Nepotrebujete zelenú kanceláriu, ktorá ušetrí čas, energiu a zdroje vo vašej obchodnej komunikácii. Uistite sa, že dvaja ľudia dostanú to isté posolstvo najefektívnejším spôsobom tým, že sa budú zaoberať jednak v tom istom obchodnom liste.
Keď máte dvoch adresátov
Predstavte si, že máte rozhovor pre svoju vysnívanú prácu. Keď vstúpite do kancelárie manažéra prenájmov, zistíte, že váš rozhovor je s dvoma manažérmi, nie s jedným. Jednoducho sa venujete jednomu poďakovanému listu obidvom manažérom, je to oveľa jednoduchšie, ako vytvoriť dva samostatné listy. V tomto prípade obaja manažéri prijímania dostanú rovnakú správu - že máte záujem o prácu a oceníte si čas. V inom prípade by ste sa chceli obrátiť na obchodný list dvom osobám, ktoré sa nachádzajú na rôznych miestach, a to je úplne prijateľné, a dokonca ešte výhodnejšie, ak chcete dať rovnakú správu obom adresátom.
Formát
Formát vášho obchodného listu pre dvoch ľudí je rovnaký ako pre jednu osobu. Horný riadok by mal obsahovať dátum, potom dva riadky nadol sú vaše meno a adresa návratu. Preskočte ďalšie dva riadky a použite jeden riadok pre názov a názov adresáta, adresu ulice a číslo apartmánu, po ktorom nasleduje mesto, štát a ZIP. Keď pridáte inú osobu, začnite informácie druhého adresáta dvoma líniami od prvého adresáta. Vždy skontrolujte pravopis, titul a poštovú adresu pre každého adresáta - ak je to potrebné, požiadajte správcu o správne informácie. Mnoho firiem má špecifické adresy, ktoré sa môžu líšiť od fyzickej polohy spoločnosti.
Správny poriadok
Keď píšete obchodný list dvom ľuďom, postupujte podľa rovnakého protokolu pri zavádzaní podnikov. Zoznam adresátov je jednoduchý, ak píšete generálnemu riaditeľovi a vedúcemu oddelenia: meno a poštová adresa generálneho riaditeľa by mala byť uvedená na prvom mieste podľa organizačnej hierarchie. Ak nepoznáte ich príslušné pozície, uveďte mená v abecednom poradí podľa priezviska osoby.
Oslavovanie
Písanie obchodného listu vyžaduje formálny tón, napríklad "Milý pán Smith" alebo "Drahá pani Jonesová". Keď píšete dvom mužom, použite množnú formu pána, ktorý je pánom. Napríklad, začnite svoj list s "Milí pánovia Smith a Jackson". Sledujte aj interpunkciu. Hrubé čiarky po pozdravu sú formálne a čiarka je neformálna. Samozrejme, ak ste na základe priezviska s oboma adresátmi, použite čiarku "Drahý Sue a John".
S pozdravom alebo Kind Regards?
Uzávierka, ktorú si vyberiete pre svoj obchodný list dvom osobám, môže tiež závisieť na vzťahu, ktorý máte k obom a druhu podnikania. "S pozdravom", "Naozaj," a dokonca aj "Pozdravom", sú profesionálne spôsoby, ako uzavrieť váš list, ale "Úprimne", je všeobecne akceptovaný ako štandardné a správne zatvorenie. Spoločné vojenské zatváranie je "veľmi úctivo", ale ak píšete poďakovanie poďakovaním, "ďakujem za vaše zváženie", dodáva pekný dotyk.
