mzdách. Či tak alebo onak, časové záznamy a časové rozvrhy sa považujú za záznamy o zamestnanosti, a preto podliehajú určitým zákonom, ktoré ukladajú povinnosti zamestnávateľov viesť záznamy.
Zákon o spravodlivých pracovných normách
Zamestnávatelia, ktorí podliehajú zákonu o spravodlivom pracovnom štandarde, musia dodržiavať predpisy upravujúce minimálnu mzdu, odmenu za prácu nadčas, oslobodenie od dane a neuplatňovanie a evidenciu týkajúcu sa všetkého, čo sa týka odmeňovania zamestnancov. FLSA nevyžaduje špecifický formát na udržiavanie pracovných časových rozpisov, ale agentúra vyžaduje, aby zamestnávatelia uchovávali určité podrobné informácie týkajúce sa zamestnania a platenia zamestnancov.
Zachovanie záznamu
Zachovanie záznamov o mzdových záznamoch a pracovných zmluvách je tri roky. Pre časové rozvrhy a záznamy obsahujúce špecifické informácie, ako sú odpracované dni, zrážky, zrážky a iné podrobnosti, je požiadavka dva roky. Najlepšie postupy v oblasti ľudských zdrojov pravdepodobne odporúčajú udržiavať všetky záznamy týkajúce sa odmeňovania zamestnancov a kompenzácie počas troch rokov, pretože medzi záznamami, ktoré musia zamestnávatelia uchovávať počas dvoch rokov, a záznamami, ktoré zamestnávatelia potrebujú na obdobie troch rokov, existuje výrazné prekrývanie.
Existujú osobitné požiadavky na typy záznamov, ktoré by zamestnávatelia mali dodržiavať pre oslobodených pracovníkov; je však v záujme zamestnávateľov udržiavať záznamy podobným spôsobom a počas rovnakého časového obdobia. Týmto spôsobom profituje zamestnávateľ v prípade, že vzniknú otázky týkajúce sa porovnania medzi oslobodenými a neoprávnenými pracovníkmi. Keď zamestnávatelia uchovávajú oslobodené záznamy zamestnancov na základe úplne odlišného postupu ako zamestnanci, ktorí nie sú zamestnaní, je ťažké odôvodniť postupy v oblasti ľudských zdrojov týkajúce sa odmien vyňatých a nevykonaných, ak sa záznamy nezachovajú konzistentne počas rovnakej dĺžky.
Pravidlá vedenia záznamov EEOC
Federálna vláda uľahčuje zamestnávateľom, aby si vyriešili, čo potrebujú, a na čo dlho, a to stanovením podobných pravidiel pre vedenie záznamov medzi agentúrami. Komisia USA pre rovnaké zamestnanecké príležitosti uplatňuje antidiskriminačné zákony a ako súčasť svojej výkonnej autority vyžaduje, aby zamestnávatelia uchovávali záznamy o mzdách a iných zamestnaniach počas troch rokov. V skutočnosti EEOC tvrdí, že záznamy, ktoré by sa mohli stať súčasťou nároku podľa zákona o rovnakej mzde, by sa mali uchovávať najmenej tri roky. Záznamy o zamestnanosti vrátane časových záznamov, ktoré sú súčasťou oficiálneho obvinenia z diskriminácie, sa musia uchovávať až do konečného vyriešenia.
