Dokumentovanie akcií uskutočnených počas stretnutia umožňuje pripomenúť témy a dôležité rozhodnutia v nasledujúcich rokoch. Všetky hlavné interakcie na stretnutí by mali byť zaznamenané, aj keď sú podané návrhy - dokonca aj vtedy, ak sa pohyb v konečnom dôsledku zlyhá.
Účel zápisnice zo zasadnutia
Zápisnica dokumentuje rozhodnutia a diskusie, ktoré sa uskutočnili počas stretnutia. Ako písomný záznam môže zápisnica slúžiť aj ako právnu dokumentáciu stretnutia. Akýkoľvek typ stretnutia môže zaznamenať minúty od formálneho predstavenstva spoločnosti na stretnutie zamestnancov organizácie až po stretnutie komunity o verejných politikách.
Uskutočnenie stretnutí
Mimoriadne organizačné schopnosti, počúvanie a zaznamenávanie schopností zaznamenávajú zápisy na stretnutí. Nie všetko povedalo počas stretnutia by mali byť zdokumentované; zamerať sa na kľúčové body, ako napríklad:
- Dátum, čas a miesto stretnutia
- Zoznam účastníkov
- Hlavné témy diskutované
- Uskutočnené kroky
- Rozhodnutia, ktoré boli dokončené
- Činnosti boli dokončené
- Akékoľvek kroky, ktoré by mali byť prijaté pred ďalšou schôdzou
Neúspešné pohyby
Keď účastník schôdze chce uviesť vec na posúdenie, podá sa návrh. Zvyčajne musí byť vyslaný pohyb - čo znamená, že iný účastník súhlasí s tým, že by sa mala zvážiť - aby sa pohyb posunul dopredu a prerokoval. Ak nie je pohyb vyslaný, nazýva sa to neúspešný pohyb, Dokonca aj neúspešný návrh by mal byť zaznamenaný v zápisnici. Napíšte, kto urobil pohyb, aký bol pohyb, a že to zlyhalo. Jeden spôsob zaznamenávania môže napríklad vyzerať takto:
- motion: Všetky počítače v knižnici by mali byť nahradené novými a súčasnými modelmi. Pohyb zavedený Billom Smithom. Pohyb nie je vyslaný; pohyb zlyhal.
Pridelené kroky sa môžu zlyhať, ak nemajú dostatok hlasov. Po vyslaní návrhu a posunutí dopredu účastníci stretnutia diskutujú o probléme. Porušenie návrhu zlyhá, ak väčšina voličov nepodporí vydanie problému. Toto by malo byť zaznamenané v zápisniciach ako také:
- motion: Všetky počítače v knižnici by mali byť nahradené novými a súčasnými modelmi. Pohyb zavedený Billom Smithom. Pohyb vyslaný Bobom Jonesom. Hlasovanie bolo 5: 2; pohyb zlyhal.
