Zápisnica je detailným záznamom stretnutia. Minúta zaznamenávajú témy konverzácie, potrebné kroky a rozhodnutia. Zápisnica zabezpečuje, že sa na stretnutí koná oficiálny záznam, ktorý dokumentuje aj to, kto bol na schôdzi a ktorý bol neprítomný. Za normálnych okolností je jedna osoba zvolená, aby mala zápisnicu, zvyčajne tajomník alebo pokladník. Ak vám bola poskytnutá príležitosť na vedenie zápisníc na schôdzku, mali by ste mať na pamäti niekoľko vecí, ktoré vám pomôžu profesionálne zaznamenať.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Pero alebo ceruzka
-
zápisník
-
Záznamové zariadenie
-
počítačový
Berte na vedomie čas, dátum a miesto, na ktorých sa stretnutie uskutočnilo v hornej časti stránky v prenosnom počítači.
Použite nahrávacie zariadenie, ktoré môžete neskôr prehrať, aby vám pomohlo pri písaní kompletných minút.
Zoznam mien účastníkov. Napíšte aj mená ľudí, o ktorých sa očakávalo, že budú na stretnutí, ale chýbajú. Možno budete musieť uviesť, ktorých absencia je ospravedlnená. Ak áno, v zátvorkách vedľa mena osoby si môžete všimnúť "ospravedlnenie".
Postupujte spolu so schôdzou. Účastníci zvyčajne dostanú program pred schôdzou a pomôžu vám zaznamenať každú diskutovanú tému v poradí.
Všimnite si najdôležitejšie body pre každú tému na programe. V zápisnici by sa mali zaznamenať všetky rozhodnutia alebo následné opatrenia potrebné pre každú položku programu.
Pridajte slovo "Akcia" v ľubovoľnej položke programu, ktorá má požadovanú akciu od člena predstavenstva alebo účastníka. Pri písaní poznámok urobte slovo "akcia" tučným písmom a kurzívou a nastavte si vlastnú líniu; to umožňuje ľahko nájsť a pomáha sledovať, kto by mal robiť čo.
Napíšte alebo napíšte akékoľvek "iné firmy", aby ste označili akékoľvek témy diskutované nad rámec tých, ktoré sú uvedené v programe a označte, kto bol zodpovedný za uvedenie týchto položiek na stretnutie.
V zápisnici uveďte dohodnutý čas, dátum a miesto nasledujúcej schôdze.
Odhláste sa na minúty. Posledný riadok vašich zadaných minút by mal obsahovať vaše meno a názov, pred ktorými sa uvádza fráza, napríklad "Zápisy zaznamenané".
Tipy
-
Uistite sa, že je záznamové zariadenie pripojené, úplne nabité alebo má ďalšie batérie.
