Udržiavanie správnych papierov, ktoré vám pomôžu pri hladkej prevádzke vašej firmy, vám môže pomôcť vyhnúť sa zisťovaniu výnosov na konci roka. Ak však čelíte auditu výnosov, správne podané dokumenty vám môžu uľahčiť proces. Uchovávanie všetkých príjmov z nákupov, výdavkov, darov a výpisov z bankových účtov spolu s prípadnými daňovými rozšíreniami vám môže pomôcť pri audite.
Hrubé príjmy
Hrubé príjmy sú odvodené z predaja vášho tovaru alebo služieb. Patria k nim pokladničné pokladne, bankové vkladové knižky, doklady o príjmoch, faktúry, potvrdenie o kreditnej karte a všetky 1099-MISC, ktoré ste vyplatili nezávislým dodávateľom. Uchovávanie týchto dokumentov je nevyhnutné na to, aby ste neskôr mohli zdaniť vaše dane. Prijateľné alternatívy služby IRS počas auditu, ak nemáte potvrdenie, napríklad zrušenú šek, je výpis finančných inštitúcií s kontrolným číslom, sumou šeku, menom príjemcu platby a dátumom, kedy bola suma uverejnená finančnou inštitúciou. Ak bola platba uskutočnená elektronickým prevodom finančných prostriedkov (EBT), vo výpise musí byť uvedené meno príjemcu platby, suma a dátum, kedy vaša finančná inštitúcia previedla čiastku. V prípade kreditných kariet by sa v prehľade mala uviesť suma účtovaná, meno príjemcu platby a dátum spracovania transakcie.
Nákupy a výdavky
Akýkoľvek obchodný nákup by mal byť sprevádzaný potvrdením vo forme výplatných listov kreditnej karty, platených faktúr, zrušených šekov a pokladníc. Náklady sú nákupom, ktorý vaša firma robí, ktorá nie je ďalej predávaná ako tovar alebo služba, ako napríklad kancelársky nábytok alebo počítače. Všetky tieto potvrdenia uchovávajte na mieste, kde k nim môžete okamžite pristupovať.
Výpisy z bankového účtu
Výpisy z bankového účtu za daňový daňový rok by mali byť uložené s vašimi hrubými príjmami, nákupmi a výdavkami. Vyhlásenia zálohujú, čo podnik vyplatil a vzal si daňový rok. Fiškálny daňový rok je 12 po sebe nasledujúcich mesiacov, ktoré sa končí posledným dňom iného mesiaca ako v decembri.
Daňové priznanie
Suma, ktorú ste vyplatili svojim zamestnancom ako šeky alebo priame vklady, bude tiež potrebná. Daňové priznanie k dani z miezd by mala zahŕňať akékoľvek federálne a miestne dane, ako aj účtovníctvo všetkých zrážkových účtov. Daň zamestnancov by mala byť najmenej štyri roky, čo je požadovaná dĺžka obdobia IRS.
Evidencia
Vedenie záznamov, ktoré navrhuje IRS, zahŕňa vedenie firemnej šekovej knižky, denného a mesačného súhrnu peňažných príjmov, denníka alebo denníka všetkých výdavkov na šeky, akýchkoľvek náhrad zamestnancov a pracovného listu odpisovania. Ďalším tipom pre IRS je udržať vašu firemnú šekovú knihu oddelenú od osobnej šekovej knižky. Je to tak, aby osobné náklady boli oddelené od obchodných výdavkov. Uchovávajte všetky záznamy pre vašu firmu minimálne minimálnu sumu požadovanú IRS a všetky vaše predtým podané daňové priznania.
zamestnanci
Uchovávanie záznamov všetkých vašich zamestnancov, minulých i súčasných, s ich číslami sociálneho zabezpečenia, kontaktnými informáciami a ich formulármi I-9 a W-4 je požiadavkou IRS. Formulár I-9 overuje, že zamestnanec je legálne schopný pracovať v Spojených štátoch. Formulár W-4 je vyplnený pre osvedčenie o odpočítaní zrážky zamestnanca, ktoré vám umožňuje odhadnúť, koľko z mzdy zamestnanca zadržíte z tabuľky vo formulári.
