List vášmu farárovi za účelom získavania finančných prostriedkov môže mať dve podoby: Môže to byť žiadosť o povolenie na usporiadanie udalosti alebo žiadosť o účasť pastora na podujatí. Pri písaní jedného druhu listu vášmu pastorovi sa vždy presvedčte, či je presný, zdvorilý a poslaný dostatočne včas, aby vám poskytol čas na posúdenie a plánovanie.
Uveďte účel písmena v úvodnej vete. Táto veta by mala byť krátka a mala by zistiť, či ide o pozvánku na udalosť alebo o žiadosť o povolenie na jej organizáciu. Do prvej vety nezadávajte dátumy, časy alebo miesta. Do tejto vety by ste mali uviesť názov alebo účel fondu, ktorý získava finančné prostriedky.
Použite dve alebo tri podporné vety v prvom odseku a rozbaľte podrobnosti udalosti. Tieto vety budú opisovať položky ako dátum, čas a náklady na udalosť. Ak sa udalosť už predtým konala, povedzte pastorovi o výsledku získavania finančných prostriedkov v minulosti.
Otvorte druhý odsek tým, že opíšeme potrebu, ktorú udalosť spĺňa. Nasledujte to s podrobnejšími informáciami, v ktorých sa diskutuje o tom, prečo je táto potreba dôležitá. Uistite sa, že je jasné, prečo si to zaslúži pastora čas a pozornosť. Ďakujeme vášmu farárovi za to, že ste si našli čas na prečítanie žiadosti o udalosť na získanie finančných prostriedkov.
Napíšte a posielajte list najmenej mesiac pred dátumom udalosti. Množstvo času prípravy by malo byť dlhšie, ak ide o žiadosť o organizáciu udalosti alebo ak bude potrebná pastorka na pomoc pri udalosti. V tomto poslednom prípade by sa mal povoliť najmenej tri mesiace namiesto mesiaca. Celkový formát listu by sa mal zhodovať s formálnym obchodným listom.
