Zamestnávateľ je zodpovedný za vedenie a vedenie evidencie zamestnancov za určité obdobia. Typ osobného záznamu, ktorý sa uchováva v súbore, určuje čas, ktorý by mal byť uložený. Všetky záznamy o zamestnancoch je potrebné uložiť na bezpečnom, ale ľahko prístupnom mieste.
Jeden rok
Existujú niektoré záznamy o zamestnancoch, ktoré je potrebné uchovávať aspoň jeden rok po odchode zamestnanca spoločnosti. Patria k nim všetky záznamy o akčných plánoch, ako sú napríklad propagačné akcie, prevody a ukončenia, a všetky testy pred zárobkom, záznamy sťažností a právne kroky.
Dva alebo tri roky
Akékoľvek platobné záznamy, ako napríklad zárobky, časové karty, plány a platové sadzby, by sa mali uchovávať dva roky po ukončení zamestnania. Aktuálne záznamy o mzdách by sa mali uchovávať tri roky po absolutóriu zamestnanca. Všetky dokumenty súvisiace so zákonom o rodine a zdravotnej dovolenke musia byť uchovávané už tri roky.
Päť rokov
Podľa správy pre bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci by sa všetky informácie, vrátane zhrnutia podrobností, týkajúce sa pracovného úrazu alebo choroby z povolania, mali uchovávať počas piatich rokov. Avšak všetky lekárske vyšetrenia, ktoré sú vyžadované zákonom z dôvodu pracovného úrazu alebo choroby, by sa mali uchovávať 30 rokov.
