Bez ohľadu na odvetvie, v ktorom sa nachádzate, alebo akú prácu robíte, je nevyhnutné, že v určitom okamihu budete potrebovať účasť na pracovnom stretnutí. Niektoré pracoviská, najmä tie, ktoré sa nachádzajú v kancelárskych priestoroch, majú niekoľko schôdzok denne, zatiaľ čo iné môžu mať len raz za pár týždňov. Bez ohľadu na to je dôležité si uvedomiť, aké typy tém sa diskutuje na schôdzach na vašom pracovisku, ako by sa malo uskutočniť efektívne stretnutie a pravidlá etikety, ktoré sa majú dodržiavať počas stretnutia. Ak máte na starosti stretnutie, možno budete musieť prísť s ľadoborecmi pre účastníkov alebo urobiť poznámky alebo minúty na stretnutí.
Čo je obchodné stretnutie?
V podstate je obchodné stretnutie zhromaždením dvoch alebo viacerých ľudí s cieľom diskutovať o ideách, cieľoch a cieľoch, ktoré sa týkajú pracoviska. Obchodné stretnutia sa môžu konať osobne v kancelárii alebo na inom mieste, alebo dokonca aj cez telefón a prostredníctvom videokonferencie. Stretnutia sa konajú so zamestnancami, manažérmi, vedúcimi pracovníkmi, klientmi, vyhliadkami, dodávateľmi a partnermi a všetkými ostatnými organizáciami. Vo väčšine prípadov sa schôdzka musí uskutočniť, keď je problém, ktorý nie je možné správne komunikovať prostredníctvom telefónu alebo prostredníctvom e-mailu, a vyžaduje osobnú komunikáciu s jedným alebo viacerými ľuďmi.
Účelom obchodného stretnutia je často robiť dôležité rozhodnutia týkajúce sa organizácie. Či sa rozhoduje o problémoch v oddelení, napríklad o tom, ako zvýšiť marketingový rozpočet alebo o väčšiu organizačnú záležitosť, ako napríklad koľko ľudí uvoľní počas prechodu, stretnutie pomáha jasne vyjadriť myšlienky. Pri osobnom rozhovore s dôležitými zainteresovanými stranami je jednoduchšie efektívne získať dôležité informácie, aby sa dosiahlo príslušné rozhodnutie.
Ďalším spoločným cieľom stretnutí je zaradenie dôležitých oznámení. Môžu to byť organizačné zmeny, operačné plány alebo zmena smeru spoločnosti. Často sa schôdzky konajú, keď sa vedúci pracovníci pripoja alebo opustia tím, alebo keď spoločnosť oslavuje významný medzník alebo úspech. Tieto stretnutia môžu prispieť k zvýšeniu angažovanosti zamestnancov a organizačnej harmónii.
Obchodné stretnutia tiež pomáhajú riešiť konflikty a riešiť zložité problémy. Konflikt môže byť bežným výskytom na pracovisku, s mnohými rôznymi osobnosťami spolupracujúcimi v tíme. Zatiaľ čo niektoré konflikty sú zdravé a môžu podporiť rast, môžu byť tiež nežiaduce a vyžadujú rýchle riešenie. Usporiadanie stretnutia môže pomôcť nesúhlasným stranám dosiahnuť porozumenie. Väčšie problémy, ktoré sa týkajú viacerých zainteresovaných strán, majú lepšiu šancu, že budú vyriešené na pracovnom stretnutí, keď dôležití ľudia sú na jednom mieste a pracujú na tom istom cieli.
Revízia pokroku spoločnosti alebo projektu je tiež spoločným cieľom obchodných stretnutí. Organizácia sleduje, ako tím robí konkrétny projekt, alebo ako spoločnosť vystupuje ako celok proti plánovaným cieľom výnosov. Vďaka častým stretnutiam s kontrolou pokroku organizácie zabezpečia, aby všetky príslušné strany boli informované o stave dôležitých výsledkov.
Ako vykonávať efektívne obchodné stretnutia
Zatiaľ čo obchodné stretnutia pomáhajú organizáciám prijímať rozhodnutia a riešiť zložité problémy, môžu byť niekedy neefektívne využívať čas, ak nie sú správne spustené. Keď ľudia prichádzajú na stretnutia nepripravené, nevenujú pozornosť a nehľadia na akčné body, možno to považovať za plytvanie časom. Aby sa zabezpečilo efektívne využívanie času, musí sa aktívne zúčastniť organizátor aj účastníci obchodných stretnutí. Ak organizujete schôdzku, pripravte program stretnutí, ktorý presne ukáže, čo bude pokryté. Ak existujú položky, na ktoré by sa mali účastníci pripraviť, určite im poskytnite dostatok času. Niektoré stretnutia sa konajú rutinne, napríklad týždenné tímové body. Na tieto typy stretnutí vytvorte šablónu pre program a vyplňte jedinečné položky každý týždeň.
Pozrite pozorne zoznam účastníkov a pozvite na stretnutie len kľúčové zainteresované strany. Ak niekto, kto potrebuje byť na stretnutí, sa nemôže zúčastniť, možno budete musieť preplánovať, aby ste ich mohli ubytovať. V opačnom prípade môže byť stretnutie s chýbajúcim zainteresovaným stranám, ktoré sa vyžaduje pri rozhodovaní, preukázané ako neúčinné.
Čas je cenný a je dôležité rešpektovať, že ľudia, ktorí sa zúčastňujú vašej schôdzky, si na to robia čas. V dôsledku toho je nevyhnutné zabezpečiť, aby sa stretnutie začalo a končilo v čase. Pri príprave agendy rozhodnite, koľko času budete musieť minúť na každú položku a spustiť schôdzku podľa hodín. Ak sa domnievate, že schôdzka prebieha mimo nej, podriadte ju tým, že požiadate ľudí, aby sa držali témy na programe. Ak dôjde k ďalším dôležitým otázkam, predložte ich na ďalšiu diskusiu v inom bode.
Aby ste sa uistili, že na vašej schôdzi neboli vynechané žiadne dôležité veci, urobte si poznámky, ktoré sa nazývajú aj zápisy. Môžete si ich počas stretnutia písať alebo písať alebo priradiť niekoho iného na schôdzku, aby ste si poznali poznámky. Týmto spôsobom sa budete môcť sústrediť na diskusiu. Po stretnutí nezabudnite si pozrieť poznámky, pridať chýbajúce položky a poslať ich dôležitým zainteresovaným stranám. Mať písomný záznam toho, o čom sa diskutovalo na schôdzi, môže byť užitočné, ak nastane problém v budúcnosti.
Po skončení pracovného stretnutia postupujte podľa akýchkoľvek akčných položiek, o ktorých ste sa rozhodli. Možno budete musieť posielať pripomienky vašim kolegom alebo sa dotknúť základne s nimi, aby ste sa uistili, že dokončili svoje úlohy.Ak existujú nevyriešené problémy, ktoré neboli ukončené v termíne, možno budete musieť mať s touto osobou ďalšiu diskusiu.
Obchodné stretnutie s ľadoborecmi
Niektoré obchodné stretnutia, najmä tie, kde sa účastníci veľmi dobre nevedia, vyžadujú rozbitie ľadu. Zábavné otázky alebo krátke aktivity spojené s budovaním tímu môžu pomôcť zmierniť napätie a dať všetkým rovnaké podmienky. Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako prelomiť ľad na stretnutí, je položiť otázku, ktorá odhaľuje jedinečnú alebo zaujímavú otázku o každej osobe. Odpovede na tieto druhy otázok pomáhajú ľuďom navzájom súvisieť. Niektoré príklady zahŕňajú:
- Ak ste boli zviera, kto by ste boli a prečo?
- Kde je najzaujímavejšie miesto, kde ste boli?
- Ak by ste mohli stretnúť nejakú historickú postavu, kto by to bol a prečo?
Otázky na ľadoborec sa nemusia zaoberať témou stretnutia. Sú určené na to, aby ľudia hovorili a počúvali jeden druhého. Ďalším skvelým stretnutím s ľadoborčekom je, že každý účastník hovorí o dvoch pravdách a o klamstve a ostatní účastníci musia odhadnúť, ktorá položka je lžou. Je to skvelý spôsob, ako poznať ľudí na stretnutí. Ľadoborec môže prichádzať aj formou skupinových aktivít. Napríklad, požiadajte ľudí na schôdzi, aby našli niekoho na stretnutí, ktorý má s nimi niečo spoločné, ako napríklad domáce zviera alebo značku automobilu. To ľudí núti opustiť svoje miesta a hovoriť s ostatnými, s ktorými nemusia všeobecne hovoriť.
Niektoré aktivity ľadobranca zahŕňajú trochu prípravy na organizátorov stretnutí. Jedna aktivita zahŕňa napísanie mena celebrít na malé kúsky papiera a prilepenie mena na zadnej strane každého účastníka. V tejto hre sa každý účastník musí spýtať áno alebo žiadne otázky o osobe, ktorej meno je na chrbte, snažiť sa odhadnúť, kto to je.
Etiketa obchodných stretnutí
Zatiaľ čo kultúra vašej organizácie informuje o tom, ako by ste sa mali správať na obchodných stretnutiach, existujú niektoré aspekty dodržiavania etikety, ktoré sú univerzálne. Jeden z najlepších spôsobov, ako sa zúčastniť stretnutia, je pripraviť sa. To znamená, že viete, čo je na programe a že ste urobili prípravu alebo výskum spolu s položkami, za ktoré ste zodpovední. Ak napríklad položka programu zahŕňa diskusiu o marketingovom pláne, na ktorom pracujete, je dôležité ísť na stretnutie s plánovanými poznámkami v ruke a pripravené podrobne diskutovať o nich. Rovnako dôležité je prísť načas.
Zameranie sa na stretnutie namiesto vášho smartphonu alebo prenosného počítača je ďalší spôsob, ako preukázať vašu profesionalitu, preto vypnite svoj telefón a zaveste svoj laptop počas stretnutia. Ak potrebujete získať prístup k akýmkoľvek súborom na vašom notebooku pre schôdzku, nezabudnite vypnúť svoj e-mail, aby ste nemali strach z prichádzajúcich správ. Nezabudnite, že schôdzka vyžaduje vašu pozornosť a jej rozdelenie medzi váš telefón alebo prenosný počítač nebude mať za následok efektívnu diskusiu.
Byť dobrým poslucháčom a aktívnym účastníkom sú ústrednými aspektmi účasti na pracovnom stretnutí. Uistite sa, že budete postupovať spolu s tým, čo ľudia hovoria, klásť otázky, keď si nie ste istí a poskytnúť odpovede alebo náhľad na položky, za ktoré ste zodpovední. Váš jazyk tela je súčasťou aktívneho účastníka; to znamená sedieť vysoko, namiesto toho, aby ste sa naklonili do kresla a urobili očný kontakt s ľuďmi, s ktorými hovoríš.
V závislosti od typu schôdzky, ktorú navštevujete, môžete poslať poďakovanie poznámke organizátorovi stretnutia alebo ľuďom, s ktorými ste sa stretli. Toto môže byť vhodné, ak sa stretnete s dôležitým klientom alebo vyhliadkou. Môžete im poďakovať za ich čas a zopakovať niektoré dôležité veci, ktoré ste diskutovali na stretnutí, aby ste ukázali svoje nadšenie.
Šablóna zápisu obchodných stretnutí
Keď ste poverení zaznamenávaním zápisníc z stretnutia, môže to vyzerať ako stresujúca práca. Niekoľko tipov vám môže pomôcť zaznamenať všetky dôležité body stretnutia bez toho, aby ste nič chýbali. Je dôležité pochopiť účel minút. Poznámky prijaté počas stretnutia majú byť písomným záznamom toho, čo sa tam uskutočnilo. Tieto poznámky môžu pomôcť účastníkom zapamätať si, čo sa povedalo, alebo môžu poskytnúť rozpis stretnutia pre tých, ktorí sa nemohli zúčastniť. V dôsledku toho je dôležité odstrániť všetky kľúčové body, o ktorých sa diskutovalo počas stretnutia, vrátane prijatých rozhodnutí, úloh alebo plánovaných ďalších krokov a dosiahnutých rozlíšení.
Pred účasťou na stretnutí napíšte jednoduchú šablónu, ktorú môžete vyplňovať pri vytváraní poznámok. Získajte kópiu programu stretnutia a používajte ho ako sprievodcu. Na začiatku agendy pridajte priestor na zaznamenanie mien všetkých účastníkov stretnutia. Ak chýbajú kľúčové zainteresované strany, budete si to musieť všimnúť aj v prípade, že s nimi budete musieť neskôr postupovať. V závislosti od typu stretnutia a tém, ktoré sa majú diskutovať, existuje niekoľko položiek, ktoré môžete pridať do šablóny minút:
- Dátum a čas stretnutia.
- Dátum a čas nasledujúceho stretnutia, ak je plánovaný.
- Názvy účastníkov a mená všetkých kľúčových chýbajúcich zainteresovaných strán.
- Rozhodnutia, ktoré boli prijaté, alebo možnosti, o ktorých sa diskutovalo v každej položke programu.
- Ďalšie kroky pre každú položku programu.
- Položky programu, ktoré neboli prerokované na schôdzi, ale budú prenesené na nasledujúcu schôdzu.
- Každá nová firma, ktorá nebola uvedená v pôvodnom programe.
- Úlohy alebo akčné položky a jednotlivci, ktorým boli zaradení, vrátane dátumov splatnosti, ak sú špecifikované.
Vytvorením šablóny pre zápisnicu o stretnutí budete mať lepšiu pozíciu pri zaznamenávaní dôležitých pokladníc a následných krokoch po každom potrebnom podnikaní.
