Príprava správy o ľudských zdrojoch vyžaduje znalosť všetkých disciplín v oblasti ľudských zdrojov, ako aj pochopenie potrieb, úspechov a obchodnej stratégie na pracovisku. Správy o ľudských zdrojoch môžu slúžiť na rovnaký účel ako audit ľudských zdrojov. Pri audite ľudských zdrojov sú záznamy o zamestnanosti, projekcie, trendy a riadenie hlavnými úsekmi pri určovaní návratnosti investícií do činností oddelenia ľudských zdrojov.
Diskutujte so svojím riaditeľom o ľudských zdrojoch alebo výkonným pracovníkom spoločnosti účel správy HR. Určte, či sa má správa zaoberať jednou konkrétnou oblasťou, či už niektoré alebo všetky oddelenia ľudských zdrojov fungujú. Opýtajte sa, kto dostane správu, pretože to môže určiť, aký typ dôverných informácií by sa mal zverejniť.
Požiadať o údaje o sčítaní zamestnancov od pracovníkov informačných systémov ľudských zdrojov alebo manažéra IT. Na základe toho, čo pokrýva vaša správa o ľudských zdrojoch, možno budete potrebovať údaje, ktoré sa majú zoradiť podľa rôznych premenných, ako je napríklad držba a výkon, oddelenie alebo divízia a plat. Ak zostavujete správu s cieľom preskúmať politiku zamestnanosti pre rovnaké príležitosti, bude potrebné ďalšie triedenie na základe rasy, pohlavia, veku, stavu veterána a zdravotného postihnutia.
Skontrolujte presnosť a úplnosť údajov zamestnancov. Vykonajte opravy av prípade potreby požiadajte o opravu správy o sčítaní zamestnancov. Informácie ako pracovná pozícia, funkcia, rasa, pohlavie, pridelenie oddelení, účasť a výkon musia byť presné na vypracovanie komplexnej správy.
Získajte kópie formulárov zamestnania. Komplexná správa o ľudských zdrojoch sa zaoberá politikami a procesmi, a preto formuláre na preskúmanie používané pri každom type zamestnania. Zostavte aplikácie, formuláre pre hodnotenie pracovníkov, doklady o hodnotení výkonnosti, disciplinárne správy a správy o sťažnostiach, dôverné informačné formuláre zamestnancov a kópiu vašej príručky pre zamestnancov.
Vytvorte prehľad ohniskových oblastí. Navrhované oblasti zahŕňajú: legislatívu ovplyvňujúcu zmeny zamestnaneckých výhod; trendy v oblasti zamestnanosti týkajúce sa viacgeneračnej pracovnej sily; školenie a rozvoj plánovania dedičstva; propagačné a profesionálne príležitosti, ktoré sa na vašom pracovisku osvedčili; a analýza obratu spoločnosti v porovnaní s inými odvetviami a podnikmi.
Vykonajte výskum o oblastiach, ktoré chcete analyzovať. Prečítajte si články, štatistiky, údaje a časopisy o obchode pre informácie o osvedčených postupoch v oblasti ľudských zdrojov pre každú oblasť záujmu. Pripravte si súbor pre každú tému a umiestnite svoj výskum a relevantné informácie o vašom pracovisku do každého súboru. Organizovanie výskumu a údajov týmto spôsobom uľahčuje sústredenie sa na jednu tému naraz.
Vytvorte písomnú analýzu pre každú oblasť zaostrenia - jednu oblasť naraz. V ideálnom prípade vaša analýza bude obsahovať vysvetlenie údajov o pracovisku, porovnanie údajov s minulými postupmi a súčasnými trendmi v oblasti zamestnanosti a odporúčanie na zlepšenie v každej oblasti ľudských zdrojov a funkcií zamestnanosti.
Navrhnite úvod do svojej HR správy. Vysvetlite účel správy, ktorému je správa distribuovaná a požadované výsledky. Zostavte svoj koncept čo najpodrobnejšie, ale nechajte celý úvod na zhruba troch stranách. Dobre skonštruované zhrnutie sa zvyčajne pripravuje po dokončení správy, podobne ako súhrnný prehľad podnikateľského plánu. Čitateľ by mal byť schopný čítať úvod a pochopiť tému každej časti správy.
