Písanie obchodných listov môže byť zložité. Môžete si sadnúť, aby ste odhodili rýchly list a výložník, ste v pozdravom narážaní. Písanie jednej osobe má dostatok problémov, ak nepoznáte meno alebo pohlavie osoby. Keď pridáte niekoľko ľudí, otázky sa vynásobia. Koľko ľudí píšete? Dva, tri alebo dav? Poznáte ich podľa mena? Sú to tvoji najbližší kamaráti, alebo prechádzajú známymi? Našťastie existujú pravidlá a usmernenia pre všetky tieto situácie.
Písanie na dve alebo tri
Ak píšete na dve alebo tri, je to jednoduchá odpoveď: jednoducho napíšte ich mená. Ak ich poznáte dobre a máte meno, môžete použiť ich krstné mená, ako napríklad "Drahá Will, Kiersten a Pat".
Ak ich nepoznáte dobre, alebo si nie ste istí, či by bolo vhodné použiť mená, použite viac formalít: "Vážený pán pani, pani Thompsonová a pani Crumpová." Vo všeobecnosti nebudete poškodení za to, že ste boli príliš formálni, ale obočie sa zvýši, ak ste príliš neformálny.
Písanie do skupiny
Keď píšete viac ako trom ľuďom, vyhlasovanie mien vyzerá ťažko. Ľudia majú tendenciu mať pocit, že sú len jedným z dlhých zoznamov. Lepšie používať skupinové výrazy ako "Milý tím" alebo "Drahí kolegovia". Je to smiešne, ako hláskovanie mená skupiny môže prinútiť ich, aby sa cítili ako jeden z davu, ale "Drahý tím" im robí pocit, že patria k skupine; sú súčasťou tímu. "Drahí kolegovia", hovorí, že ich považujete za hodných kolegu, rovného a cenného účastníka.
Nepoužívajte však "Drahí kolegovia", keď píšete ľuďom, ktorí sú nad vami. Z technického hľadiska sú to tvoji nadriadení, nie tvoji kolegovia. Ale ak sú v tíme, tak aj "Drahý tím" bude fungovať dobre.
Ako menovať mená
Napíšte ľuďom podľa názvu, ak je to možné. Napríklad, ak vám niekoľko ľudí napísalo o téme a chcete napísať späť, snažte sa nájsť a používať ich mená. Ak žiadate o zamestnanie, alebo ste v inej situácii, kedy chcete niekoho zapôsobiť, zistiť ich názvy, ukážete, že by ste vynaložili ďalšie úsilie aj pri vašej práci, ak by ste si prenajali. Poznáte niekoho v spoločnosti, ktorý by mohol zistiť mená personálneho personálu?
Ďalšou myšlienkou je navštíviť webovú stránku organizácie a zistiť, či je uvedený riaditeľ alebo manažér oddelenia. Ak je to jediný názov, ktorý môžete vidieť, môžete tento list adresovať takto: "Vážený pán Burns a kolegovia" alebo "Vážený pán Burns a členovia výberovej komisie." Ak nenájdete konkrétne mená, písanie "Vážení členovia výberovej komisie" bude v poriadku. Zatiaľ čo by ste mohli písať, "Vážení výberová komisia", pridanie "členov" to dáva zvláštny dotyk. "Členovia" uznávajú, že ich vidíte ako jednotlivcov, nielen ako jeden veľký anonymný výbor.
Získanie pohlavia
S menami ako John, Maryann, Wayne a Daisy je ľahké povedať ich pohlavie. Ostatné mená vás môžu hádať, ako Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew a Alex. Niekedy ich pravopis dáva preč. Napríklad Adrian je zvyčajne muž, zatiaľ čo Adrienne je žena. Ale mená porušujú spoločné pravidlá pravopisu, takže ak neviete, nepredpokladajte.
Ak by niekto, koho poznáte, poznal danú osobu, možno vás to bude môcť zistiť. Pozrite sa tiež na webovej stránke, aby ste zistili, či je osoba napísaná a je označovaná ako on alebo ona. Všeobecná internetová vyhľadávanie názvu môže priniesť aj odpovede. Ak všetko, čo neodpovedá na rodovú otázku, je prijateľné písať "Drahý Chris Trainor".
Komu alebo nie
Zatiaľ čo "na koho sa to môže týkať" znie tuhý a veľmi formálny, je to stále akceptovaný pozdrav, ktorý môžete použiť, keď nemáte žiadnu stopu, na ktorú píšete.
Na druhej strane je "Drahí páni" zastaraná. Je to gramatický pas, ktorý je zostatkom z dní, keď boli podniky doménou človeka. "Vážení", dnes je nevhodné, keď by váš list mohol veľmi dobre prijať žena. "Vážení páni alebo páni", prinajmenšom uznáva, že žena môže byť jedným príjemcom, ale stále to znie ako staromódny. Po prvé, nikto nie je adresovaný ako pane alebo pani, s výnimkou ich majstra alebo šoféra. Ak nemáte mená a nemáte žiadnu predstavu o ich pohlaví, skúste niečo iné, napríklad "Pozdrav" alebo "Dobrý deň". Tieto zvuky sú priateľské a sú vhodné pre pohlavie.
Spôsoby sa týkajú aj e-mailu
Vo všetkých, ale najúčinnejších prípadoch je prijateľné poslať e-mailové písmeno namiesto toho, aby sa list poslal. Veľa príspevkov na prácu naznačuje odpoveď na e-mail. E-mail je uvoľnenejšia forma komunikácie, ale ako v sprievodnom liste stále platia pravidlá gramatiky a etikety. Chyby a nesprávne napísané slová budú zaznamenané a budete ich posudzovať.
Rovnaké pokyny platia pri písaní dvom alebo trom ľuďom alebo skupine. Pri odosielaní e-mailu je však dôležité umiestniť e-mailové adresy do poľa "bcc" a nie do poľa "To". Mnohí ľudia nechcú, aby sa ich e-mailové adresy stali verejne známymi, a to najmä vtedy, keď je jednoduché posielať e-maily s kontaktnými údajmi pre všetkých. "bcc", čo znamená "slepej kópie", znamená, že vidíte adresu, ale ostatní príjemcovia ju nemôžu.
