Počítačová technológia nás vedie do éry elektronického ukladania. Firmy všetkých druhov smerujú v smere kancelárie bez papieru v snahe znížiť náklady a zvýšiť efektivitu. Napriek tomuto rastúcemu dôrazu na počítačové dáta, veľa z podnikania sa stále spolieha na ukladanie papierových dokumentov. Rozhodnutie o použití bočných alebo vertikálnych súborov v kancelárskom prostredí závisí od rôznych faktorov.
Historické vedenie záznamov
V priebehu rokov sa zvýšila potreba vedenia záznamov s rastom počtu obyvateľov a vznikom nových podnikov. Profesia ako právo a medicína vyžadujú úplné a presné písomné záznamy o kontaktoch s klientmi. Výrobcovia a maloobchodníci spoliehajú na súbory zákazníkov na priamy predaj a rekordné nákupy. V minulosti potreba ukladania dokumentov vytvorila priemyselné výklenky pre spoločnosti, ktoré sa usilujú splniť rôzne požiadavky na podanie. Ukladanie dokumentov na pracovisku sa vyvinulo z naskladaných papierov na regáloch a v kockovaných dierach až po dobre premyslené systémy archivácie, ktoré sú dostupné od mnohých výrobcov.
Vertikálne systémy podávania
Vertikálne skrine sú staršie z hlavných súborov skrine v populárnom použití. Môžu byť vyrobené z dreva alebo kovu a sú k dispozícii s dvoma, štyrmi alebo piatimi zásuvkami. Súbory s dvoma zásuvkami sú vyrobené tak, aby zodpovedali štandardným výškam stolov ako záležitosť kompatibility práce. Vertikálne súbory s piatimi zásuvkami sú zvyčajne vysoké 60 palcov a nie sú bežne používané v pracovných kanceláriách, pretože horné zásuvky sú príliš vysoké na ľahký prístup. Používajú sa v priestoroch s veľkým objemom skladovania, kde je priestor prémiový. Vertikálne súbory sú dodávané v dvoch základných veľkostiach zásuviek, aby vyhovovali štandardným písomným a právnym dokumentom o veľkosti.
Bočné systémy podávania
Bočné súbory ponúkajú značné výhody oproti vertikálnym súborom. Môžu sa prispôsobiť dokumentom v písomnej aj právnej forme. Bočné súbory zvyčajne poskytujú až o tretinu viac miest na podanie než vertikálne zásuvné súbory. Vzhľadom k tomu, že sú k dispozícii vo výškach kancelárií, slúžia dvojakému účelu súboru a kreditu. Obe zásuvky sú ľahko prístupné pri sedení. Ak pracovná stanica vyžaduje pripravenosť a opakovanú dostupnosť určitých súborov, bočný súbor je ideálnym riešením na podanie. Z dôvodu tejto funkcie samotnej sú preferovaným systémom podávania pre vedúcich pracovníkov a odborníkov.
Tipy na podanie
Pri výbere súborových skríň pre svoju firmu dôkladne zvážte, ako budú súbory používať a akým personálom. Vnútorným obchodným zástupcom alebo technickej podpore ľudí, ktorí potrebujú rýchly prístup k dokumentom, sa budú najlepšie podávať s postrannými systémami archivovania. Najlepšie je konzultovať s odborníkmi v oblasti archivácie údajov predtým, ako sa zaviaže, že sa uskutoční buď bočné alebo vertikálne podanie. Veľkí dodávatelia kancelárskych zariadení majú k dispozícii školený personál, ktorý odporúča najefektívnejší typ podania pre daný podnik. Budú ponúkať plánovanie a plánovanie schém ako súčasť predajného procesu.
Možnosti, ktoré je potrebné zvážiť
Konzultujte s viacerými kancelárskymi firmami, ktoré sa zaoberajú dodávkou kancelárií, keď uvažujete o súborových systémoch, aby ste si boli istí, Zvážte možné úspory nákupom použitých predmetov od predajcov alebo aukcií. Ak sú finančné prostriedky pevné, pozrite sa na možnosť požičania potrebného registračného zariadenia.
