Obchodný list môže obsahovať prílohy, ktoré obnovia informácie v rámci listu, alebo poskytujú ďalšie podrobnosti na lepšie pochopenie. Termín pripojenie sa často zamieňa s pojmom krytom. Napriek ich podobnostiam nie sú to jedno a to isté. Pochopenie rozdielov medzi týmito dvoma spôsobmi a ich citovanie vo vašich obchodných listoch vám prinesie vyzeranie profesionálnejšie a dokonca vám poskytne konkurenčnú výhodu.
Tipy
-
Keď citujete prílohu alebo prílohu v obchodnom liste, všimnite si priložený súbor alebo názov dokumentu v zátvorkách.
Príloha proti krytu
Najprv sa uistite, že rozumiete rozdielu medzi prílohami a prílohami. Zatiaľ čo obe umožňujú poskytnúť viac informácií a ďalšie zdroje, predstavujú rôzne veci.
Ako naznačuje jeho názov, príloha je dokument alebo súbor pripojený k listu. Považuje sa za súčasť tohto listu, pretože zdôrazňuje kľúčové body, ponúka viac informácií alebo podporuje vaše vyhlásenie. Keď píšete písmeno, pozrite si priložené dokumenty. Napríklad môžete priložiť zmluvu a uviesť ju v liste spolu s príslušnými informáciami o tom, čo to prináša.
Priestory sú na druhej strane samostatnými dokumentmi. Napríklad, ak posielate obchodný list potenciálnemu novému partnerovi, môžete priložiť brožúru, štúdiu trhu alebo tabuľku porovnávania. Nie je potrebné odkazovať na tento dokument v liste. Výber je na vás.
Prílohy v texte
Pri citovaní informácií z iného dokumentu v texte použite zátvorky poštou alebo e-mailovou korešpondenciou. Všimnite si priložený súbor alebo názov dokumentu v zátvorkách. Za predpokladu, že list odkazuje na telefónnu sťažnosť, citácia by obsahovala aj názov dokumentu sťažnosti, ako napríklad: (Priložené: Zákaznícky servis, 1/5/2017).
Citácie v texte obsahujú dodatočné informácie k obsahu listu. Citácia môže odkazovať na údaje z tabuľky, prepisy alebo iné písmená. Použite ľahko čitateľné názvy súborov, ktoré popisujú dokument. Ak je dokument vytlačený, označte ho rovnakým spôsobom. Je tiež prijateľné priradiť prílohy s abecednými písmenami, ako napríklad "príloha A."
Ako odkazovať na viaceré prílohy
Okrem použitia citácie v prílohách v texte tiež pripomenúť čitateľovi prílohy na konci písmena. Pod názvom signatára v ľavom dolnom rohu zadajte prílohu. Voliteľné je uvádzať meno všetkých príloh na konci písmena, ale je to dobrá prax, najmä ak je veľa z nich. To poskytne príjemcovi lepšiu predstavu o tom, čo očakávať a ktoré súbory najviac potrebuje.
Ako používať skrinky
Priestory sa často v aktuálnom texte neodvolávajú, ale to nie je tvrdé pravidlo. Ak sú prílohy uvedené v obchodnom liste alebo poznámke, použite rovnakú metódu opísanú pre prílohy. Príklady uzavretia zahŕňajú životopis alebo aplikáciu. Tieto súbory sú uvedené na konci písmena pod vytlačeným názvom signatára pozdĺž ľavého spodného okraja.
Použite "kryt" pre jeden kryt a "kryty" pre viac ako jeden. Je tiež prijateľné pridať celkový počet zahrnutých položiek, ako sú prílohy: 4. Ak je dokument citovaný v liste, ale nie je s ním skutočne uzavretý, všimnite si ho ako "bez príloh".
Odporúčaný formát vlády
Vo vládnej korešpondencii sa niekedy robí rozlišovanie medzi obchodným listom a poznámkou. S písmenami sa citácia označuje ako "príloha", zatiaľ čo poznámky sa zvyčajne označujú ako "prílohy". Tieto dokumenty sa často označujú v texte podľa priradeného abecedného písmena, ako napríklad "príloha A."
Vymenujte všetky prílohy alebo prílohy, aj keď je potrebná druhá stránka, aby ste to správne urobili, s uvedením "Prílohy: Strana 2." Ak odkazovaný dokument nie je k dispozícii, poznamenáva sa to vrátane "w / o encl." aby príjemca vedel, že dokument nie je k dispozícii a preto nie je uzavretý. Kontaktujte konkrétne vládne subjekty týkajúce sa špecifikácií šablón alebo jedinečných pokynov pre formát.
