Výročné valné zhromaždenie (AGM) je stretnutie s členmi predstavenstva, akcionármi, investormi a vrcholovým manažmentom, ktoré sa zameriavajú na preskúmanie fiškálnych informácií a pokrytie kľúčových rozhodnutí a zmien vykonaných v priebehu predchádzajúceho roka. Zápisy o AGM sa zostavujú ako záznam o stretnutí a obsahujú konkrétne podrobnosti o akýchkoľvek významných rozhodnutiach prijatých na stretnutí ao poznámkach o volených úradníkov. Minúty sú zvyčajne pripojené k dodatku správ prerokúvaných alebo prezentovaných počas stretnutia.
Zadajte názov vašej organizácie, za ktorým nasleduje "Ročné stretnutia valného zhromaždenia". Potom zadajte celý dátum a čas začatia stretnutia a miesto schôdze. Miesto bude musieť obsahovať názov konferenčnej miestnosti a miesto konania schôdze.
Napíšte preambulu. Použite rímsku číslicu "I", po ktorej nasleduje termín PREAMBLE, aby ste predstavili účastníkov. Vymenujte všetkých členov, ktorí sa zúčastňujú stretnutia, počnúc prezidentom. Potom uveďte prítomného viceprezidenta, pokladníka, tajomníka a výkonných členov. Za túto sekciu možno použiť celé mená alebo prvé mená a mená.
Zoznam pozorovateľov a ospravedlnenia. Ak sú prítomní účastníci stretnutia, ktorí nie sú dôstojníkmi alebo členmi výboru, môžu byť zaradení ako pozorovatelia alebo ospravedlnenie. Ak nikto nespadá do žiadnej kategórie, uveďte "Nil" pre každého.
Predložte zápisnicu z predchádzajúcej schôdze. Použite rímsku číslicu "II", po ktorej nasleduje MINUTA PREDCHÁDZAJÚCEJ SCHÔDZE pre túto sekciu. Uveďte akékoľvek návrhy, ktoré boli presunuté, vyslané a postúpené na súčasnú schôdzu.
Predstavte správy o stretnutí. Začnite túto sekciu pomocou rímskej číslice "III", po ktorej nasleduje SPRÁVA. Výkazy uvádzajte samostatne ako prílohy.
Zaznamenajte priebeh volieb. Použite rímsku číslicu "IV" na označenie volieb pre návratných dôstojníkov, prezidenta, viceprezidenta, tajomníka, pokladníka a všetkých ďalších volených úradníkov. Pre každého kandidáta budete musieť zahrnúť: osobu, ktorá je nominovaná; kto boli nominovaní; ktorý vyslal nomináciu; a či kandidát odmietol alebo prijal nomináciu. Zvolený úradník bude ako taký uvedený v zápisnici.
Zaznamenajte voľby verejného činiteľa. Ak vyberáte verejné pneuservisy, budete musieť uviesť meno kandidáta a jednotlivcov, ktorí nominovali a vyslali dôstojníka.
Uveďte všetky návrhy predložené alebo predložené na schôdzi. Návrh je hlasovanie za alebo proti určitej politike alebo rozhodnutiu a môže byť predložené počas stretnutia. Vymenúvajte niektorú z týchto diskusií v zápisnici a uveďte, či bol návrh schválený alebo zamietnutý.
Nahrajte položky "Ostatné firmy". Pod rímskou číslicou "V" uveďte zoznam a zhrňte akékoľvek diskusie alebo udalosti, ktoré sa uskutočnili počas stretnutia mimo volieb a predstavenia. Zoznam typov s odrážkami alebo 2 až 3 vety o každej položke je zvyčajne dostatočný na posúdenie na ďalšej schôdzi.
Uveďte informácie o dodatku a finančné údaje. Posledná časť zápisnice o AGM musí obsahovať zoznam príloh, na ktoré sa odkazuje skôr v zápisnici, a končí súhrnom finančných údajov poskytnutých pokladníkom.
Tipy
-
RVZ sa zvyčajne koná každý rok s cieľom informovať členov o aktivitách z predchádzajúceho roka a zvoliť úradníkov a štátnych úradníkov na nasledujúci rok. Kópie zápisnice AGM môžu byť distribuované všetkým účastníkom krátko po stretnutí. Tajomníkovi môže byť potrebné poskytnúť kópiu zápisnice o AGM na ďalšej schôdzi na preskúmanie.
