Odôvodnené správy odporúčajú zmeny v obchodných politikách alebo postupoch. Poskytujú dôkazy zdôvodňujúce postup, ktorý rieši problém alebo napríklad zlepšuje výkonnosť. Často predstavujú riešenia, ktorých výsledkom sú finančné úspory alebo zisky. Ak chcete vytvoriť efektívnu správu, musíte predložiť presvedčivé argumenty a podporné dôkazy na podporu navrhovaných zmien.
Použite základný názov poznámky (Do / From / Date / Subject) a vyplňte ho. Uveďte, kto by mal prečítať správu, kto ju napísal, a aký je obsah predmetu.
Napíšte úvodný odsek, ktorý popisuje problém alebo účel vášho prehľadu. Vysvetlite v niekoľkých vetách, aké sú vaše odporúčania, a vysvetlite výhody, ktoré prinesú.
Napíšte úvod do svojho prehľadu, ktorý podrobnejšie popisuje účel a význam vášho prehľadu. Zahrňte relevantné základné informácie, ktoré pomôžu čitateľovi porozumieť motívom a odôvodneniu vašich odporúčaní.
Pomocou hlavného textu vašej správy môžete vysvetliť, ako navrhujete implementáciu vašich odporúčaní. Uveďte konkrétne podrobnosti o nových postupoch alebo riešeniach a ich účinkoch. Vysvetlite, kto bude zapojený, čo urobí, čo bude stáť a ako dlho to bude potrebné vykonať.
Uveďte výskum alebo metódy, ktoré ste sledovali, aby ste dospeli k vašim záverom. Zahrňte nevýhody a problémy, ktoré môžu spôsobiť nové postupy, ako aj výhody. Buďte presní, organizujte svoj materiál logicky a spravodlivo; toto pridá vašu argumentáciu.
Dokončite správu o odôvodnení krátkym zhrnutím vašich záverov a odporúčaní. Nevyskytnite nové informácie v tomto štádiu. namiesto toho skontrolujte hlavné argumenty na podporu vašich odporúčaní. Napíšte krátky odsek uzávierky pre vašu poznámku.
Tipy
-
Zvýraznite výhody vašich odporúčaní a vysvetlite, ako prevážia nevýhody. Udržujte svoje pozitívne. Vyhnite slová ako možno, možno a možno. Zabezpečte rovnováhu vo svojej správe diskutovaním o alternatívnych riešeniach. Umiestnite odporúčanie, o ktorom sa domnievate, že je naozaj sľubnejšie. Ujasnite si, aké kroky si myslíte, že by ste mali vziať do vašich odporúčaní. Vyhnite sa všeobecnostiam; byť špecifický. Predložte každé odporúčanie aktívnym slovesom, aby ste priložili silu k vašim návrhom.
